パターン1：相談者が把握している情報だけでは、所有関係や建物の状態を確定できない
初回相談では、相談者が所有者本人とは限らず、相続登記や共有者の確認が終わっていない場合があります。この画面例では、フォームの回答を確定情報として扱わず、申告内容、提出資料、専門家による確認結果を分けて記録します。
空き家・相続不動産の相談受付・現地調査・案件管理
Webシステムのカスタマイズ制作
空き家・相続不動産の相談受付から、現地調査、資料確認、対応方針の検討までを物件ごとに管理するWebシステムの構成例です。
初回相談フォーム、案件一覧、案件詳細、現地調査用のスマートフォン画面、相談者向け確認ページを組み合わせます。
相談時点では、所有関係、残置物、建物の状態、境界など、まだ確認できていない項目が含まれる場合があります。このシステムでは、相談者の申告、受領した資料、担当者・専門家による確認結果を区別して記録します。既存の物件管理、売買管理、賃貸管理、会計システムを継続利用し、正式な案件になった後に情報を引き継ぐ構成も可能です。
このような会社・団体に向いています
- 空き家や相続不動産の相談を受ける地域の不動産会社
- 売却・賃貸だけでなく、定期管理、片付け、修繕、解体なども案内している事業者
- 自治体や地域団体と連携して空き家相談窓口を運営する会社・団体
- 司法書士、土地家屋調査士、税理士、解体会社など複数の協力先へ案件を依頼している会社
- 相談受付はフォームで行っているものの、その後の連絡や資料をメール、Excel、共有フォルダで管理している会社
- 既存の不動産システムは継続利用し、空き家相談に必要な部分だけを追加したい会社
ご紹介する5つの利用場面
以下の項目は、後半の「画面構成イメージ」と対応しています。
空き家相談で確認項目が増える場面
パターン2：売却・賃貸・管理・修繕・解体のどれを案内するか、現地確認前には決められない
相談時の希望だけで対応方法を決められない案件もあります。建物の状態、接道、残置物、境界、地域の需要などを確認し、複数の候補と追加調査を並べて検討できる画面例です。
パターン3：資料と写真が別々に届き、どの物件・確認事項に対応するか分からなくなる
固定資産税関係の資料、登記事項証明書、間取り図、現地写真、見積書などは、提出者も提出時期も異なります。この画面例では、案件と資料の関係、確認者、再提出の要否を記録し、次に依頼する内容を確認できます。
パターン4：協力先の回答待ちと、相談者への次回連絡日が別々になる
司法書士、土地家屋調査士、片付け・解体会社などへ確認を依頼する場合、回答待ちと相談者への次回連絡日を別々に管理すると、どこで確認が止まっているか分かりにくくなることがあります。依頼先、依頼内容、期限、回答、相談者への案内を同じ案件に記録します。
画面構成イメージ
物件の状況と相談内容を初回フォームで受け付けたい
最初から相続関係や建物の状態を詳しく回答できる相談者ばかりではありません。物件所在地、現在の利用状況、相談者と物件との関係、困っていることなど、初回連絡に必要な項目から受け付けます。
送信時点では相談受付として記録し、所有者の確認、査定、受任、売却・賃貸の決定とは区別します。
- 物件所在地、建物種別、現在の利用状況
- 相談者と物件との関係、ほかの関係者の有無
- 売却、賃貸、定期管理、片付け、修繕、解体などの相談内容
- 現地写真や手元にある資料の任意提出
画面イメージ：空き家・相続不動産の初回相談フォーム
この操作の結果
受付番号を発行し、入力内容を申告情報として案件台帳へ登録しますシステム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
担当者・不足資料・次回対応日を案件一覧で確認したい
受付件数だけでなく、初回連絡、現地調査の日程、不足資料、協力先からの回答、相談者への次回連絡を確認できる一覧を用意します。
「資料待ち」と「資料は届いたが内容確認前」を別の状態にし、次に誰が何をする案件なのかを表示します。
- 受付日、物件所在地、相談区分、担当者
- 新規受付、初回確認中、資料待ち、現地調査調整中などの状態
- 不足資料と、社内・協力先・相談者のどこで確認中か
- 次回対応日と、期限を過ぎている案件の表示
画面イメージ：空き家相談案件一覧
この操作の結果
次に連絡・確認する案件と、その担当者を一覧から判断できますシステム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
関係者、資料、調査結果、対応候補を案件単位で確認したい
案件詳細には、物件情報だけでなく、相談者から申告された関係者、資料の確認状況、現地調査、協力先への依頼、対応候補、連絡履歴を表示します。
売却・賃貸・管理・修繕・解体は検討候補として登録し、必要な確認を終えた後に担当者が対応方針を確定します。
- 申告された関係者と、本人・権利関係の確認状況
- 受領済み、内容確認中、再提出依頼中、確認済みを区別した資料一覧
- 現地調査結果と、司法書士・調査士・施工会社などへの依頼
- 対応候補ごとの確認事項、概算、回答待ち、見送り理由
画面イメージ：空き家案件詳細
この操作の結果
確定情報と確認中の情報を分けながら、案件の経過を一画面で確認できますシステム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
現地写真と確認結果をスマートフォンから登録したい
現地では、建物外部、室内、敷地、残置物、周辺状況などを確認し、項目ごとに写真とコメントを登録します。撮影した写真を後から案件へ移すのではなく、調査時点で対象箇所と関連付けます。
この画面は確認した事実を記録するもので、法的な可否、建物の安全性、査定額を自動で判定するものではありません。
- 外壁、屋根、庭木、雨漏り、残置物、接道などの確認項目
- 写真、コメント、撮影日時、確認担当者
- 未確認、確認済み、追加調査が必要な項目を区別
- 事務所へ戻る前に案件担当者へ調査結果を共有
画面イメージ：現地調査入力（スマートフォン）
この操作の結果
写真と確認箇所を案件へ直接登録し、追加調査が必要な項目も残せますシステム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
相談者へ次の予定・不足資料・提案内容を案内したい
相談者向けページには、現在の確認状況、次の予定、提出をお願いする資料、管理会社からの質問、調査報告、提案書・見積書など、本人に案内する情報だけを表示します。
この画面では法的な同意や電子契約は扱わず、内容を確認した記録と、担当者への回答を保存します。
- 現在の確認状況と次回連絡予定
- 不足資料の案内とファイル提出
- 現地調査の予定・報告書、提案書、見積書の閲覧
- 質問への回答と、管理会社が確認した日時の記録
画面イメージ：相談者向け確認ページ
この操作の結果
相談者が次に行うことを確認し、資料提出や質問への回答を同じ案件へ記録できますシステム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
Webシステムで管理できること
初回相談と正式な案件化を区別する
フォーム送信は相談受付として記録し、本人確認、所有関係の確認、受任、媒介契約などとは別の状態で管理します。正式な売却・賃貸案件へ移行する条件も、現在の業務に合わせて設定します。
申告情報・確認中・確認済みを分けて表示する
相談者の申告、提出された資料、担当者または専門家が確認した結果を区別します。資料が届いた日と、内容の確認が終わった日も別に記録できます。
物件ごとに資料・写真・連絡履歴を保存する
現地写真、図面、見積書、報告書、相談者との連絡、協力先からの回答を同じ案件から参照できるようにします。ファイルには資料種別、提出者、対象物件、確認状態を登録します。
複数の対応候補と追加確認を並べて検討する
売却、賃貸、定期管理、修繕、解体などを候補として登録し、それぞれの確認事項、概算、担当先、回答期限を表示します。対応方針の自動決定は行いません。
社外の協力先と相談者で閲覧範囲を分ける
不動産会社、相談者、司法書士、土地家屋調査士、施工会社などでは必要な情報が異なります。役割ごとに閲覧・登録できる案件と項目を指定し、公開期限や操作履歴も設定します。
初期導入で優先したい範囲
最初から売却、賃貸、定期管理、修繕、解体のすべてを扱う必要はありません。現在、確認や連絡に時間がかかっている部分から始められます。
- 初回相談フォームと受付案件一覧
- 担当者、現在の状態、不足資料、次回対応日の管理
- 物件ごとの写真・資料・連絡履歴
- 相談者向けの不足資料案内と提出ページ
現地調査、協力先用の画面、対応候補の比較、既存システムとの連携は、利用人数や案件数を確認して追加範囲を決めます。
ご相談時に確認したい内容
次の内容が分かると、必要な画面と機能を具体的に検討できます。すべて決まっていない段階でも問題ありません。
- 相談を受け付ける対象（空き家、空き地、相続前後の住宅、管理物件など）
- 相談者から最初に確認している内容と、後から確認している内容
- 案件の状態区分、担当者、次回連絡日を決める方法
- 扱う資料・写真の種類、提出者、確認者、保存期間
- 司法書士、土地家屋調査士、税理士、片付け・解体会社など協力先への依頼方法
- 相談者、協力先、社内担当者ごとの閲覧・登録範囲
- 正式な売却・賃貸・管理案件になった後に使用する既存システム
不動産会社全体での活用イメージは不動産・管理会社向けWebシステム活用アイデア、葬祭事業者が相続・不動産などの相談を受け付ける前段階の画面例は周辺相談ワンストップフォームでもご覧いただけます。
空き家・相続不動産の相談・案件管理についてよくある質問
この業務で確認しておきたい点と、個別開発の進め方・費用・保守についてまとめています。
Q.相談フォームに入力された内容だけで、所有者や対応方法を確定しますか？
初回フォームの回答は相談者の申告として記録し、提出資料や専門家による確認結果とは分ける構成です。売却・賃貸・管理・修繕・解体などの対応候補は、現地調査や関係者への確認を踏まえて検討し、相談受付だけで確定扱いにはしません。
Q.相談者や協力先には、案件の資料や社内メモがすべて公開されますか？
社内用の記録と社外へ共有する内容を分け、相談者や協力先ごとに閲覧・提出できる情報を決める構成です。不足資料、次の予定、確認済みの調査報告や提案書を案内し、依頼内容・回答・相談者への連絡履歴を案件単位で確認できるようにします。
Q.仕様が未定でも、画面例にない業務や一部分だけの開発を相談できますか？
はい。掲載画面は一例です。受付や進捗確認など、必要な部分から開発できます。現在の管理方法とお困りごとを伺い、画面構成をご提案します。初回相談と概略の構成案のご提案は無料です。Excelや帳票があれば参考にしますが、資料がなくてもご相談いただけます。
Q.既存システムとの併用やデータ移行、公開後の機能追加はできますか？
可能です。基幹システム、CRM、Excel、共有フォルダを残し、不足する機能を追加できます。正式なデータの保存先と更新担当・時点を決め、自動連携はAPIや出力機能を確認します。移行は項目の対応、重複・欠損、添付ファイルの状態を調べてお見積もりし、対象を限定する場合があります。公開後の機能追加にも対応できます。
Q.個人情報や社外秘情報を扱う場合、何を確認しますか？
認証、閲覧・更新権限、操作履歴、通信の暗号化、バックアップ、保存期間・削除方法、退職・契約終了時の利用停止を確認します。扱う情報、利用者、社外公開の有無、社内規程、サーバー環境に応じ、必要な対策と運用担当を設計時に決めます。
Q.画面例の全機能が表示価格に含まれますか？複数シーンの費用は合計ですか？
表示価格は「対象範囲例」を中心とした目安で、画面内の全ボタン・集計・通知・外部連携を含む価格ではありません。画面、項目、利用者、権限、通知、履歴などの対象範囲を見積書に記載します。複数シーンは共用機能と追加設計を確認し、初期開発費・月額保守費を算定するため、単純な合計にはなりません。
Q.表示価格は税込ですか？サーバーや外部サービスの費用も含みますか？
表示価格はすべて税別です。サーバー費用、外部API、ファイル保存、メール配信などの利用料は一律に含めていません。必要な費用を初期開発費・月額保守費と分け、正式なお見積もりで消費税を含む合計額をご案内します。
Q.月額保守には何が含まれますか？
不具合の調査・修正、軽微な表示調整、利用環境・外部仕様の変更に伴う確認、運用相談などが対象例です。監視、バックアップ、セキュリティ更新、対応時間は構築先と重要度によって異なり、見積書・保守契約に範囲を明記します。画面や機能の追加は個別にお見積もりします。
Q.月額保守は必須ですか？未契約でもスポット対応できますか？
必須ではありません。未契約でも調査・修正・機能追加を依頼ごとにお見積もりできます。ただし、優先対応、定期確認、対応時間の確保は月額契約と異なり、即時対応を保証するものではありません。扱う情報と業務への影響に応じて選べます。
Q.現在の自社サーバーや会社ドメインを使えますか？
原則として、現在の会社ドメインまたはサブドメインのサーバー内に構築します。PHP・データベース、容量、SSL、バックアップ、外部通信の制限などはこちらで事前確認するため、専門的な仕様を調べてから相談する必要はありません。安定運用が難しい環境では、必要条件と代替案をご案内します。
空き家・相続不動産の案件管理について相談したい方へ
「空き家相談の受付後をExcelで管理している」「現地写真と必要書類を物件ごとに確認したい」「相談者や協力先へ次の対応を案内できるページを用意したい」といった段階でもご相談いただけます。現在の受付票、案件台帳、メール文面などを確認し、必要な画面と管理範囲をご提案します。
相談前に何を伝えればよいか迷っている方へ
専門用語や資料の準備は不要です。相談時にお聞きする内容を先に確認できます。
相談前に伝える内容を見る
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現在の業務と関係の深い別の画面構成をご紹介しています。
業務・機能別に見るWebシステム開発例
受付、予約、顧客・案件管理、申請・承認など、必要な業務や機能に近いWebシステムの開発例をご紹介します。
- 問い合わせ対応 問い合わせ・対応履歴管理システム 受付経路、担当者、対応状況、期限、回答履歴を、現在の窓口業務と必要な問い合わせ項目に合わせて管理します。
- 依頼受付・進捗 依頼受付・進捗確認システム 社内外からの依頼受付、担当者の振り分け、期限、進捗共有、完了報告など、管理したい範囲だけをつなぎます。
- 顧客・会員マイページ 顧客・会員向けマイページシステム お知らせ、書類、履歴、進捗、予約など、顧客・会員に必要な情報から小さく始められる専用マイページです。
- 契約・期限 契約・更新期限管理システム 契約情報、更新・解約予告期限、担当者の確認状況、関連ファイルを自社の管理項目に合わせて一覧化します。
- 顧客・案件進捗 顧客・案件進捗管理システム 顧客、案件、担当者、進捗、次回対応、履歴、関連ファイルを、会社独自の案件の進み方に合わせて管理します。
