税理士事務所の電子契約・委任状管理｜顧問契約の更新・版管理・承認フローの設計

顧問先が増えてくると、地味に効いてくるのが「契約書どれが最新版？」「委任状の取り直し忘れ」「更新の期限が抜ける」といった契約周りの混乱です。
紙やPDFメール添付のままだと、版が散る／権限が曖昧／更新のタスク化ができないが起きやすく、後からの説明が重くなります。
ここを先に整えておくと、顧問契約の運用が“静かに”回ります。

1. まず「何を契約として扱うか」を分ける

税理士事務所の契約関連は、ひとまとめにすると運用が荒れます。最低限、次の区分で管理対象を分けると整理しやすいです。

• 顧問契約（基本契約）：期間・範囲・報酬・例外条件
• 委任状・代理権関連：提出先・手続・有効期間（取り直し要否）
• スポット業務の合意：決算、申告、修正、調査対応などの追加条件
• 機密保持・個人情報取扱：資料の持ち出し・共有・保管の前提

「どれが契約書か」が曖昧なままだと、更新や承認の単位がバラけて、結局メールに戻ります。

2. 版管理（Revision）を“書類の束”として考える

契約書は、差し替えが起きる前提で設計した方が安全です。上書きしてしまうと、後からの説明ができません。

2-1. 最低限の持たせ方

• 版番号（Rev.1 / Rev.2 など）
• 状態（下書き／社内確認／顧問先確認／締結済／無効）
• 変更理由（短文でOK）
• 締結日・開始日・終了日（更新判断に必要）

3. 承認フローは「差し戻しの戻り先」を固定する

承認フローは複雑にしなくていいですが、差し戻しだけは事故りやすいので先にルールを固定します。

• 社内確認→顧問先確認 の戻り先は「社内確認」に戻す
• 締結済み後の修正は「新しい版を作る」
• 緊急例外は例外フローに逃がさず、同じ状態遷移で扱う

フローの図を作る必要はありません。状態（ステータス）と言葉を揃えるだけで、現場の迷いが減ります。

4. 更新漏れを防ぐのは「カレンダー」より「契約の状態」

更新漏れは、日付を入れるだけでは止まりません。更新判断が必要な契約を「要確認」に上げられるかがポイントです。

• 更新対象：終了日が近いものだけ自動抽出
• 状態：更新確認中／更新条件確認中／更新合意済／更新完了
• 差し戻し：条件の食い違いを履歴で残す

「誰のボールか」が状態で明確になると、更新作業は止まりにくくなります。

5. 閲覧権限と監査ログは“書類単位”で考える

契約書・委任状は、顧問先ごとに見せる範囲が異なります。画面権限だけでなく、書類単位で切れる設計が安全です。

• 顧問先：自社の書類のみ
• 事務所：担当者は閲覧・更新、管理者は承認
• ログ：閲覧／ダウンロード／締結／無効化は必ず記録

紙運用を残す場合でも、「紙でしか持っていない契約」を一覧で把握できるようにしておくと、移行が楽です。

まとめ

電子契約や委任状管理は、機能を増やすより「版管理」「差し戻し」「更新判断」を揃える方が効きます。
税理士業務のDXは、資料回収や進捗だけでなく、契約・合意の“抜け”を減らすところでも差が出ます。