パターン1： 顧問先とのやり取りがツールごと・担当者ごとに分散
顧問先からの質問や依頼が、メール・電話・チャット・FAXなど複数チャネルで入ってきて、担当者の受け皿に依存しているケースです。
「どこまで対応したか」「誰がボールを持っているか」を事務所全体で把握しづらく、抜け漏れチェックや引き継ぎに余計な時間がかかりがちです。
税理士業務の「顧問先ポータル」と業務進捗の見える化
税理士事務所・税理士法人では、顧問先とのやり取りや年末調整・申告業務が、メール・紙・電話・チャットなどに分散しやすくなります。
このページでは、「顧問先からの相談・依頼」「年末調整の資料回収」「試算表やレポートの共有」「申告・納付期限の管理」「職員のタスク進捗」を、Webシステム上で整理していくための考え方と画面構成イメージをご紹介します。
こんな税理士事務所・税理士法人の方に向いています
- 顧問先からの相談・依頼がメール・電話・チャットに散らばり、「誰が何を持っているか」が分かりにくい。
- 年末調整や法定調書の資料回収が、Excelや紙・PDFのメール添付中心で毎年バタバタしてしまう。
- 試算表や月次レポートを顧問先に共有しているが、「どこに置いたか」「どこまで見てもらえたか」が追いにくい。
- 申告・納付期限のスケジュールが、人の頭や個人カレンダーに依存しており、事務所全体で一覧しづらい。
- 職員ごとの担当件数やタスクの偏りが見えにくく、繁忙期の残業・負荷調整に苦労している。
- 既存のグループウェアやファイルサーバーを使っているが、「税理士業務ならでは」の管理がしにくいと感じている。
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現場で起きがちな運用上の課題
パターン2： 年末調整・申告業務の進捗が“担当者の頭の中”にしかない
年末調整や法人・個人の申告業務の進捗が、担当者ごとのExcelやメモで管理されており、所長・マネージャー視点で全体を俯瞰しづらい状況です。
繁忙期になると、「どの顧問先がどこまで終わっているか」「期限が迫っているのはどこか」を把握するための確認作業そのものが負担になりがちです。
パターン3： 顧問先ごとの契約内容・業務範囲が整理されておらず、“言った・言わない”になりやすい
顧問先ごとの料金や業務範囲、オプション業務の有無が、契約書や見積書のファイルにしか記録されておらず、職員全員が共通認識を持ちにくいケースです。
新しい担当者が引き継いだときに、「どこまで含まれている契約か」を確認するのに時間がかかったり、顧問先との認識差がトラブルにつながることがあります。
パターン4： 職員ごとのタスク量や残業見込みが見えず、繁忙期の負荷分散が難しい
それぞれの担当者が真面目にこなしていても、「誰にどれだけ仕事が偏っているか」「今週・来週の余裕がどの程度あるか」が数字で見えない状態です。
結果として、負担の大きい職員に仕事が集中したり、ギリギリになって他のメンバーにヘルプをお願いする形になりがちです。
ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集
顧問先からの相談・依頼を案件（チケット）化して進捗を管理したい
顧問先からの相談・依頼を、メールではなく専用フォーム経由で受け付け、案件（チケット）として管理するイメージです。
- 顧問先名・担当者名・連絡先
- 相談の区分（税務相談／節税提案／資金繰り／相続・事業承継 など）
- 内容の概要と希望する回答期限
- 担当税理士・担当職員のアサイン状況
- ステータス（受付／対応中／顧問先確認中／完了 など）
顧問先ごと・担当者ごと・案件の種類ごとに絞り込める一覧を用意しておくことで、「今どの顧問先からどんな相談が来ているか」「誰がボールを持っているか」が一目で分かるようになります。
画面イメージ：顧問先からの相談・依頼受付フォーム＋チケット一覧
画面構成イメージはPCからご覧ください。
年末調整・法定調書の資料回収状況を一目で確認したい
年末調整や法定調書の資料回収状況を、顧問先ごとに一覧できるポータル画面のイメージです。
- 顧問先ごとの年末調整対象人数・対象従業員リスト
- 源泉徴収票・保険料控除証明書などの提出状況
- 顧問先側の入力フォーム（従業員情報の登録・修正）
- 事務所側のチェック状況・差戻しコメント
- 進捗ステータス（資料回収中／事務所処理中／完了）
顧問先ごとに「何が提出済みで、何が未済か」を色分けしておくことで、繁忙期でも優先すべき顧問先を見極めやすくなります。
顧問先側には、「あと何パーセント残っているか」が分かる簡易な進捗メーターを出すイメージです。
画面イメージ：年末調整・法定調書ポータル（顧問先別の資料提出状況一覧）
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月次試算表やレポートを顧問先ごとに安全に共有したい
月次試算表やレポートを、顧問先専用のポータル画面からダウンロード・閲覧できるようにするイメージです。
- 顧問先ごとの「ファイルボックス」（試算表PDF・グラフ・コメント付きレポート）
- 閲覧履歴（誰がいつどのファイルを開いたか）
- 簡単なチャット欄やコメント欄（試算表への質問・補足説明）
- 重要指標（売上・利益・資金繰りなど）の簡易ダッシュボード
メール添付ではなくポータル経由で共有することで、誤送信リスクの低減や、過去分を含めた「どこに何があるか」の整理がしやすくなります。
所長・担当者視点では、「今月分をアップしていない顧問先」「閲覧されていない顧問先」を一覧することもできます。
画面イメージ：顧問先ごとの月次レポート共有ダッシュボード
画面構成イメージはPCからご覧ください。
税務申告・納付期限を事務所全体で見える化したい
法人税・消費税・所得税・償却資産税などの申告・納付期限を、顧問先ごとに整理したカレンダービューのイメージです。
- 税目ごとの申告・納付期限（自動計算 or マスタ登録）
- 顧問先ごとの対象税目・対象期
- 業務ステータス（資料回収中／申告書作成中／チェック中／電子申告済／納付確認済 など）
- 期限までの残日数や、期限超過のアラート表示
月ごとに「今月の山場」がどこにあるか、誰がどの申告を担当しているかを一覧できることで、早めの段取りや職員間のヘルプ調整がしやすくなります。
画面イメージ：税務申告・納付期限カレンダー（税目別・顧問先別の進捗一覧）
画面構成イメージはPCからご覧ください。
顧問先ごとの業務メニュー・料金・対応履歴を整理したい
顧問先ごとの「契約メニュー」と「対応履歴」を1画面で確認できる管理画面のイメージです。
- 月次顧問・決算申告・給与計算・年末調整・資金繰り支援などの業務メニュー
- 料金・請求サイクル・更新月・値上げ履歴
- 主担当税理士・サブ担当職員
- 最近の主要な対応履歴（スポット相談・資料作成など）
顧問先からの相談に対して、「契約範囲内かどうか」「オプション提案の余地があるか」をその場で判断しやすくなります。
新しい担当者が引き継ぐ際にも、過去のやり取りを時系列で追いやすくなる構成です。
画面イメージ：顧問先別の業務メニュー・料金・対応履歴ビュー
画面構成イメージはPCからご覧ください。
職員ごとのタスク進捗と負荷状況をダッシュボードで把握したい
事務所内のタスクを職員ごとに集約し、「誰にどれだけ仕事が載っているか」を見える化するダッシュボードのイメージです。
- 職員ごとの担当顧問先数・未完了タスク数
- 今週・来週の申告・年調タスク件数
- 想定残業時間・混雑度（色分け）
- 直近数週間のタスク完了件数の推移
所長・マネージャー視点で、早めに負荷の偏りに気付けるようにしておくことで、「ギリギリになってヘルプ要請」ではなく、前倒しのタスク配分がしやすくなります。
画面イメージ：職員別タスク進捗・負荷ダッシュボード
画面構成イメージはPCからご覧ください。
Webシステムでどう楽にしていけるか
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1. 顧問先からの相談・依頼を「チケット」として一元管理
メールや電話ベースのやり取りを残しつつも、最終的には顧問先・案件単位のチケットとして整理することで、「抜け漏れがないこと」を一覧で確認できるようにします。
ステータスや担当者を固定のマスタで管理しておくことで、担当交代時もスムーズに引き継げます。 -
2. 年末調整・申告業務の進捗をフォーム＋一覧で標準化
すでにお使いのExcelやチェックリストの項目を、Webフォームと管理画面に落とし込むイメージで設計します。
いきなり全顧問先を移行せず、まずは一部の顧問先・一部の税目から試し、運用になじんだ段階で範囲を広げていく進め方が現実的です。
また、現在お使いの税務・会計システム（申告ソフト・会計ソフトなど）から出力されるCSVや、書式が決まったテキストデータに合わせて項目を揃えておくと、
Web側で集めたデータを、そのまま取り込みやすい形に整えられます。二重入力を減らしつつ、既存システムとの連携を前提に設計していきます。 -
3. 顧問先ポータルで「見せる情報」と「所内専用情報」を分けて管理
顧問先向けには、試算表・レポート・進捗ステータス・コメントなど、見せても良い情報だけを出すポータルを用意します。
所内では、より詳細なメモや内部用のメモ欄を持たせつつ、同じ案件を見ていることが分かる設計にしておきます。 -
4. 期限カレンダーとタスクダッシュボードを最初から意識した項目設計
カレンダーやダッシュボードを後付けで作るのではなく、「税目」「期」「申告区分」「期限」「担当者」「ステータス」といった軸を最初からデータ項目として持たせます。
これにより、システム側での自動集計やアラート表示が行いやすくなります。 -
5. 職員の負荷状況を「なんとなく」ではなく数字で把握
タスク1件1件を細かく登録するところまで求めずとも、「顧問先×期×税目」レベルでの単位にまとめることで、負荷の見える化としては十分です。
所長・マネージャーが画面を見れば、今週・来週どこが危ないかが分かる状態を目指します。
小さく始めるならどこからか
税理士業務は範囲が広く、すべてを一度に整理しようとすると進みにくくなります。
初期段階では、次の 2〜3 点に絞ってスタートするケースが多いです。
- 顧問先からの相談・依頼を受け付ける簡易フォームと、チケット一覧画面。
- 年末調整または特定の税目（たとえば消費税）の進捗管理表をWeb化した画面。
- 一部の顧問先向けに、試算表PDFを載せるシンプルなポータル画面。
こうした小さな単位でも、「どの顧問先で何が起きているか」「どこにボトルネックがあるか」が見えやすくなります。
そのうえで、顧問先ポータル全体や申告期限カレンダー、職員ダッシュボードなどは、実際の運用を見ながら段階的に広げていく形が現実的です。
ご相談いただくときのポイント
ご相談時には、次のような情報があると話を進めやすくなります。
- 現在お使いの進捗管理表（年末調整・申告スケジュールなど）のサンプル。
- 顧問先とのやり取りで使っているフォーマット（相談受付シート、チェックリストなど）。
- まずは整理したい対象（年末調整／法人税申告／相続・事業承継支援など）の優先順位。
- 所内のどのメンバーまで関わって検討したいか（所長・マネージャー・担当職員など）。
現在の運用を前提にしながら、「どこをWebで支えると効きそうか」を一緒に整理するスタンスです。
士業全体としての活用イメージは、
士業向けWebシステム活用アイデア
にまとめていますので、あわせてご覧ください。
