税理士事務所の顧問先ポータル設計 資料回収・期限管理（インボイス／電子帳簿保存法）

このような運用を見直したい場合に

• 顧問先からの相談がメール・電話・チャットから届き、受付日、担当者、回答待ちの案件を一覧で確認できていない。
• 年末調整や法定調書の資料について、未受領、受領済み、内容確認中、再提出依頼中を別々の表やメールで管理している。
• 試算表や月次レポートをメールや共有サービスで渡しているが、公開した版と顧問先の閲覧状況を顧問先別に確認したい。
• 申告・納付期限と所内の作業期限が、担当者のカレンダーや個別の進捗表に分かれている。
• 職員ごとの担当案件と直近の期限を確認し、担当変更や応援が必要な案件を所内で検討したい。
• 会計・税務ソフトやファイル共有サービスは継続しながら、顧問先との連絡と所内の進行状況を確認する画面を追加したい。

顧問先ポータルを検討する際は、顧問先に公開する提出状況・回答・レポートと、所内だけで扱う確認結果・内部メモ・担当者情報を分けます。顧問先ごとの閲覧権限に加え、会計ソフトや税務申告ソフトと重複する情報について、どちらを正式な記録とするかも決めておく必要があります。

このページで扱うシーン

各シーンの下に、ダッシュボード（管理画面）の画面イメージ（モック）を用意しています。

• シーン1：顧問先からの相談・依頼を案件単位で確認したい
• シーン2：年末調整・法定調書の資料受領と内容確認を分けて管理したい
• シーン3：月次試算表やレポートの公開版と閲覧記録を管理したい
• シーン4：法定期限と所内の作業期限を一覧で確認したい
• シーン5：顧問先ごとの契約概要と対応履歴を参照したい
• シーン6：職員ごとの担当案件と直近の期限を確認したい

1分でわかる運用シナリオ

代表的な3つの業務を例に、依頼から受領、内容確認、再提出依頼までの画面と、各段階で残す記録を紹介します。

件名：【年末調整】書類提出のお願い（提出期限：12/10）
宛先：ご担当者さま

年末調整の資料提出をお願いします。
ポータルの「年末調整」から、下記をアップロードしてください。

・扶養控除等（異動）申告書
・保険料控除証明書（該当者のみ）
・源泉徴収票（転職がある場合）

提出期限：12/10（火）
不明点があれば、このメールに返信いただくか、ポータル内の「質問」からご連絡ください。

修正依頼理由：画像が不鮮明
コメント：日付と金額が読み取れません。明細がはっきり写るように、再度撮影してアップロードしてください。
再提出期限：今週金曜まで

client,month,status,last_submit,staff
ABC工業,2026-01,未受領,,佐藤
DEF商事,2026-01,確認中,2026-01-08,田中
GHIサービス,2026-01,受領済,2026-01-07,田中

回答項目：
[ ] 未計上の請求書・売上に心当たりはない
[ ] 期末在庫の数量を確認し、棚卸表を添付した
[ ] 消費税に関する前期からの変更事項を記載した
[ ] 希望する納付方法を選択した

依頼名：年末調整（2025年分）
期限：12/10
対象：役員2名／従業員18名（合計20名）
未受領：7名
通知：メール＋ポータル通知（自動リマインド：期限3日前／期限当日）

修正依頼（テンプレ選択）：
・保険料控除証明書の対象が不足しています
追記：
・「地震保険」の証明書が未添付でした。画像でOKです。
再提出期限：12/09 18:00

person,status,returned,updated
山田太郎,受領済,0,2025-12-06 14:10
佐藤花子,再受領,1,2025-12-07 09:22
鈴木次郎,未受領,0,

依頼名：月次資料（2026年01月）
期限：02/05
対象：領収書／請求書／通帳コピー
未受領：ABC工業、JKL不動産、MNO建設

受領ログ（抜粋）
2026-01-08 10:15  ABC工業  領収書_1-15.pdf  受付
2026-01-08 10:16  ABC工業  請求書_1-10.pdf  受付
2026-01-08 10:18  ABC工業  通帳_1月.jpg      受付

修正依頼理由：明細が欠けています
コメント：1/12の領収書が途中で切れています。全体が写るように再撮影をお願いします。

client,month,status,last_submit,staff
ABC工業,2026-01,確認中,2026-01-08,田中
JKL不動産,2026-01,未受領,,佐藤
MNO建設,2026-01,未受領,,佐藤

依頼名：電子申告前チェック（2025年度）
顧問先回答期限：03/10
項目：売上／在庫／消費税／納付方法／役員報酬 ほか

修正依頼：
・期末在庫の数量が未確定です
追記：
・現時点の棚卸表をアップロードし、未確定の箇所を記載してください。

client,tax,deadline,status
ABC工業,法人税,2026-03-31,確認中
DEF商事,消費税,2026-03-31,修正依頼中
GHIサービス,所得税,2026-03-15,所内確認待ち

現場で起こりやすい運用上の困りごと

ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集

Webシステムで対応状況を確認しやすくする考え方

1. 1. 顧問先向けの画面と所内向けの画面を分けて考える

   顧問先が利用する相談フォーム、資料提出、レポート閲覧と、職員が利用する内容確認、内部メモ、担当者変更では、表示項目と操作権限が異なります。同じ案件でも、顧問先へ公開する状態と所内の作業状態を分けて設計します。
   顧問先の利用者ごとの権限、所内の役職・担当者ごとの権限、退職・契約終了時の停止方法も必要です。会計・税務ソフトと同じ情報を持つ場合は、正式な記録の置き場所と更新方法を決めます。

2. 2. 年末調整・法定調書の資料回収状況を案件ごとに確認する

   資料ごとに、依頼前、未受領、受領済み、内容確認中、再提出依頼中、確認済みを記録します。顧問先がファイルを登録した時点では「受領済み」とし、内容を確認した職員、確認日時、確認結果を別に残します。
   再提出を依頼する場合は、対象ファイル、確認箇所、依頼日、回答期限、再提出されたファイルを関連付けます。差し替え前のファイルを残すか、いつ削除するかも保存方針に含めます。

3. 3. 顧問先からの相談・依頼を案件単位で記録する

   フォーム、メール、電話で受けた相談を、顧問先、受付経路、相談内容、担当者、受付日、事務所側の回答予定などとともに案件単位で登録します。従来の連絡手段を残す場合は、どのやり取りを案件履歴へ転記するかを決めます。
   「受信」「内容確認中」「担当決定」「顧問先回答待ち」「対応完了」などの状態を設けます。フォーム送信と事務所による正式な受付、顧問先の希望日と事務所が回答した予定日は、別の項目として扱います。

4. 4. 月次試算表やレポートの共有状況を記録する

   月次試算表、決算資料、各種レポートを顧問先ごとのファイルボックスに登録し、版、公開日、公開終了日、閲覧日時を確認できるようにします。公開前の確認者を設けるか、差し替え前の版を顧問先から閲覧できなくするかも決めます。
   閲覧記録は、アカウントが資料を開いたことを示す記録であり、内容の理解や了承を示すものではありません。質問への回答や顧問先の確認が必要な場合は、コメント、確認ボタン、別の連絡記録など、目的に合う方法を選びます。

5. 5. 申告・納付期限を、顧問先や担当者ごとに確認する

   顧問先、税目、対象期、申告期限、納付期限、所内期限、担当者、対応状況を一覧に表示します。期限マスタや計算式から表示した日付は、担当者が顧問先ごとの条件を確認し、確認日と更新者を記録します。
   期限変更や制度改正があった場合の更新責任者、電子申告・納付の完了を確認する根拠も定めます。カレンダーの通知は確認の補助であり、正式な期限管理を通知の送信だけに任せない運用が必要です。

6. 6. 職員ごとの担当件数と未完了案件を確認する

   顧問先、対象期、税目、業務区分、現在の状態を基に、担当中の案件数と直近の期限を表示します。顧問先からの回答待ちと、所内で作業中の案件を分ければ、担当者自身では進められない案件も確認できます。
   件数や予定工数は、登録された情報の範囲で集計される参考値です。管理者は案件の内容や担当者の状況も確認し、担当変更や応援の要否を判断します。

拡張オプション：生成AIによる文案・要点候補の作成

生成AIアシストは、案件に登録された事実と事務所で承認した文例を基に、案内文、再提出依頼文、要点メモの候補を作る機能です。
税務上の判断、資料の内容確認、期限の確定、顧問先への回答を生成AIに委ねるものではありません。利用するデータの範囲、外部サービスへの送信有無、保存期間、操作履歴、出力を確認する担当者を導入前に決めます。

※ 出力には誤りや重要事項の欠落が含まれる可能性があります。候補を自動送信せず、担当者が元の記録と照合してから採用・修正・送信する使い方を前提とします。

初期導入の対象を決める

初期導入では、現在確認に時間がかかっている業務と、顧問先に新しい操作を依頼できる範囲を確認します。
例えば、次の3案は対象者、必要な権限、既存システムとの関係が異なるため、同時に導入するとは限りません。

• 相談受付から始める案：顧問先フォーム、所内の案件一覧、担当者、顧問先へ公開する回答を対象にします。
• 資料回収から始める案：対象業務を年末調整などに限定し、依頼、受領、内容確認、再提出依頼までを対象にします。
• 月次レポート共有から始める案：対象となる顧問先を決め、ファイルの公開、差し替え、閲覧権限、公開終了を対象にします。

どの案でも、利用者、閲覧権限、状態の変更者、通知条件、保存期間、問い合わせ窓口は初期設計に含めます。顧問先向けの画面を後から追加する場合も、所内専用の情報が公開されないようデータの区分を先に決めます。
期限カレンダーや職員別ダッシュボードは、元になる案件情報が継続して更新されることを確認してから追加する方法があります。

ご相談いただくときのポイント

現在の運用をすべて確定していただく必要はありません。次の項目のうち、分かる範囲を伺うと、初期画面と確認が必要な条件を検討できます。

• 対象にしたい業務と利用者（相談受付、年末調整、月次共有、所内の期限確認など）
• 現在の進捗表、提出依頼文、チェックリスト、再提出依頼文のサンプル
• 顧問先へ公開する情報、所内だけで扱う情報、利用者ごとの閲覧範囲
• 会計・税務申告・ファイル共有など既存システムと、正式な記録を保存する場所
• 本人確認、認証方法、操作履歴、保存期間、削除、バックアップに関する方針

伺った内容を基に、Webシステムで扱う範囲と既存システムに残す範囲を確認し、画面案・項目案・概算費用を検討します。未確定の条件は、設計時に決める事項として分けて提示します。
士業全体としての活用イメージは、 士業向けWebシステム活用アイデア にまとめていますので、あわせてご覧ください。