電子帳簿保存法に沿った証憑管理｜領収書・請求書の回収・検索・訂正履歴の設計

証憑が増えるほど、税理士事務所の作業は「仕訳」より先に「探す」に持っていかれます。
顧問先ごとに提出方法が違うままだと、回収口が散る／分類が揺れる／差し戻しが埋もれるが起きがちです。
電子帳簿保存法の“考え方”に沿って、証憑を集める・見つける・直すを崩れにくくする設計を整理します。

1. 提出方法がバラバラだと、検索の前に破綻する

証憑管理で最初にやるべきは、保管ルールより「入口」を揃えることです。
入口が散ると、どんなに良い分類を作っても、提出が迷子になって回りません。

• メール添付：スレッドが増え、最新版が迷子になりやすい
• チャット：送った本人は分かるが、後から探す人が困る
• 紙：入力は楽でも、共有・検索・差し戻しが重い

2. 分類の基本は「迷わない軸」を先に決める

分類を細かくしすぎると、入力が止まります。まずは、誰が見ても同じ判断になりやすい軸から始めます。

• 月（対象期間）：例）2026年01月
• 区分：売上／仕入／経費／給与／その他
• 取引先（任意）：同名・表記ゆれ対策は後で効く

「現場が入力できる粒度」で止めておく方が、結果的に精度が上がります。

3. “検索できる”状態を作るための項目設計

証憑は、後からの問い合わせ（税務調査対応や顧問先からの質問）で探すことが多いです。
そのため、ファイル名任せにせず、最低限の検索キーを持たせた方が強いです。

• 対象期間（年月）
• 区分（売上/仕入/経費…）
• 金額（手入力でなくても、入力できる形に）
• メモ（短文：例「ETC」「家賃」など）

4. 訂正・削除の扱いは「上書きしない」が基本

証憑管理は、後からの説明が必要になることがあります。上書きすると、なぜ変わったかが追えません。

• 差し替え：最新版＋履歴（旧版）を残す
• 削除：論理削除（非表示）で「誰がいつ」をログに残す
• 差し戻し：理由をテンプレ化（不足／不鮮明／期間違い／重複など）

細かい要件はケースで変わるため、ここでは一般的な設計観点としてまとめています。実装時は顧問先の運用実態と合わせて決めるのが安全です。

5. 事務所側は「顧問先別」より「未処理別」が効く

証憑は溜まると処理が止まります。事務所側の一覧は、顧問先別よりも「未確認」「差し戻し中」「承認待ち」を先に見せる方が現場は動きます。

• 未確認（新着）
• 差し戻し中（顧問先の対応待ち）
• 確認済（処理済み）

まとめ

証憑管理は、ルールを増やすより「入口を揃える」「迷わない分類」「検索キー」「履歴」の4点を揃える方が先です。
税理士業務のDXを進めるときは、証憑の回収と差し戻しが整うだけでも、日々の消耗がはっきり減ります。