インボイス対応の請求書回収・不備差し戻し設計｜適格要件チェックを運用に乗せる

インボイス対応で増えた作業は、単に「チェック項目が増えた」だけではありません。
実際に重いのは、不備が見つかったときに、誰に何をどう戻すかの運用です。
差し戻しがメールや口頭だと、経緯が残らず、同じ不備が繰り返されがちです。ここを業務として回る形に整えます。

1. “チェック”を現場作業にするための前提

適格要件の知識は重要ですが、運用上のポイントは「チェックが終わること」ではなく「不備が減っていくこと」です。
そのため、個別に指摘するより、戻し方を標準化した方が早く改善します。

• 不備は“その場で”戻せる導線がある（ボタン＋理由）
• 顧問先側が直すべき内容が、短く分かる
• 同じ不備が続いたら、原因を見える化できる（集計）

2. 差し戻し理由テンプレ（例）

差し戻しは文章が長いほど通りません。理由を選択式に寄せ、必要なら一言だけ補足できる形が現実的です。

• 記載不足：登録番号／取引年月日／税率区分 など
• 形式違い：合算の仕方／明細の粒度／別紙の有無
• 証憑不足：添付がない／読み取り不能／対象外
• 内容確認：取引先名の揺れ／金額差異／軽減税率の扱い

3. 請求書を「取引単位」で束ねる発想

顧問先からの提出は「ファイル単位」ですが、後で探すのは「取引」です。
そこで、請求書・領収書・納品書などを、取引（案件）として束ねられると整理が効きます。

• 取引先
• 対象期間
• 税率区分
• 金額
• 紐づく添付（請求書・領収書・補足資料）

4. 不備を放置しないための「状態」設計

差し戻しが起きた瞬間に重要なのは、誰の作業待ちかを明確にすることです。
状態（ステータス）で分けると、放置の発生率が下がります。

• 受付（提出済）
• 確認中（事務所側）
• 差し戻し中（顧問先側の対応待ち）
• 確認済（処理OK）

状態が揃うと、顧問先別ではなく「差し戻し中一覧」などで実務が回しやすくなります。

5. “不備の多いパターン”を蓄積して減らす

同じ不備が繰り返されるなら、顧問先の理解不足というより「提出の仕組み」が悪いことが多いです。
差し戻し理由をテンプレ化しておくと、集計ができて改善につながります。

• 不備理由の上位（TOP5）
• 顧問先別の傾向
• 月次で増えている不備

まとめ

インボイス対応は、チェック項目の話だけでは回りません。差し戻し理由の統一、状態での追跡、取引単位での束ね方。
この3点が揃うと、顧問先の提出が少しずつ整っていき、事務所側の手戻りが減ります。