税務相談・問い合わせをチケット化｜メール/電話のやり取りを履歴で残す運用設計

顧問先からの相談は、件数が増えるほど「忘れた」「言った/言わない」「経緯が分からない」が起きやすくなります。
メールや電話だけで回していると、担当者の頭の中に経緯が残る／返信の優先度が揺れる／引継ぎで止まるが発生しがちです。
そこで、相談を“チケット（案件）”として残す設計を整理します。

1. 相談をチケット化するメリットは「後から説明できる」こと

税務相談は、回答の正しさだけでなく「どう判断したか」が重要になる場面があります。
チケット化しておくと、経緯が残り、担当が変わっても同じ線で動けます。

• 相談内容（要点）
• 必要資料（添付・確認事項）
• 回答方針（判断の根拠のメモ）
• 対応履歴（やり取りのログ）

2. 分類は“税理士の頭の中”に寄せすぎない

分類を専門用語で揃えすぎると、受付時点で止まります。最初は業務フローに寄せる方が回ります。

• 月次：仕訳/経費/売上/預金の確認
• 決算：整理仕訳/引当/棚卸/残高
• 申告：提出前確認/修正/追加資料
• 制度対応：インボイス/電子帳簿保存法/その他

3. 状態（ステータス）で「誰の作業待ちか」を揃える

• 受付（新着）
• 確認中（事務所側）
• 資料待ち（顧問先側）
• 回答済（完了）
• 保留（期限があるなら理由を残す）

相談が溜まるときは、だいたい「資料待ち」が埋もれています。状態でまとまって見えるだけで、漏れが減ります。

4. テンプレで往復回数を減らす（顧問先の負担は増やさない）

相談の質を上げるのは、長文フォームではありません。最初の一手で必要情報を揃えるテンプレが効きます。

• 対象期間（いつの話か）
• 取引の種類（売上/仕入/経費 など）
• 金額と相手先（分かる範囲で）
• 添付の有無（レシート/請求書/契約書など）

「全部書いてください」ではなく、「分かる範囲でOK」と書いておくと、顧問先は動きやすいです。

5. 監査ログは“必要なところだけ”残す

ログは取りすぎると見ません。税理士業務の相談なら、次のイベントだけでも価値があります。

• 受付/担当割当
• 重要な回答（確定）
• 添付の閲覧・ダウンロード
• 完了・再オープン

まとめ

税務相談や問い合わせは、チケット化して履歴を残すだけで、対応漏れと引継ぎの負担が減ります。
分類・状態・テンプレの3点を最小構成で揃え、必要な部分だけログを残す。これが一番回りやすい形です。