試算表の共有ポータル設計｜顧問先への提示・差し戻し・版管理をメール添付なしで回す

試算表の共有をメール添付で続けていると、最新版がどれか分からない、見た/見てないが追えない、質問が別スレッドに散るが起きやすくなります。
「試算表 共有 ポータル」という形に寄せると、提示→確認→差し戻しが一つの場所にまとまり、月次の消耗が減ります。

1. ポータル化で最初に効くのは「最新版問題」の解消

メール添付運用は、やり取りが増えるほど「どれが最新版？」が必ず発生します。
ポータルでは、試算表に版（Rev.）と状態を持たせるだけで混乱が激減します。

• 版番号：Rev.1 / Rev.2（自動採番でもOK）
• 状態：作成中／提示中／差し戻し中／確定
• 変更理由：「減価償却の反映」など短文で十分

2. 顧問先の確認は「コメント」より「差し戻し」で扱う

コメント欄だけで回すと、見落としが起きます。
質問や確認が必要なときは、差し戻し（状態が変わる）として扱う方が漏れません。

• 差し戻し理由（テンプレ）：残高確認／科目の内訳／期ズレ／取引先の確認
• 顧問先の回答：Yes/No＋短文（「この支払は○○です」程度）
• 解消したら：差し戻し中 → 提示中へ戻す

3. 「閲覧履歴」があると、催促が短くなる

月次の進みが止まる原因は、試算表の内容より「未閲覧」が多いです。
閲覧履歴（誰がいつ見たか）があると、催促が一発で済みます。

• 未閲覧：社長未確認、経理未確認…が分かる
• 閲覧済：確認完了の扱いにできる（運用次第）
• 閲覧後に差し戻し：履歴が残るので行き違いが減る

4. 権限は「顧問先＝1人」前提を捨てる

法人顧問先は、社長・経理・現場担当で見たいところが違います。
ユーザーを複数持てる前提にしておくと、提出や確認の詰まりが減ります。

• 閲覧のみ（社長）
• 確認・回答可（経理）
• 資料提出可（担当者）

まとめ

試算表を共有ポータルに寄せると、メール添付の「最新版問題」「見た/見てない問題」「質問が散る問題」をまとめて解消できます。
版管理・差し戻し・閲覧履歴・権限分離の4点を最低限揃えるのが、月次運用では一番効きます。