ファイル共有の履歴・監査ログ設計｜メール添付をやめたい会計事務所のための基本整理

「メール添付 やめたい」と感じる一番の理由は、手間よりも事故の怖さだと思います。
誤送信、最新版の取り違え、添付の見落とし。これらは件数が増えるほど確率で起きます。
ファイル共有 履歴（アップロード・差し替え・閲覧）を前提に設計すると、事故が減り、説明もしやすくなります。

1. 「入口の統一」ができないと、ファイル共有は続かない

共有ドライブを用意しても、提出がメール・チャット・紙に散ると運用が崩れます。
まずは提出口を1つに寄せるのが最優先です。

• 顧問先の提出：アップロード（スマホ撮影も想定）
• 事務所の返送：同じ場所で「返す」（差し戻しも含む）
• 例外（どうしてもメール）：例外フラグで把握する

2. 履歴（監査ログ）は「何があったか」を短く残す

ログは長いほど見ません。会計事務所の運用なら、次の履歴だけでも十分に効きます。

• アップロード履歴：誰が/いつ/何を出したか
• 差し替え履歴：上書きせず、版として残す
• 閲覧/ダウンロード：誰が見たか（未閲覧の把握に使える）
• 削除：論理削除＋理由（短文）

3. 顧問先別フォルダ設計は「月次で迷わない軸」から

フォルダ階層を凝るほど迷子になります。まずは月次で迷わない軸に寄せます。

• 顧問先（法人）
• 年月（対象期間）
• 区分（売上/仕入/経費/給与/その他）

ファイル名ルールを厳しくするより、アップロード時に「年月・区分」を選ばせる方が現場は動きます。

4. 誤共有を防ぐなら「見える範囲」を最初から分離する

一番避けたいのは、別顧問先の資料が見えてしまう事故です。
設計の基本は、顧問先ごとのスコープ分離です。

• 顧問先は自社の領域だけ
• 事務所側は担当者にスコープを持たせる（必要なら）
• 管理者だけが横断閲覧できる（監査用）

まとめ

メール添付をやめるには、共有ツールの選定より「入口の統一」と「履歴の残し方」が先です。
アップロード・差し替え・閲覧/ダウンロードの履歴が残るだけで、月次の行き違いと事故が減ります。