動物病院の継続薬・フードの受け渡し管理｜リフィル受付をWeb化して電話確認を減らす

継続薬や予防薬、療法食の受け渡しは、件数が増えるほど「在庫ありますか」「いつ受け取れますか」「量はどれですか」の電話が増え、受付の負担になりやすい領域です。
この手の運用は、診療予約ほど複雑にしなくても、受付（依頼）→準備→連絡→受け渡しの流れが見えれば回ります。ここではその設計をまとめます。

1. 受付フォームは「識別」と「確認」を先に置く

取り違えが怖い領域なので、自由記述を増やすより、識別に必要な項目を先に置く方が安全です。

• 飼い主情報：氏名、電話、（任意でメール）
• ペット情報：名前、犬/猫、体重帯（目安）
• 依頼内容：継続薬/予防薬/療法食（選択）
• 数量：選択式（例：1週間/2週間/1か月 等）＋補足
• 受け取り希望：候補時間帯（午前/午後/夕方）

2. 院内側は「タスク一覧」で滞留を見える化する

運用が崩れるのは、誰が準備して、誰が連絡して、どこで止まっているかが見えないときです。ステータスは増やしすぎず、3〜4段階で十分です。

• 受付済：依頼が入った状態
• 準備中：在庫確認・取り寄せ・セット作成
• 連絡済：受け取り案内を送った
• 受け渡し済：完了（履歴として残る）

3. 連絡は「準備完了」を起点にして短くする

連絡文は長くすると読まれません。必要なのは、いつから受け取れるか、受け取り方法、注意点（必要なら）です。

• 準備完了のお知らせ（受け取り可能な日時）
• 受け取り場所（受付で氏名・ペット名を伝える等）
• 不足がある場合（取り寄せ日、次回連絡の目安）

4. 履歴は「トラブル時の確認」に役立つ形にする

普段は見返さなくても、行き違いが起きたときに効きます。履歴は最小でいいので、次が残ると安心です。

• 受付日時、依頼内容（薬/フード、数量）
• 準備完了日時、連絡日時
• 受け渡し日時、対応者メモ（任意）

まとめ

継続薬・フードの受け渡しは、Web予約ほど大きな仕組みにしなくても、受付→準備→連絡→受け渡しが見える形になれば、電話確認がかなり整理されます。
フォームは識別に必要な項目を先に置き、院内はタスク一覧で滞留を見える化し、履歴は最小限で残す。これだけでも運用が安定しやすくなります。