欠席連絡が電話中心だと、受付時間に集中してつながりにくくなります。
さらに個別指導塾では、欠席のたびに振替の候補出しが必要になり、講師の空き枠確認も重なります。
塾向けポータルで、欠席連絡から振替確定までを一つの流れにすると、保護者もスタッフも手戻りが減ります。
入力が長いと、結局電話に戻ります。欠席理由は選択式が扱いやすいです。
送信後に「振替を希望する／しない」を選べるようにすると、次の動作がはっきりします。
候補を自由に出すと、調整が複雑になりがちです。最初は次のようにルールを決めておくと運用しやすいです。
確定通知は毎回同じ構造にします。必要な情報だけに絞ると見落としが減ります。
二重予約の原因は、空き枠の判断が遅れることです。講師側の画面では、まず確定済みのコマを上に見せます。
欠席連絡と振替調整は、塾の忙しい時間帯に集中します。
入力は短く、候補は絞り、確定通知は同じ形にすると、個別指導塾でも回しやすくなります。