欠席連絡と振替授業をオンライン化｜個別指導のコマ調整を保護者が迷わず進める

欠席連絡が電話中心だと、授業前後の時間帯に連絡が集中します。
特に個別指導塾では、欠席の受付だけで終わらず、振替候補の確認、講師の空き枠、教室の空き、保護者への確定連絡まで続きます。
塾向けポータルで、欠席連絡から振替確定までを一つの流れにすると、保護者もスタッフも確認の往復を減らせます。

1. 欠席連絡は「理由を短く」「必要なら補足」を徹底する

入力が長いと、結局電話に戻ります。
欠席理由は選択式にし、必要な場合だけ補足欄を書けるようにするのが扱いやすいです。

• 体調不良
• 学校行事
• 家庭都合
• その他（補足欄）

送信後に「振替を希望する／しない」を選べるようにすると、スタッフ側も次の対応を判断しやすくなります。

2. 振替候補の出し方は、塾の方針で変わります

候補を自由に出しすぎると、調整が複雑になることがあります。
最初は次のようにルールを決めておくと、保護者にもスタッフにも説明しやすくなります。

• 期限：欠席から○日以内に振替確定
• 回数：1欠席につき振替1回まで
• 形式：同じ担当講師が基本（難しい場合は代講可）

3. 振替確定後の通知は「日時」「教室」「持ち物」を固定する

確定通知は毎回同じ構造にします。
必要な情報だけに絞ると、保護者側の見落としが減ります。

• 振替日時
• 教室（またはオンライン）
• 担当（変更がある場合だけ明記）
• 当日の宿題・持参物（ある場合）

4. 講師側は「空き枠」より「確定済み」を優先表示する

二重予約の原因は、空き枠の判断が遅れることです。
講師側の画面では、まず確定済みのコマを上に表示し、その下に振替調整中の候補を置くと、当日の予定が把握しやすくなります。

• 本日の授業（確定）
• 振替の確定分
• 調整中（保護者が候補選択中）

まとめ

欠席連絡と振替調整は、塾の忙しい時間帯に集中しやすい業務です。
入力は短く、候補は絞り、確定通知は同じ形式にする。講師側では、確定済みのコマと調整中の候補を分けて表示する。
この基本形を作っておくと、個別指導塾でも電話や紙に戻りにくくなります。