保護者面談の予約をスムーズに｜相談内容の事前入力と面談メモ共有の進め方

面談は大事ですが、予約の電話がつながらない、希望が重なって調整が長引く、といったところで疲れてしまう塾も多いです。
進学塾では、志望校や学習計画の話も入り、面談の準備が整っていないと時間が足りません。
ポータルで面談予約と事前入力を用意すると、当日の話が早く本題に入れます。

1. 面談予約は「空き枠」より「選び方」を先に示す

枠をずらっと並べると、保護者は選びにくくなります。まずルールを短く書くと決まりやすいです。

• 面談時間（例）15分／20分
• 場所（教室／オンライン）
• 希望が重なった場合の扱い（先着、または調整）

2. 事前入力は「今回の相談」を短く聞く

面談の質を上げるのは、長文のアンケートではなく、要点が1つ見えていることです。入力は次の程度が現実的です。

• 相談テーマ：成績／宿題／志望校／生活リズム など選択
• 困っている点：一言（任意）
• 共有したい情報：学校のテスト結果など（任意）

3. 面談メモは「次にやること」だけ残すと見返されます

メモを長くすると読まれません。塾側も書くのが大変です。最低限、次の2つがあると効果が出やすいです。

• 面談で決めたこと（例）今月は英単語を○まで
• 次回の確認ポイント（例）宿題の提出ペース、テストの日程

共有する範囲は塾の方針によりますが、保護者に見せるなら短文が無難です。

4. 通知は「確定」「変更」「当日リマインド」を分ける

面談関連の連絡は混ざると見落としが増えます。通知は種類を固定すると運用が落ち着きます。

• 面談確定
• 面談変更（こちらは目立たせる）
• 当日のリマインド

まとめ

面談は、内容以前に予約の段階で負担が増えがちです。
枠の見せ方をシンプルにして、相談テーマだけ事前に聞けるようにしておくと、当日の会話が進みやすくなります。