連絡手段が増えるほど、「どこに書いたか分からない」が起きます。
メール、電話メモ、チャット、紙のメモが混ざると、重要な確認が埋もれます。
施主マイページに案件の掲示板を用意し、連絡の入口をまとめておくと、探す時間が減りやすくなります。
細かくしすぎると運用が続きません。まずは次の3つで十分です。
掲示板に書いて、別のメールでも催促すると、施主側は迷います。
掲示板の確認依頼から、承認ページ（該当資料）へ直接飛べるようにしておくと、操作が短くなります。
決定事項は、後から見返した時に「何が確定したか」が分かれば十分です。
例えば次のように、短文で残す形が運用しやすいです。
連絡が複数手段に分かれると、探す時間が増え、重要事項が埋もれます。
案件の掲示板を施主マイページに置き、カテゴリを絞って運用すると、確認の行き違いが減りやすくなります。