施主との連絡を「案件の掲示板」に集める｜探す時間を減らす運用の工夫

連絡手段が増えるほど、「どこに書いたか分からない」が起きます。
メール、電話メモ、チャット、紙のメモが混ざると、重要な確認が埋もれます。
施主マイページに案件の掲示板を用意し、連絡の入口をまとめておくと、探す時間が減りやすくなります。

このページのポイント
・掲示板は「お知らせ」「確認依頼」「決定事項」に分けると見つけやすい
・確認依頼は、そのまま資料承認へつなげる（迷わせない）
・決定事項は後から見返す前提で短く残す
・引渡し後は点検案内や不具合受付の入口にも使える

1. 掲示板のカテゴリは「3つ」で足ります

細かくしすぎると運用が続きません。まずは次の3つで十分です。

掲示板に書いて、別のメールでも催促すると、施主側は迷います。
掲示板の確認依頼から、承認ページ（該当資料）へ直接飛べるようにしておくと、操作が短くなります。

「見たかどうか」が分かるだけで、やり取りが減ります
既読や確認ボタンがあると、施主側も「見たつもり」の漏れが減ります。社内側も追いかけが減り、連絡が落ち着きやすくなります。

決定事項は、後から見返した時に「何が確定したか」が分かれば十分です。
例えば次のように、短文で残す形が運用しやすいです。

連絡が複数手段に分かれると、探す時間が増え、重要事項が埋もれます。
案件の掲示板を施主マイページに置き、カテゴリを絞って運用すると、確認の行き違いが減りやすくなります。