パターン1: 連絡手段ごとに写真や資料が分かれ、公開した最新版を確認できない
図面や仕様書を更新した際に、メール、メッセージアプリ、紙でそれぞれ送付していると、どの版を誰に案内したか確認が必要になります。
施主側にも古いファイルが残るため、ファイル名だけでは現在の内容を判断できない場合があります。
工事が始まると、工程の案内、現場写真、図面・仕様書、追加工事の見積など、施主へ伝える情報が増えていきます。引き渡し後も、保証書や定期点検、修繕相談の記録は長く保管する必要があります。
施工管理や顧客管理のシステムを使っていても、施主との連絡がメッセージアプリ、メール、電話、紙の書類に分かれていると、最新版の資料や確認済みの内容を探す場面が生じます。
このページでは、工事中の施主マイページ、追加・変更見積の確認、OB施主からの点検申込、社内のアフター対応台帳、施工事例やお客様の声の公開画面を紹介します。既存システムの情報を利用しながら、施主に公開する範囲だけを別の画面で用意する構成も想定しています。
工事中の情報共有から引き渡し後の点検まで、施主側と社内側の画面を7つのシーンで紹介します。
図面や仕様書を更新した際に、メール、メッセージアプリ、紙でそれぞれ送付していると、どの版を誰に案内したか確認が必要になります。
施主側にも古いファイルが残るため、ファイル名だけでは現在の内容を判断できない場合があります。
変更の申出、見積の提示、施主からの回答、正式な契約変更を別々に管理していると、どの条件で工事を進めたのか確認に時間がかかります。
画面上の回答を正式な合意として扱う場合は、本人確認や対象書類、契約上の手続きもあらかじめ定めておく必要があります。
電話やフォームで受け付けた内容を、建物情報や以前の点検記録と照合できないと、訪問前に工事箇所や保証書を探す必要があります。
点検済み、修繕済み、保証対象といった状態を分けていない場合は、OB施主への案内にも誤解が生じます。
工事中から引き渡し後までの代表的な3つの流れを示しています。各段階で、担当者が確認する内容と、施主への案内に使う記録を確認できます。
点検写真と所見を登録し、社内確認を経て修繕案と見積を施主へ案内するまでの流れです。
確認した箇所、所見、写真、確認日、担当者を記載した施主向けの報告書です。
発行日、見積条件、差し替え前後の版を案件に関連付けて保管します。
施主に公開する工程と現場写真を更新し、追加変更がある場合は金額や工期への影響を示して回答を受け付けます。
公開日、工程、現場写真、担当者のコメントを案件別に表示します。
提示した見積の版と施主の回答日時を残します。正式な契約変更は、定めた手続きに沿って別途確定します。
点検案内、希望日時の受付、訪問記録、修繕対応、保証書類を建物ごとに確認する流れです。
保証書の控え、対象部位、期間、過去の対応を建物情報に関連付けます。
点検項目、確認結果、写真、担当者、次の対応予定を記録します。
3つのシナリオを切り替えながら、各段階の画面と記録内容を確認できます。実際の項目や確定手順は、現在の業務に合わせて設計します。
この段階で確認できる内容
点検内容が登録され、担当者が写真と所見を確認できます。
以下は、施主側と社内側の画面を検討するための例です。表示項目、確認手順、通知方法、閲覧権限は、現在の業務に合わせて設計します。
施工管理・顧客管理などの既存システムからCSVやAPIでデータを受け取る場合は、どちらを基準データとするか、誰が更新内容を確認するかも決めておきます。
施主向けの案件ページに、公開中の工程、現場写真、図面や仕様書、会社からの連絡を表示します。
社内で登録した下書きと施主への公開版を分け、公開日、更新者、資料の版を記録すると、いつ案内した内容か確認できます。閲覧日時を記録する場合も、内容への了承とは別に扱います。
画面イメージ:施主向け案件ページ(進捗・写真・資料・連絡)
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
施主または会社から変更の申出があったときに、変更理由、対象箇所、金額、工期、関連資料を案件へ登録します。
見積の提示、施主からの回答、正式な契約変更、着手の可否は別の段階として管理します。画面上の回答を契約上の合意に利用する場合は、本人確認や電子契約を含む正式な手続きを設計します。
画面イメージ:変更見積+承認(差分と履歴)
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
OB施主が建物と希望する点検内容を選び、症状の説明や写真、訪問希望日時を送信できる画面です。
申込時点では訪問日時を確定せず、担当者が内容と担当者の予定を確認した後に日程を案内します。過去の点検と修繕は別の記録として表示し、保証対象かどうかも個別に確認します。
画面イメージ:OB向け点検申込+履歴
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
OB施主から受け付けた点検・不具合を建物情報に関連付け、担当者、連絡予定、訪問日時、見積、修繕の状況を一覧で確認します。
点検を終えた時点と、修繕や部材交換まで完了した時点を分けて登録します。保証の対象か、有償対応か、調査中かといった判断も、確認者と根拠を残します。
画面イメージ:アフター対応台帳(一覧+履歴)
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
工事の種類、建物、予算帯、家族構成などから、自分の検討内容に近いお客様の声を探せる画面です。
工事内容だけでなく、相談前に迷っていた点、会社を選んだ理由、工事中の様子、完成後の感想を掲載します。氏名、写真、動画、工事内容の公開は、施主から得た掲載許諾の範囲内に限定します。
画面イメージ:お客様の声+インタビュー(施主向け)
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
施工事例を工事箇所、建物、築年数、予算帯などで検索し、検討内容の近い事例を比較できる画面です。
工期や費用を掲載する場合は、工事当時の条件や含まれる範囲も表示します。写真、間取り、地域など、住居や施主を特定し得る情報は掲載許諾と公開範囲を確認して使用します。
画面イメージ:施工事例ギャラリー(フィルタ+比較)
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
引き渡し後に必要となる保証書の控え、定期点検の案内、過去の訪問・修繕記録、相談窓口を建物ごとに表示します。
画面上の保証期間や対象範囲は案内用の情報とし、正式な条件は保証書や契約書を参照できるようにします。相談を送信した時点では保証対応を確定せず、担当者の確認結果を別途案内します。
画面イメージ:OB施主向け会員限定ポータル(保証+点検+提案)
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
社内の下書きと施主への公開版を分け、公開日時、更新者、資料の版を記録します。既存システムと連携する場合は、元データを更新する場所も決めておきます。
変更理由、見積の版、施主の回答、正式な契約変更、着手可否を個別に記録し、確定前の内容を工事へ反映しない運用にします。
点検を申し込んだ時点、訪問日時が決まった時点、点検を終えた時点、修繕が完了した時点を分け、保証確認の結果とともに建物へ関連付けます。
写真、氏名、工事内容、保証情報などは、閲覧できる人、掲載許諾の範囲、公開期間を設定します。施主ごとの情報が別の案件から閲覧されない権限設計も必要です。
最初に扱う範囲は、工事中の問い合わせを減らしたいのか、追加変更の記録を残したいのか、引き渡し後の点検を管理したいのかによって変わります。
現在の運用と連携先を確認したうえで、初期画面の候補を選びます。
初期範囲を決める際も、施主に公開する情報、社内だけで扱う情報、更新担当者、確認方法、既存システムとのデータ連携は先に決めます。その後、利用状況を確認しながら施工事例やお客様の声、アフター対応台帳、保証情報へ対象を広げられます。
ご相談時には、現在の連絡方法や書類の扱いについて、次の内容を伺います。
リフォーム全体としての活用イメージは、 リフォーム・工務店向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
相談受付、工事中の情報共有、完工後の対応など、業務ごとの画面イメージを紹介しています。
現在の連絡方法、施工管理システム、図面や写真の保存方法を伺い、施主マイページで扱う情報と既存システムに残す情報を確認したうえで、画面案をご提案します。