引き渡し後の問い合わせを減らす｜保証書・取説・写真を施主の保管庫にまとめる

引き渡し後の問い合わせは、故障や不具合だけではありません。
「保証書はどこに置いた？」「品番は？」「フィルターの掃除はどうやる？」といった、生活の中でふと出る質問が多いです。
これが電話やメールに集中すると、会社側は探す時間が増え、施主側は“聞きたい時にすぐ分からない”ストレスが残ります。

そこで、施主マイページに保管庫を作り、保証書・取扱説明書・品番・施工前後写真をまとめておくと、両方が楽になります。

1. 保管庫の分類は「部位」と「書類の種類」で二段にする

“何でも入る箱”は、入れた瞬間から迷子になります。
おすすめは、まず部位（浴室、キッチン、外壁など）で分け、その中で書類の種類（保証書、取説、施工写真）を分ける二段構成です。

• 浴室：保証書／取説／品番／施工写真
• 給湯器：保証書／取説／品番／交換履歴
• 外壁：塗料情報／保証／施工写真（工程）

2. 品番・型式は「テキスト」で持つと、後がとにかく早い

PDFの中に品番が埋もれると、見つけるのが大変です。
主要な機器は、品番・型式・メーカー名をテキストで持っておくと、交換部品の手配や問い合わせ対応が一気に早くなります。

• メーカー名
• 型式（品番）
• 設置日（引き渡し日でも可）
• 保証期間（開始・終了）

3. 施工前後写真は「見せる写真」と「残す写真」を分ける

写真は多すぎても見ません。施主に見せる写真は、要点だけで十分です。
一方で、会社側として残しておきたい写真（下地、配管、隠れる部分）は、保管庫の奥に入れておくと後で助かります。

• 施主向け：完成、主要な変更点、注意が必要な箇所
• 社内向け：解体後、下地、配管、納まり（必要な範囲だけ）

※ 施主向けの写真でも「この場所に点検口があります」など、後で役に立つ注釈があると親切です。

4. メンテ案内は「季節」で出すと読まれやすい

取扱説明書を読んでください、では読まれません。
「梅雨前に換気扇」「冬前に給湯器」「年末に水回り」など、季節の言い方に寄せると目に入ります。

• 梅雨前：換気・カビ対策（短い手順）
• 冬前：凍結対策、給湯器の注意
• 年末：水回りのお手入れ（1分でできる範囲）

5. 交換や追加工事が入ったら「履歴」を残して上書きしない

引き渡し後に部材交換や追加工事が入ると、保管庫の情報が古くなります。
この時に上書きだけすると、後から「いつ何を変えた？」が分かりません。履歴として残す方が安心です。

• 交換日
• 交換理由（故障、予防交換など）
• 新しい品番
• 新しい保証の扱い

まとめ

引き渡し後の問い合わせを減らすには、「困ったらここを見る」が作れているかが大事です。
保証書・取説・品番・施工写真を保管庫としてまとめ、更新が入るものは履歴で残す。これだけで探す時間が減ります。
インテンスでも、工事が終わったあとも施主との関係が続く前提で、保管庫と点検履歴を同じ棚に置く作り方をよく採用しています。