初回電話の“聞き漏れ”を減らす｜葬儀の前提条件を事前ヒアリングで固める

葬儀の相談は、最初の一報が夜間や移動中になることも珍しくありません。
その場で丁寧に聞き取りたい一方で、電話が長くなるとご家族の負担も増えます。
結果として「会場の候補」「人数の感覚」「宗派」「式の形」の前提が曖昧なまま進み、後から確認が何度も発生します。

そこで、初回対応を“会話だけ”に寄せず、前提条件だけはフォームで回収しておくと、打合せと見積が安定します。

1. 初回電話は「必須3点」だけ決める

最初の電話で全部を決めようとすると、確認が増えます。
現場でまず必要なのは、次の3点です。

• 連絡が取れる窓口（代表者と連絡先）
• いつまでに、何を決める必要があるか（期限）
• 次の連絡手段（再連絡の時間帯、来館の目安）

2. 前提条件はフォームで「短く」「漏れなく」集める

前提条件が揺れると、会場の提案も見積も崩れます。
ただし、細かすぎる入力は負担になります。最初は短く、必要なものだけで十分です。

• 希望日時（第一希望〜）
• 会場候補（会館／寺院／自宅など）
• 参列見込み（親族中心／一般も含む、目安人数）
• 宗派（分かる範囲で、未定も可）
• 希望する葬儀の形（一般葬／家族葬／一日葬など）

3. 入力後は“自動で要点が見える”形にする

フォームで集めた情報が、メール本文に散らばるだけだと活用が難しくなります。
案件ごとに「要点だけ見える」画面があると、打合せの前に確認が終わります。

事前情報を案件単位でまとめる考え方は、事前ヒアリングフォームの設計がベースになります。

4. 変更が出たときは「差分だけ」追記できるようにする

人数や会場は途中で変わります。大事なのは「変わったことが分かる」ことです。
上書きではなく、差分として残せると、当日の段取り確認が楽になります。

• 変更日
• 変更内容（人数・会場・式次第など）
• 確認者（担当者）

まとめ

初回の電話対応を丁寧にしつつ、確認の往復を減らすには、前提条件だけでも先に固めるのが近道です。
フォームで「会場・人数・宗派・希望日時」を集め、案件画面で要点を見返せるようにすると、以後の打合せが短くなります。
株式会社インテンスでも、葬祭の現場で“確認が多いところ”から優先して画面化する進め方をよく採用しています。