葬儀の事前相談や依頼受付について、希望するプラン、会場、人数、宗派、会食、提出物を案件ごとに管理するWebシステムの構成例です。
ご家族向けの入力フォームと会館向けの確認画面を使い、相談受付から内容確認までを扱う4つの画面をご紹介します。
電話、来館記録、紙の相談票に情報が分かれている場合は、相談者、喪主、連絡担当者を区別し、確認内容や提出状況を案件ごとに表示できます。既存の顧客管理、葬祭管理、会館・火葬場予約はそのまま使用し、必要な情報だけを受け渡す構成にも対応します。フォーム送信は相談の受付であり、葬儀内容、会場、日時、火葬場、宗教者の手配、見積金額を確定するものではありません。
最初の相談から見積条件と提出物の確認まで、次の4場面を画面例で紹介します。
入力、会館での確認、家族への回答依頼、確定について、それぞれの日時と確認者を記録します。画面上の候補や確認済みの表示だけで、予約・手配・契約が完了したとは扱いません。
項目,状態 宗派,家族回答待ち 火葬許可,申請状況未確認 僧侶,手配要否の確認待ち
ご確認のお願い： ・宗派、菩提寺の有無 ・火葬許可の申請担当
通夜希望：1/18 18:00 告別式希望：1/19 11:00 会場：第2ホール確認中
式場：第2ホール 確定 受付：親族5名予定 導師：先方受諾待ち 備品：焼香台2
1/17 10:10 依頼送信 1/17 14:30 先方受諾 謝礼：家族確認待ち
読経：20分予定 焼香：回し順あり 僧侶控室：確認済み
※各画面は検討用のモックです。表示される状態と、会館予約・火葬場予約・僧侶手配などの正式な状態をどのシステムで管理するかは、導入時に決めます。
操作する場面に応じて、右側に残る記録例が切り替わります。
送信前の相談内容として、入力者と案件候補に関連付けます。
相談: H-781 状態: 入力中 入力者: 長女
送信済みの相談から、急ぎ度と回答が必要な項目を確認します。
状態: 会館受付 未確認: 3件 優先: 搬送先
誰がいつ回答したかを残し、会館確認済みの内容と分けます。
家族回答: 2件 会館確認済み: 1件 確認待ち: 1件
受付、担当決定、折り返し、家族回答を時系列で確認できます。
履歴: 4件 担当: 佐藤 次回連絡: 本日16:00
希望日時として記録し、予約可能な日時とは区別します。
希望候補: 2案 状態: 空き未確認
会館と火葬場の確認結果を別々に記録します。
会館: 仮確保 火葬場: 確認中 家族: 提示前
家族の回答後、予約元を確認して確定日時を記録します。
告別式: 1/19 11:00 状態: 確定 確認者: 会館責任者
確定した内容だけを施行担当者向けに出力します。
施行指示書: setup_H-781.pdf 版: 3 / 確定済み
家族が入力した内容として記録し、寺院確認済みとは扱いません。
宗派: 家族申告 菩提寺: なしとの回答
確認先、依頼先、連絡日時、担当者を記録します。
依頼送信: 1件 先方回答: 待ち 担当: 田中
先方の受諾後、日時と当日の確認事項を記録します。
先方受諾: 1/17 14:30 読経: 20分予定 焼香: 回し順あり
家族の申告と先方確認済みの内容を区別して共有します。
共有先: 施行担当 / 受付 共有版: 2 / 確認済み
Web、電話、来館で相談を受けても、受付日時、急ぎ度、担当者、折り返し期限が共通の記録になっていないと、対応中か未対応かを判断できません。
ご逝去後の相談は通常の問い合わせとは分け、画面通知だけに頼らず、電話連絡を含む緊急時の受付手順を定める必要があります。
希望日時を入力しただけなのに予約済みと表示されたり、家族が伝えた宗派が寺院確認済みとして扱われたりすると、施行準備の判断を誤るおそれがあります。
情報の提供者、会館での確認者、確認先、確定日時を分け、現在有効な内容を明示する必要があります。
参列者数、料理、返礼品、祭壇、送迎などが変わると、数量だけでなく金額や手配内容も変わります。
見積の版、変更理由、追加・除外した項目、提示日時、家族からの質問と回答を残さないと、後から参照した資料を特定できません。
ファイルが届いたことと、遺影への使用、氏名・読み方、会葬礼状原稿の内容が確認済みであることは別です。
受領、内容確認中、使用可、再提出依頼を分け、誰が確認したか、どの版を制作や印刷に使用するかを記録します。
画面は検討用のイメージです。実際には、事前相談と緊急相談の違い、相談者・喪主・連絡担当者の関係、会館内の承認手順、外部予約先との連絡方法に合わせて設計します。
各画面で、入力できる人、閲覧できる人、確定できる人を決め、変更履歴と操作日時を残します。緊急連絡はWeb画面だけで完結させず、電話対応の条件も会館の受付体制に合わせて定めます。
生前相談では希望と検討時期を、ご逝去後の相談では現在地、搬送の要否、希望する連絡方法を含め、相談の種類によって最初の入力項目を変えます。
入力者が相談者本人、喪主、親族、代理の連絡担当者のいずれかを記録し、故人または相談対象者との関係も確認します。家族の希望と会館が確認した内容は別々に保持します。
送信完了画面では受付番号と連絡方法を案内しますが、葬儀の申込、搬送、会場・火葬場の予約が確定したとは表示しません。緊急時に電話が必要となる条件も併記します。
画面イメージ：事前ヒアリング（スマホ）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
送信された内容を会館が受け付け、同一世帯・同一案件の候補を確認してから、既存案件への関連付けまたは新規案件の作成を行います。候補表示だけで自動的に統合せず、元の相談記録も残します。
急ぎ度は入力者の申告と会館の判断を分け、受付日時、折り返し期限、担当者、連絡結果を記録します。担当変更時には、未確認項目と次に行う連絡を案件画面で確認できます。
会館内メモ、ご家族へ伝えた内容、家族からの回答は公開範囲が異なるため、それぞれ別の記録として扱います。
画面イメージ：社内サマリ（要点＋未確定の確認）
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
参列者数、料理、返礼品、祭壇、送迎などの見積条件を版ごとに保存し、前の版から変更した項目、数量、金額、変更理由を表示します。概算、提案中、正式見積を区別し、提示した日時と対象者も記録します。
ご家族の画面では、含まれるサービス、別料金となる項目、数量によって変わる費用、取消・変更条件を確認し、質問や回答を残せるようにします。画面上の確認操作を契約成立とするかは、会館の申込手続や電子契約の利用有無を確認して決めます。
画面イメージ：見積条件の変更比較
画面イメージ：見積書の確認・PDF出力
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
遺影写真、故人名の表記・読み方、会葬礼状原稿、宗派情報などを項目別に登録し、受領、内容確認中、使用可、再提出依頼を分けます。受領しただけでは制作や印刷に使用できる状態と扱いません。
ファイルごとに提出者、受領日時、確認者、確認日時、使用する版を残します。家族向け画面、施行担当、制作担当、外部印刷会社などの閲覧・ダウンロード範囲は、業務に必要な範囲で設定します。保存期間と削除時期も導入時に決めます。
画面イメージ：提出物の受領・確認一覧
画面イメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
フォームに書かれた希望を確定内容として扱わず、情報の提供者、確認者、確定者、日時を記録します。状態を変更できる担当者も業務ごとに決めます。
誰の希望・回答かを記録し、相談受付、見積承認、会場確定、施行指示などの操作権限を分けます。会館内メモを家族向け画面へ表示しない設定も必要です。
人数やサービスが変わるたびに版を発行し、含まれる項目、別料金、数量で変わる費用、変更理由を表示します。確認操作と申込・契約の成立は、会館の手続に応じて区別します。
写真や原稿について、提出者、確認者、版、使用可否を記録します。閲覧者、ダウンロードできる担当者、外部への受け渡し方法、保存期間も決めます。
既存の顧客管理、葬祭管理、会館・火葬場予約、会計のうち、各情報をどこで確定するかを決めます。連携項目、更新方向、反映時期、重複時の扱い、連携できなかった場合の確認方法も設計に含めます。
最初は、相談受付後の折り返し状況と、確認が必要な項目を案件単位で管理する範囲から導入できます。
例えば、次の2〜3画面を初期対象にします。
見積の版管理や提出物アップロードは、初期運用で必要な状態と担当者が確認できた後に追加できます。既存の葬祭管理へ連携する場合は、同じ顧客・案件を二重登録しないための照合項目と、連携失敗時の確認手順を先に決めます。
現在の相談受付から施行準備までについて、次の内容を確認します。
葬祭・式場・会館向けの全体像は、 葬祭・式場・会館向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
画面イメージにない業務のご相談、必要な部分だけの開発、既存システムとの併用、費用、公開後の保守など、個別開発をご検討いただく際の主なご質問をまとめています。
はい、ご相談いただけます。このページに掲載している画面は構成の一例であり、ご相談いただける業務や用途を限定するものではありません。掲載されていない業務や、同じ業種でも異なる運用について、現在のお困りごと、使用中の帳票やExcel、関係する担当者などを伺い、業務に合う画面や機能をご提案します。
可能です。受付と一覧、担当者と期限の管理、顧客向けの確認画面など、現在負担になっている部分だけを対象にできます。既製SaaSに含まれる多くの機能を一式で導入せず、利用者と目的を限定した小規模な構成から始める方法もあります。
残せます。既存システムを正式な記録の保存先として使用し、新しいWebシステムでは不足している受付、進捗確認、検索、公開画面などだけを追加する構成も可能です。データを二重入力しないために、どのシステムを正しい情報の保存先とするか、誰がどの時点で更新するかを確認します。自動連携が必要な場合は、既存システムのAPIや出力機能も調査します。
はい。現在のお困りごとを箇条書きにした段階でもご相談いただけます。「誰が、どのような方法で管理していて、どこに負担や不便があるか」を伺い、こちらから画面構成や運用方法をご提案します。初回のご相談と概略の構成案のご提案は無料です。使用中のExcel、帳票、メール文面、画面のスクリーンショットなどがあれば参考にしますが、資料がそろっていなくてもご相談いただけます。
追加できます。最初は対象業務を限定し、実際の運用を確認してから別の画面、権限、通知、集計などを加える方法があります。既存データの移行は、Excel・CSVの有無、項目の対応関係、重複や欠損、添付ファイルの保存状態を確認してお見積もりします。データの状態によっては、移行対象を限定する場合があります。
利用者ごとの認証、閲覧・更新権限、操作履歴、通信の暗号化、バックアップ、保存期間、削除方法、退職・契約終了時の利用停止などを確認します。必要な対策は、扱う情報、利用者、社外公開の有無、既存の社内規程によって異なります。現在のサーバー環境も確認し、必要な対策と運用上の役割を設計時に明確にします。
各シーンに表示している「対象範囲例」を中心に、一つの業務として利用できる画面と処理を構築する場合の目安です。モック内に表示されているすべてのボタン、集計、通知、外部連携を一式で含む価格ではありません。実際には、必要な画面、入力項目、利用者、権限、通知、履歴などを確認し、初期開発に含める範囲をお見積もりに記載します。
単純な合計にはなりません。利用者情報、ログイン、案件台帳、検索画面などを複数のシーンで共用できる場合があるため、重複する機能をまとめて全体構成を設計します。反対に、部門ごとに異なる権限や外部連携が必要な場合は追加設計が発生します。初期開発費と月額保守費の両方を、組み合わせる範囲に応じて算定します。
表示価格はすべて税別です。正式なお見積もりでは、対象にする画面・機能ごとの金額、月額保守費、必要に応じて発生する外部サービス利用料などを区分し、消費税を含む合計額をご案内します。
月額保守に含める内容の例は、不具合発生時の調査・修正、軽微な表示調整、利用環境や外部仕様の変更に伴う確認、運用上のご相談です。サーバー監視、バックアップ、セキュリティ更新、対応時間をどこまで含めるかは、構築先とシステムの重要度によって異なります。対象範囲は見積書と保守契約で明確にし、画面や機能の追加は個別改修としてお見積もりします。
必須ではありません。月額保守を契約しない場合も、調査、修正、機能追加のご依頼ごとに内容を確認し、スポット対応としてお見積もりできます。ただし、障害時の優先対応、定期確認、対応時間の確保は月額契約と異なり、即時対応を保証するものではありません。取り扱う情報と業務への影響を確認して選択できます。
利用する環境やサービスによって発生の有無が異なるため、ページ上の費用目安には一律に含めていません。外部API、有料のファイル保存サービス、メール配信サービスなどを利用し、サービス提供会社への支払いが必要になる場合は、初期開発費・月額保守費と分けてお見積もり時にご案内します。
原則として、お客様が現在利用している会社ドメインまたはサブドメインのサーバー内に構築します。事前に、現在ご契約のサーバーが必要条件を満たしているか（PHP・データベースの利用条件、保存容量、SSL、バックアップ、外部通信の制限など）をこちらで確認します。サーバーの仕様が分からない場合も、専門的な内容を調べてからお問い合わせいただく必要はありません。現在の環境では安定した運用が難しい場合は、必要な環境と代替案をご案内します。
「Web・電話・来館の相談を案件ごとに管理したい」「希望と確定内容を分けて記録したい」「見積の変更履歴や提出物の確認状況を一覧にしたい」といった課題について、現在の相談票や受付手順を確認したうえで画面案をご提案します。
同じ業種で検討できる、別の画面構成と情報の流れをご紹介しています。
受付、予約、顧客・案件管理、申請・承認など、必要な業務や機能に近いWebシステムの開発例をご紹介します。
