深夜の相談でも迷わない｜一次受付の要点をフォームで固定する

夜間の電話は、情報が断片的になりがちです。折り返しが増えるほど、ご家族の負担も現場の手戻りも増えます。
最初の一報では「今すぐ必要な要点」だけを確実に残し、細部は翌日の打合せで詰める形が現実的です。

一次受付で外しにくい5項目

• 折り返し先（代表者、電話番号、つながりやすい時間帯）
• ご逝去場所（病院・施設・自宅など）と移動の制約
• 希望の実施場所（会館／寺院／自宅など、候補だけでも可）
• 希望の時期（通夜・告別式の目安、火葬場の都合）
• 人数感（親族中心か、一般もあるか、ざっくりで可）

「未確定」を前提にした設計

宗派や会場は、その場で確定できないことが多いです。未確定のまま進める欄があると、回答のハードルが下がります。

社内向けサマリを自動で作る

フォームの回答をそのままメール転送するだけだと、要点が埋もれます。
「会場候補」「人数感」「期限」「未確定事項」だけを抜き出したサマリがあると、翌朝の段取りが早くなります。