介護施設では、感染症の発生、面会制限、フロア移動、行事の中止など、急ぎで伝えるべきお知らせが突然出ます。
紙の配布と電話確認で回すと、印刷・封入・切手の手間に加えて、「届いていない」「どこを見ればいいか分からない」という問い合わせが重なり、担当者の手が止まりやすくなります。
急ぎ連絡が伝わらない時、原因は一つではありません。たとえば、家族が複数人いて連絡先が分散している、メールの件名が埋もれる、紙が他の郵便物に混ざる、などが同時に起きます。
ここで大事なのは、伝達の入口を一つにすることです。「この施設の案内はマイページに残る」という状態を作っておくと、電話での説明も短くなります。
急ぎ連絡は、通常のお便りと同じ一覧に並ぶと見落としが出ます。重要フラグを用意し、家族側の画面で上部表示にしたり、未読の時だけ強い通知を出したりすると、確認のばらつきが小さくなります。
また、内容が長いほど読まれにくいので、冒頭に要点を短く書き、詳細は本文とPDFに分けると混乱が減ります。
既読一覧がないと、職員側は全員に電話するしかなくなります。既読確認ができれば、「未読の家族だけ」に絞ってフォローできます。
さらに、家族ごとに連絡優先度（第一連絡先／共有のみ）を持てると、緊急時の動きも整います。急ぎ連絡ほど、全員一斉ではなく、確認の順番が必要です。
急ぎ連絡は、後日になって「そんな話は聞いていない」という食い違いが起きがちです。公開日時、更新履歴、既読状況が残っていれば、事実関係の確認がすぐにできます。
紙の控えや電話メモでは追いにくい部分を、画面の履歴で置き換えるイメージです。
家族が見返せる場所があると、短い案内でも成立します。急ぎ連絡は「全部を書き切る」より、まず確実に見てもらい、必要な人だけが詳細を開ける方が安全です。
この考え方は、お知らせ・請求明細を家族が見られるポータルサイト（家族用マイページ）のように、公開と通知と履歴を一続きで扱う形と相性が良いです。株式会社インテンスでも、緊急度が高い案内ほど「操作を迷わせない順番」を優先して設計します。