パターン1： 急ぎの案内ほど、公開対象と連絡方法の確認が必要になる
面会方法の変更や感染症に関する案内では、対象施設・フロア、開始日時、終了条件、問い合わせ先などを正確に知らせる必要があります。
一斉公開だけで連絡完了とせず、通知を送れなかった家族や、電話確認が必要な家族を職員が判断できる状態が必要です。
お知らせ・請求明細を家族が見られるポータルサイト（家族用マイページ）
Webシステムのカスタマイズ制作
介護施設からご家族へ案内する内容には、面会方法の変更、感染症発生時の連絡、行事予定、料金改定、毎月の請求明細などがあります。全家族へ知らせる案内もあれば、入居者やご家族ごとに公開先を指定する書類もあります。
郵送、電話、メールを併用していると、どのご家族に何を案内したか、最新の資料を渡せているか、面会日時が確定しているかを確認する場面が増えます。過去のお知らせや請求書類を再送するたびに、担当者が保管場所を調べることもあります。
このページでは、お知らせ、面会予約、請求明細・料金改定資料を家族用マイページで扱う場合の画面例を紹介します。職員は公開先や公開期間を確認して登録し、ご家族はスマートフォンやタブレットから自分に公開された情報を閲覧します。
公開に合わせてメールなどの通知を送るほか、通知の送信結果やマイページの閲覧日時を確認できる構成も可能です。ただし、送信履歴や閲覧日時だけで、通知の到達や内容への理解・同意まで確認できるわけではありません。重要な連絡は、施設で定めた電話連絡などの手順と併用します。
既存の入居者管理、介護記録、会計・請求システムをそのまま利用し、家族用マイページには確定済みの案内やPDFを公開する方法もあります。どのシステムを基準データとするか、家族アカウントへどの情報を見せるかを確認したうえで、必要な範囲を設計します。
このような施設業務を想定しています
- 面会方法の変更や感染症に関する案内を、対象となるご家族へ速やかに知らせたい。
- 郵送、電話、メールで案内先や送付履歴を個別に確認しており、職員の作業を見直したい。
- 重要なお知らせについて、通知の送信結果とマイページの閲覧状況を分けて確認したい。
- 請求明細や料金改定資料を、対象となるご家族だけが過去分も含めて閲覧できるようにしたい。
- 電話で受け付けている面会予約を、空き枠の公開、申込、確定、変更・取消まで管理したい。
- 複数のご家族が利用する場合に、続柄や役割に応じて閲覧できる情報を分けたい。
このページで紹介する3つの画面
お知らせ、面会予約、請求書類の3画面を取り上げます。下の「管理画面・家族画面の構成イメージ」で、登録項目や状態の表示例をご覧いただけます。
操作の流れが分かるミニデモ（疑似画面）
タブとステップ（1〜4）を切り替えると、3つの利用場面について施設側と家族側の操作例を確認できます。表示される状態や処理は検討用であり、実際の受付方法や確定条件を示すものではありません。
タブとステップを選ぶと、右側の疑似画面も切り替わります。
A
重要なお知らせを下書きし、公開対象・期間・添付資料を確認します
本文と要点、添付資料の版を確認し、必要に応じて施設内の承認を経て公開します。
A
対象家族のマイページへ公開し、設定した方法で通知を送信します
重要表示や上部固定を設定できます。メールについては送信成功と到達失敗を分けて記録します。
A
通知結果と閲覧日時を確認し、施設の連絡手順に沿って対応します
閲覧日時は内容への理解や同意を示すものではないため、重要度に応じて電話などで確認します。
A
公開内容、通知結果、閲覧日時をお知らせごとに記録します
公開後に内容を訂正した場合は、旧版と訂正版、再通知の日時を区別して残します。
B
面会枠と、人数・申込期限・施設確認の要否を登録します
入居者やフロアごとに条件が異なる場合は、家族側に表示する枠と注意事項を分けます。
B
家族が希望枠を選び、面会人数や連絡事項を入力します
送信時点では申込受付とし、予約確定前であることが分かる表示にできます。
B
施設の設定に応じて、自動確定または職員確認後の確定となります
確定、変更、取消のたびに家族へ通知し、変更者と日時を記録します。
B
確定済みの予約を日付別に表示し、必要に応じてCSVで出力します
確認待ちの申込や取消済みの予約を、当日の来訪予定へ含めないよう状態を分けます。
C
請求明細PDF／料金改定PDFを登録し、対象者と版を確認します
入居者、対象月、請求先家族、ファイルの版が一致しているか、公開前に確認します。
C
指定した家族アカウントだけに公開し、メールなどで更新を知らせます
通知文には請求内容を直接記載せず、認証後のマイページでPDFを閲覧する構成にできます。
C
閲覧日時を確認し、未閲覧の家族には必要に応じて別の方法で案内します
閲覧記録は請求内容への了承や支払確認とは別の情報として扱います。
C
過去分と訂正版を区別し、家族が公開中の資料を参照できるようにします
保存期間を過ぎた資料や公開停止後の資料を、家族画面に残すかどうかも事前に決めます。
運用メモ（担当者と確認時期の例）
※ 担当者と確認時期は一例です。案内の種類、施設内の承認方法、既存システムとの分担によって変わります。
① 公開準備事務担当／案内の担当部門
元資料、公開対象、公開期間、添付ファイルを確認し、下書きを登録します
確認時期：公開前
② 公開・通知システム／事務担当
マイページへ公開し、通知の送信結果や配信不能を確認します
確認時期：公開直後
③ 重要案内の確認事務担当／生活相談員
通知できなかった家族や未閲覧の家族を確認し、施設の連絡手順に沿って対応します
確認時期：案内の重要度に応じて
④ アカウント・履歴管理事務担当／システム管理者
家族の追加・変更・利用停止、公開資料の訂正、保存期限を確認します
確認時期：変更時／施設で定めた確認日
※ デジタルでの確認が難しいご家族には、郵送や電話を残す場合があります。ポータルへ移す案内と、従来の連絡方法を続ける案内をあらかじめ決めておきます。
家族への案内で確認が増える場面
パターン2： 同じ案内の旧版と訂正版が残り、どれを見ればよいか分かりにくい
面会時間や料金に変更があった場合、以前のPDFやメールが家族の手元に残っていると、最新の内容を判断しにくくなります。
公開日だけでなく、資料の版、訂正理由、再通知日、現在公開している資料を記録すると、職員も家族も参照先を確認できます。
パターン3： 面会の申込受付と予約確定が同じ状態になっている
家族が空き枠を選んだあとに職員の確認が必要な施設では、申込送信の時点で予約確定と表示すると来訪日時の認識が食い違います。
申込受付、確認待ち、確定、変更、取消を分け、家族と施設の双方に現在の状態を表示する必要があります。
パターン4： 請求書類の公開先や訂正版の扱いを個別に確認している
請求明細には入居者ごとの情報が含まれるため、ファイル名だけで判断せず、対象月、入居者、請求先家族、公開先アカウントを確認してから公開します。
金額や内訳を訂正した場合は、旧版の公開停止、訂正版の登録、再通知を別々に記録できる画面が必要です。
管理画面・家族画面の構成イメージ
以下は検討用の画面です。実際の公開手順、家族アカウントの権限、通知方法、予約の確定条件は、施設の業務に合わせて設計します。
既存の入居者管理・会計・請求システムがある場合は、そこで確定した情報やPDFを受け取り、家族用マイページは公開・通知・閲覧履歴を担当する構成も選べます。
重要なお知らせを公開し、通知の送信結果と家族の閲覧状況を確認したい（施設：PC／家族：タブレット）
重要なお知らせは、下書き、施設内確認、公開、通知、公開終了までの各段階を画面に表示します。
公開先を全家族、施設・フロア単位、入居者単位などから選び、通知の送信結果と家族側の閲覧日時をお知らせごとに確認できる構成です。閲覧日時は、内容への理解や同意とは分けて扱います。
- 下書き・確認・公開（要点／本文／添付資料）
- 公開対象・公開日時・終了日時・重要表示
- 通知送信結果（送信成功／配信不能）
- 閲覧日時（未閲覧者への連絡判断に利用）
画面イメージ：重要なお知らせ作成＋一斉配信
この操作の結果：公開した案内、通知の送信結果、家族側の閲覧日時をお知らせごとに確認できます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
面会枠の公開から申込、確定、変更・取消まで家族ポータルで受け付けたい（施設：PC／家族：スマートフォン／タブレット）
施設側で面会可能な日付・時間帯・定員・申込期限を登録し、家族側には利用できる枠だけを表示します。
家族が希望枠と面会人数、施設へ伝えたい事項を送信したあと、自動で予約を確定するか、職員の確認を経て確定するかは施設ごとに設定します。持込品や飲食物に関する注意事項は、自由記入欄だけに任せず予約画面にも表示します。
- 面会可能枠（空き状況／定員／申込期限）
- 申込受付・確認待ち・確定・変更・取消
- 面会人数・来訪者情報・施設への連絡事項
- 申込受付通知と予約確定通知の区別
画面イメージ：面会予約（時間枠の選択）＋申し送り事項
この操作の結果：申込内容が施設側へ届き、設定に応じて自動確定または確認待ちとして表示されます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
請求明細・料金改定資料を対象家族だけに公開し、過去分も参照できるようにしたい（施設：PC／家族：タブレット）
既存の会計・請求システムから出力したPDFを、対象となる家族アカウントへ公開します。登録時には、入居者、請求先、対象月、ファイルの版を照合します。
公開後は通知の送信結果と閲覧日時を確認できますが、閲覧を請求内容への了承や支払完了とは扱いません。訂正が発生した場合は、旧版の公開停止と訂正版の再通知を記録します。
- 請求明細PDF（入居者／請求先家族／対象月）
- 料金改定資料（適用日／公開対象／版）
- 公開通知（本文には請求内容を記載しない）
- 過去分・訂正版（公開期間／検索／再閲覧）
画面イメージ：請求明細／料金改定（PDF配布＋履歴）
この操作の結果：対象家族だけに請求PDFを公開し、公開期間中は過去分も参照できます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
Webシステムで改善できること
-
1. 下書き・施設内確認・公開を分け、公開前の確認者を明確にする
本文、添付資料、公開対象、公開期間を確認したうえで公開し、訂正時には旧版と訂正版を区別します。
-
2. 通知の送信結果とマイページの閲覧日時を別々に記録する
メールを送信できなかった家族と、通知後もマイページを閲覧していない家族を分け、施設側で次の連絡方法を判断します。
-
3. 入居者と家族アカウントの関係に応じて閲覧範囲を設定する
お知らせは閲覧できても請求明細は代表者だけに見せるなど、続柄や役割ごとの権限を設定します。家族の変更や利用終了時には権限も更新します。
-
4. 面会申込と予約確定を分け、変更・取消も同じ画面で管理する
申込期限、定員、職員確認の要否を設定し、家族側と施設側に現在の予約状態を表示します。
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5. 既存システムとの担当範囲とデータ更新の基準を決める
入居者情報や請求額は既存システムを基準とし、ポータルでは確定済みの情報を公開するなど、登録元と更新方法を決めます。
初期導入の範囲
機能を限定して導入する場合でも、家族アカウントの本人確認、閲覧権限、操作履歴、利用停止の方法は最初に設計します。
そのうえで、現在の連絡方法や確認作業に応じて、最初に公開する機能を選びます。
- 施設共通のお知らせ（下書き／公開／通知結果／閲覧日時）
- 家族別の請求明細PDF（公開対象／対象月／版／保存期間）
- 面会予約（空き枠／申込／確認待ち／確定／変更・取消）
その後、行事参加の申込やアンケートなどへ対象を広げられます。同意書を扱う場合は、本人確認、文書の版、同意日時、撤回や再取得の条件を別途設計します。
ご相談前に確認したい事項
現在の連絡方法と既存システムについて、次の内容を確認できると、必要な画面とデータの扱いを検討できます。
- 案内の種類と連絡方法（郵送／電話／メール／SMS等）、緊急時にポータル以外で連絡する条件
- 家族アカウントの発行・本人確認・利用停止、複数家族の続柄と閲覧権限
- 入居者管理・会計・請求システムから受け取るデータ、PDFの作成元、訂正時の更新方法
- 面会予約の条件（公開する枠、定員、申込期限、自動確定／職員確認、変更・取消期限）
- 通知結果・閲覧日時・操作履歴の保存期間、未閲覧時の対応、問い合わせ窓口
医療機関・介護施設向けのほかの活用例は、 医療・介護向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
介護施設向け家族ポータルについて相談したい方へ
現在の家族連絡、請求書類の渡し方、面会予約の受付方法を伺い、既存システムを使い続ける部分と、家族用マイページで扱う部分を確認したうえで画面案をご提案します。
