パターン1： 急ぎの案内が「紙＋電話」になり、職員の手が止まる
面会制限や感染症関連の案内は、早さと確実さの両方が求められます。
ただ、紙の配布と電話確認が重なると通常業務が押されやすくなり、現場の負担も大きくなりがちです。
お知らせ・請求明細を家族が見られるポータルサイト（家族用マイページ）
Webシステムのカスタマイズ制作
介護施設では、「感染症の発生・面会制限」「行事の案内」「料金改定」「毎月の請求明細」など、ご家族へ確実に伝えたい案内が何度も発生します。
ただ、紙の郵送は印刷・封入・切手の手間だけでなく、「届いていない」「どこに書いてあるのか分からない」といった問い合わせも重なり、担当者の負担もコストも少しずつ大きくなりがちです。
家族用マイページ（ポータル）を用意しておくと、案内を公開したタイミングで家族へ自動メール通知を送り、家族はマイページ上で内容を確認できます。
感染症の発生や面会制限など、急ぎの一斉案内も同じ画面からまとめて配信でき、既読状況や履歴も残せます。
さらに、面会予約の入口も同じポータルにまとめておくと、予約の電話対応や時間調整のやり取りも抑えやすくなります。
こんな施設業務の方に向いています
- 感染症・面会制限など、急ぎの案内を家族へ一斉に届けたい。
- 紙の郵送にかかる印刷・封入・切手のコストと、電話や窓口での問い合わせ対応を減らしたい。
- 案内を見てもらえたか分からず、未確認の家族へのフォローがしづらい。
- 請求明細や料金改定の案内について、毎月のように確認の電話が入る。
- 面会予約が電話中心で、空き枠確認や時間調整のやり取りが増えやすい。
- 職員側はPCでまとめて管理し、ご家族にはスマホやタブレットで見てもらえる形にしたい。
このページで扱うシーン
ここで挙げるシーンは、下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の画面に対応しています。
クリックで流れを追えるミニデモ（疑似遷移）
シーン（タブ）とステップ（1〜4）を切り替えると、説明と画面（疑似）が連動します。施設側の運用は、この下の「運用メモ（担当と工数）」で短くまとめています。
上のタブ（シーン）とステップ（1〜4）を切り替えると、右の画面（疑似）も連動します。
A
重要なお知らせを作成し、必要ならPDFも添付できる状態にします
「本文＋要点＋添付」の形にしておくと、家族にも伝わりやすくなります。
A
家族へ自動メール通知とポータル通知を同時に送ります
急ぎの一斉案内は「重要」扱いにして上部固定する運用も可能です。
A
既読状況を見ながら、未確認の家族だけにフォローできます
一斉に電話をかけるのではなく、必要な相手だけに連絡できます。
A
履歴が残るので、後からの説明や確認にも使えます
「いつ公開したか」「誰が確認したか」が分かると、問い合わせも減りやすくなります。
B
面会枠（時間帯）を公開し、受付ルールを先に決めておきます
人数制限や受付締切も、画面上で分かるようにできます。
B
家族が時間枠を選び、申し送り事項も入力します
当日の準備に役立つ情報を、予約の段階で受け取れます。
B
予約が確定し、家族へ確定通知が送られます
確定や変更の履歴が残るため、行き違いを抑えやすくなります。
B
予約一覧（CSV出力）で当日の準備がしやすくなります
電話メモを追うのではなく、一覧を見ながら確認できます。
C
請求明細PDF／料金改定PDFを登録し、公開範囲を指定します
家族ごとに公開対象を分ける運用も想定できます。
C
公開と同時に自動メール通知し、家族はマイページで閲覧します
郵送を待たずに確認できるようになるため、問い合わせのきっかけも減らしやすくなります。
C
閲覧状況を確認し、必要な家族だけに補足できます
全員へ電話するのではなく、未確認の方だけ拾えます。
C
過去分を一覧で残し、見返しや再送依頼を減らします
「先月の明細をもう一度見たい」といった問い合わせも受けやすくなります。
運用メモ（担当と工数の目安）
※ 一般的な運用イメージです。施設の体制や既存システムに合わせて調整できます。
① 登録事務担当
お知らせやPDFを登録し、必要な範囲だけ対象家族を選びます
目安：3〜5分
② 通知自動
公開と同時に家族へメール通知（※LINE連携も設計可）
目安：作業なし
③ 対応事務／相談員
既読・未読を見ながら、未確認の家族だけフォローします
目安：問い合わせが減少
④ 月次事務担当
履歴検索やCSV出力で確認・保管（面会予約も一覧で管理）
目安：5分程度
※ 郵送（印刷・封入・切手）や電話での個別説明が減ることで、事務作業時間と通信・郵送費の削減につながります。
施設で起きがちな運用上の課題
パターン2： 「届いた？」「どこに書いてある？」の問い合わせが積み上がる
ご家族は忙しく、紙のお知らせがほかの郵便物に埋もれてしまうこともあります。
履歴が残らないと、同じ説明を何度も繰り返すことになり、電話対応の時間も膨らみます。
パターン3： 面会予約が電話中心で、調整のやり取りが続く
「空いている時間」「人数制限」「締切」「当日の注意」など、確認事項が多いほどやり取りは増えます。
時間枠を選ぶ方式にしておくと、受付の入口がそろい、調整も短く済ませやすくなります。
パターン4： 請求明細や料金改定について、毎月のように確認が入る
ご家族が必要なときに過去分を見返せる状態にしておくと、再送依頼や電話確認はかなり減らしやすくなります。
PDF公開、自動通知、履歴表示を組み合わせると、この部分の負担が軽くなってきます。
ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集
画面は検討用のイメージです。実際は、施設の運用に合わせて必要な範囲を設計し、カスタマイズで制作します。
既存の会計・請求システムがある場合は、PDF生成やCSV出力の流れに合わせて、ポータル側は「公開」と「通知」に役割を絞る形も可能です。
感染症発生・面会制限などの急ぎ案内を、家族へ同時配信して既読確認まで行いたい（施設：PC／家族：タブレット）
急ぎの案内は、作成・配信・既読確認が別々になるほど漏れが出やすくなります。
同じ画面の中で「重要フラグ」「一斉配信」「自動メール通知」「既読一覧」まで扱える構成を想定しています。
- お知らせ作成（要点＋本文＋PDF添付）
- 重要フラグ（上部固定／強い通知）
- 家族への自動メール通知（公開と同時）
- 既読一覧（未読だけフォロー）
画面イメージ：重要なお知らせ作成＋一斉配信
この操作の結果：案内がマイページに残り、家族へ自動メール通知と既読確認ができます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
面会予約を「時間枠の選択」にして、申し送り事項も受け取りたい（施設：PC／家族：スマートフォン／タブレット）
面会予約は、空き状況とルールの説明が増えるほど電話のやり取りが増えます。
ご家族が時間枠を選び、申し送り事項（例：本人の好きなお菓子を買って行く）も入力できるようにしておくと、当日の準備もしやすくなります。
- 時間枠の選択（満席表示／人数制限）
- 受付締切（例：前日17時まで）
- 申し送り事項（家族からのメッセージ）
- 確定通知（メール／ポータル通知）
画面イメージ：面会予約（時間枠の選択）＋申し送り事項
この操作の結果：予約が確定し、申し送り事項が施設側の一覧に残ります
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
請求明細・料金改定をPDFで配布し、問い合わせを減らしたい（施設：PC／家族：タブレット）
請求に関する案内は、ご家族が必要なタイミングで見返せるようにしておくと、再送依頼や電話確認がかなり減ります。
PDF登録から自動通知、マイページでの閲覧、過去分の履歴表示までを一続きにした構成です。
- 請求明細PDF（家族別公開も想定）
- 料金改定PDF（重要表示）
- 自動メール通知（公開と同時）
- 過去分一覧（検索／再閲覧）
画面イメージ：請求明細／料金改定（PDF配布＋履歴）
この操作の結果：請求PDFが履歴として残り、ご家族がいつでも見返せます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
Webシステムでどう回しやすくするか
-
1. 「公開」と「通知」を同じ画面に置いて、案内の出し忘れを減らす
公開だけ、通知だけ、と別々にならないように、同じ流れで実行できる作りにします。
-
2. 急ぎ案内は「重要」扱いにして、家族側の画面でも目立たせる
上部固定、強い通知、未読抽出など、優先度を分けて扱えるようにします。
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3. 家族用マイページに履歴を残して、電話問い合わせを減らす
あとから見返せる状態があるだけでも、再送依頼や確認の電話はかなり減らしやすくなります。
-
4. 面会予約は「時間枠の選択」にして、やり取りを減らす
満席、締切、人数制限などのルールを画面で分かるようにします。
-
5. 申し送り事項を受け取れるようにして、当日の準備につなげる
短いメッセージでも、現場側には助かる情報になることがあります。
小さく始めるならどこからか
最初から全部を入れず、コストと負担が大きいところから手を付ける方が進めやすいです。
初期は、次の2〜3点から始めるケースが多いです。
- 重要なお知らせ配信（自動メール通知＋既読確認）
- 請求明細PDFの公開（履歴一覧＋検索）
- 面会予約（時間枠の選択＋締切＋申し送り事項）
運用が落ち着いてきたら、イベント案内、アンケート、同意書の回収など、施設ごとの課題に合わせて広げていく形が現実的です。
ご相談いただくときのポイント
ご相談時には、次のような情報があると話を進めやすくなります。
- 家族への通知手段（メール／SMS／LINE等）と、緊急時の扱い（重要フラグ）
- 家族アカウントの管理（複数家族／続柄／閲覧範囲）
- 請求明細の出し方（既存会計システムからPDFを出せるか、月次の流れ）
- 面会予約のルール（時間枠の選択、人数制限、締切、承認の要否）
- 既読確認をどこまで求めるか（重要だけ／全件など）
医療・介護全体としての活用イメージは、 医療・介護向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
介護向けWebシステム制作について相談したい方へ
「急ぎの案内を一斉に届けたい」「郵送と問い合わせの負担を減らしたい」「面会予約を時間枠から選べるようにしたい」など、今ある困りごとからご相談いただけます。
