パターン1： 急ぎ案内が「紙＋電話」になり、職員の手が止まる
面会制限や感染症関連の案内は、スピードと確実性が求められます。
ただ紙の配布と電話確認が重なると、通常業務が押されやすく、現場の負担が増えがちです。
お知らせ・請求明細を家族が見られるポータルサイト（家族用マイページ）
Webシステムのカスタマイズ制作
介護施設では、「感染症の発生・面会制限」「行事の案内」「料金改定」「毎月の請求明細」など、ご家族に必ず伝える案内が繰り返し発生します
ただ、紙の郵送は印刷・封入・切手に加えて、問い合わせ（「届いてない」「どこに書いてある？」）の対応が重なり、担当側の負担とコストが積み上がりやすいです。
家族用マイページ（ポータル）を用意すると、案内をアップしたタイミングで家族へ自動メール通知を送り、家族はマイページで内容を見返せます。
急ぎの一斉案内（感染症発生、面会制限、重要連絡）も「同じ画面から同時配信」でき、既読状況と履歴が残ります。
さらに、面会予約（時間枠の選択）の入口も同じポータルに置くと、予約の電話対応や調整の往復が減りやすいです。
こんな施設業務の方に向いています
- 感染症・面会制限など「急ぎの案内」を、家族へ漏れなく同時に届けたい。
- 紙の郵送（印刷・封入・切手）コストと、問い合わせ対応（電話・窓口）の工数を減らしたい。
- 案内の既読状況が見えず、「見ていない家族」へのフォローが難しい。
- 請求明細や料金改定の説明が、毎月のように問い合わせになっている。
- 面会予約が電話中心で、時間枠調整の往復が発生しやすい。
- 職員側の作業はPCでまとめて、家族はスマホ／タブレットで見られる形にしたい。
このページで扱うシーン
ここで挙げるシーンは、下の「ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集」の画面に対応しています。
クリックで流れを追えるミニデモ（疑似遷移）
シーン（タブ）とステップ（1〜4）を切り替えると、説明と画面（疑似）が連動します。施設側の運用は、この下の「運用メモ（担当と工数）」で短くまとめています。
上のタブ（シーン）とステップ（1〜4）を切り替えると、右の画面（疑似）が連動します。
A
重要なお知らせを作成し、PDFも添付できる状態にします
「本文＋要点＋添付」の形にすると、説明が短くなります。
A
家族へ自動メール通知＋ポータル通知を同時に送ります
急ぎの一斉案内は「重要」扱いにして上部固定も可能です。
A
既読状況を見て、未読だけにフォローできます
電話の一斉確認ではなく「必要な家族だけ」へ対応できます。
A
履歴として残り、後から見返せます（監査・説明にも）
「いつ公開」「誰が読んだ」が残ると、問い合わせが減ります。
B
面会枠（時間帯）を公開し、受付ルールを決めます
人数制限や受付締切も、画面上で固定できます。
B
家族が時間枠を選び、申し送り事項も入力します
当日の準備や会話のきっかけになる情報が先に集まります。
B
予約が確定し、家族へ確定通知が送られます
確定・変更の履歴が残るので、言った言わないが減ります。
B
予約一覧（CSV出力）で当日の準備が回しやすくなります
電話メモではなく、一覧で見て確認できます。
C
請求明細PDF／料金改定PDFを登録し、公開範囲を指定します
家族ごとの公開（対象者のみ）も想定できます。
C
公開と同時に自動メール通知し、家族はマイページで閲覧します
郵送待ちがなくなり、問い合わせのタイミングも減ります。
C
閲覧状況を確認し、必要な家族だけに補足できます
全員に電話するのではなく、未読だけを拾えます。
C
過去分を一覧で残し、見返し・再送依頼を減らします
「先月の明細もう一度」対応が減りやすいです。
運用メモ（担当と工数の目安）
※ 一般的な運用イメージです。施設の体制や既存システムに合わせて調整できます。
① 登録事務担当
お知らせ／PDF登録、対象家族の選択（必要な範囲だけ）
目安：3〜5分
② 通知自動
公開と同時に家族へメール通知（※LINE連携も設計可）
目安：作業なし
③ 対応事務／相談員
既読・未読で切り分け、未読だけフォロー（電話の一斉確認を避ける）
目安：問い合わせが減少
④ 月次事務担当
履歴検索／CSV出力で確認・保管（面会予約も一覧で管理）
目安：5分程度
※ 郵送（印刷・封入・切手）や、電話での個別説明が減ることで、事務作業時間・通信郵送費の削減につながります。
施設で起きがちな運用上の課題
パターン2： 「届いた？」「どこに書いてある？」の問い合わせが積み上がる
家族側は忙しく、紙が他の郵便物に埋もれやすいです。
履歴が残らないと、説明が繰り返しになり、電話対応の時間が膨らみます。
パターン3： 面会予約が電話中心で、調整の往復が続く
「空いている時間」「人数制限」「締切」「当日の注意」など、確認事項が多いほど往復が発生します。
時間枠選択にしておくと、受付の入口が揃い、調整が短くなります。
パターン4： 請求明細や料金改定は、問い合わせが毎月のように起きる
家族が「過去分を見返せる」状態にしておくと、再送依頼や電話確認が減りやすいです。
PDF公開＋自動通知＋履歴の組み合わせが効いてきます。
ダッシュボード（管理画面）構成イメージ集
画面は検討用のイメージです。実際は、施設の運用に合わせて必要な範囲を設計し、カスタマイズで制作します。
既存の会計・請求システムがある場合は、PDF生成やCSV出力の運用に合わせて「ポータル側は公開と通知」に寄せる形も可能です。
感染症発生・面会制限などの急ぎ案内を、家族へ同時配信して既読確認まで行いたい（施設：PC／家族：タブレット）
「急ぎの案内」は、作成・配信・既読確認が分断されるほど漏れやすくなります。
同じ画面で「重要フラグ」「一斉配信」「自動メール通知」「既読一覧」まで揃える想定です。
- お知らせ作成（要点＋本文＋PDF添付）
- 重要フラグ（上部固定／強い通知）
- 家族への自動メール通知（公開と同時）
- 既読一覧（未読だけフォロー）
画面イメージ：重要なお知らせ作成＋一斉配信
この操作の結果：案内がマイページに残り、家族へ自動メール通知＋既読確認ができます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
面会予約を「時間枠の選択」にして、申し送り事項も受け取りたい（施設：PC／家族：スマートフォン／タブレット）
面会予約は、空き状況とルールの説明が増えるほど電話の往復が増えます。
家族が時間枠を選び、申し送り事項（例：本人の好きなお菓子を買って行く）も入力できる形にしておくと、当日の準備が回しやすくなります。
- 時間枠の選択（満席表示／人数制限）
- 受付締切（例：前日17時まで）
- 申し送り事項（家族からのメッセージ）
- 確定通知（メール／ポータル通知）
画面イメージ：面会予約（時間枠の選択）＋申し送り事項
この操作の結果：予約が確定し、申し送り事項が施設側の一覧に残ります
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
請求明細・料金改定をPDFで配布し、問い合わせを減らしたい（施設：PC／家族：タブレット）
請求関連は、家族が「必要なタイミングで見返せる」状態にしておくと、再送依頼や電話確認が減りやすいです。
PDF登録→自動通知→マイページ閲覧→履歴（過去分一覧）までを一続きにします。
- 請求明細PDF（家族別公開も想定）
- 料金改定PDF（重要表示）
- 自動メール通知（公開と同時）
- 過去分一覧（検索／再閲覧）
画面イメージ：請求明細／料金改定（PDF配布＋履歴）
この操作の結果：請求PDFが履歴として残り、家族がいつでも見返せます
システム画面のイメージはPC、タブレット、スマホ横向きでご覧ください。
Webシステムでどう回しやすくするか
-
1. 「公開」と「通知」を同じ画面に置いて、案内の出し忘れを減らす
公開だけ／メールだけにならないように、同時に実行できる作りにします。
-
2. 急ぎ案内は「重要」扱いにして、家族側の画面で目立たせる
上部固定・強い通知・未読抽出など、優先度を扱えるようにします。
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3. 家族用マイページに履歴を残して、電話問い合わせを減らす
「見返せる」状態があるだけで、再送依頼や確認が減りやすいです。
-
4. 面会予約は「時間枠の選択」にして、往復を減らす
満席・締切・人数制限などのルールを画面で固定します。
-
5. 申し送り事項を受け取れるようにして、当日の準備に繋げる
小さなメッセージでも、現場側が助かるケースが出てきます。
小さく始めるならどこからか
最初から全部を入れず、コストと負担が出やすいところから始める方がスムーズです。
初期は、次の2〜3点から始めるケースが多いです。
- 重要なお知らせ配信（自動メール通知＋既読確認）
- 請求明細PDFの公開（履歴一覧＋検索）
- 面会予約（時間枠の選択＋締切＋申し送り事項）
運用が回ってきた段階で、イベント案内、アンケート、同意書の回収など、施設の課題に合わせて拡張していきます。
ご相談いただくときのポイント
ご相談時には、次のような情報があると話を進めやすくなります。
- 家族への通知手段（メール／SMS／LINE等）と、緊急時の扱い（重要フラグ）
- 家族アカウントの管理（複数家族／続柄／閲覧範囲）
- 請求明細の出し方（既存会計システムからPDFを出せるか、月次の流れ）
- 面会予約のルール（時間枠の選択、人数制限、締切、承認の要否）
- 既読確認をどこまで求めるか（重要だけ／全件など）
医療・介護全体としての活用イメージは、 医療・介護向けWebシステム活用アイデア でもご覧いただけます。
介護向けWebシステム制作について相談したい方へ
「急ぎの案内を同時配信したい」「郵送と問い合わせのコストを減らしたい」「面会予約を時間枠から選択したい」など、現状の困りごとから一緒に詰められます。
