面会予約は、家族の希望と施設のルールがぶつかりやすい業務です。
「空いている時間」「人数制限」「受付締切」「当日の注意」など、確認事項が増えるほど電話の往復が発生し、職員側の負担も家族側のストレスも積み上がります。
電話予約が増えるほど、次のような行き違いが出ます。
面会予約を安定させるコツは、候補日時を“聞く”のではなく“選べる”形にすることです。施設側が時間枠を公開し、家族はその枠から選びます。満席表示や締切表示が出るだけでも、電話が減りやすくなります。
ここでルールを画面で見せるのが重要です。人数制限や持ち込み禁止、当日の受付方法など、毎回同じ説明になりやすい部分は、予約画面の中で固定しておくと再説明が減ります。
予約だけだと、「当日になって初めて分かる」ことが残ります。たとえば、差し入れの予定、本人に伝えてほしいこと、体調に関する心配事などです。予約と同時に短い申し送り事項を受け取れると、職員側が事前に準備できます。
長文は不要で、数行で十分です。入力項目を絞ると、家族も書きやすくなります。
予約が確定したら、家族へ自動通知し、ポータル上にも履歴として残します。変更があった場合も履歴が残れば、後で確認ができます。
電話メモに頼ると、伝達ミスや聞き間違いが起きやすいので、確認の根拠を画面に寄せていく方が安全です。
面会予約の導線が複数あると、家族は迷います。お知らせ、面会、請求などがバラバラだと、結局電話に戻りやすいです。
お知らせ・請求明細を家族が見られるポータルサイト（家族用マイページ）のように、家族が見る入口を一本にしておくと、案内もしやすくなります。株式会社インテンスでも、面会予約は「枠公開→選択→確定→履歴」の順番を崩さない設計を基本にしています。