介護施設では、同意が必要な書類や、家族の確認が必要な連絡が定期的に出ます。
紙だけで回すと、回収状況が見えず、差し戻しが必要になった時に履歴が残りません。電話で確認するほど、誰に何を伝えたかが曖昧になりやすいです。
紙の同意書は、返ってくるまで状況が分かりません。家族側は忙しく、封筒を出しそびれることもあります。施設側は、催促の電話を入れるべきか迷い、結局、確認が遅れます。
ここで必要なのは、今どこで止まっているかが分かる状態です。未確認なのか、確認したが差し戻しなのか、それだけでも動きが変わります。
同意依頼は、長い説明ほど読まれません。依頼文は短くし、「何のための同意か」「期限はいつか」「家族がやることは何か」だけを書きます。詳細な説明はPDFなどの添付に分けると分かりやすくなります。
また、家族の中で説明役が決まっていないと、同じ内容を複数の家族に伝えることになります。確認窓口を決めておくと、やりとりが落ち着きます。
全員に同じ催促をすると、家族側も不信感が出ます。提出状況が見えれば、未提出の相手にだけ連絡できます。
家族が複数人いる場合も、提出者が誰かを紐づけておけば、あとから「誰が出したか」が確認できます。
同意のやりとりは、後日になって確認が必要になる場面があります。提出日、差し戻し、再提出、確認完了の履歴が残っていれば、事実関係の説明ができます。
電話メモに頼らず、画面の履歴で確認できる状態は、担当者が替わっても引き継ぎが楽になります。
同意依頼だけ別の方法で送ると、家族は混乱します。お知らせ、請求、面会と同じ入口に置く方が、見落としが減ります。
お知らせ・請求明細を家族が見られるポータルサイト（家族用マイページ）のように、連絡の入口を統一しておくと、施設側も家族側も迷いが減ります。株式会社インテンスでも、同意や確認が絡む連絡ほど「入口の一本化」と「履歴」を優先して設計します。