歯科の予約運用を安定させる｜目的と所要時間を入力で固定する設計

予約の取り直しや二重予約が続くと、現場は電話対応で疲弊します。
原因の多くは、予約の目的と所要時間が曖昧なまま登録されることです。
入力設計でズレを減らす考え方をまとめます。

1. 予約メニューは「治療名」より「目的」で選ばせる

患者は専門用語より目的で選びます。目的ベースにすると、初診でも選びやすく、所要時間も合わせやすくなります。

• 例：痛み／詰め物が取れた／定期検診／矯正相談 など
• 自由記述は最後に一行だけ（長文は別の問診へ）
• 初診は必ず別メニューにする（情報量が違う）

2. 所要時間は「メニュー側」で決めて、予約側では変えない

現場が都度調整するとブレます。基本はメニューごとに所要時間を固定し、例外だけスタッフが変更できる形が回ります。

• 固定時間：15/30/45/60分など刻みを決める
• 例外対応：長引いたときのバッファ枠を用意する
• 複数メニュー：組み合わせで自動加算できると強い

3. リマインドは「来院前に知りたいこと」を短く

リマインドは出せば良いわけではありません。持ち物、注意点、キャンセル連絡の方法など、来院前に必要な情報だけに絞ります。

• 送信タイミング：前日と当日朝など、2回までにする
• 文面：予約日時→目的→連絡先の順
• キャンセル：ボタンで連絡できると無断欠席が減ることがあります

4. 家族予約は「患者」を先に選ばせる

家族まとめて予約したいケースは多いです。予約の入り口で「誰の予約か」を先に確定し、家族の切り替えができるようにすると混乱が減ります。

• 家族アカウント：保護者が子どもの予約を取れる
• 同意書：誰が同意したかが残る
• 連絡先：通知の送り先を選べる（本人／保護者）

まとめ

予約運用は入力設計で大きく変わります。
目的と所要時間をメニュー側で固定し、リマインドを短く整えると、電話対応の負担が減ります。