複数イベントを一元管理するシステム構成

年間を通じてセミナー・説明会・見学会・フェアなどを複数回開催していると、 「イベントごとに申込フォームがバラバラ」「参加者リストが都度スプレッドシートで乱立」といった状態になりがちです。

ここでは、複数イベントを一元管理するための Web システム構成を、 学校・ホテル・葬祭・BtoB セミナーなどの共通パターンとして整理します。

1. イベントマスタと申込フォームを分離する

まず押さえたいのは、「イベント情報」と「申込フォーム構造」を分離して設計することです。

• イベントマスタ：タイトル・開催日時・会場・定員・担当部署 など
• 申込フォーム：氏名・連絡先・参加人数・希望メニュー など

この2つを分けておけば、フォームは 1 つのテンプレートを使い回しつつ、 URL パラメータや hidden 項目を使って「どのイベント向けの申込か」を紐づけられます。

2. イベント管理画面の基本構成

イベント担当者が使う管理画面では、以下のようなカラム構成が定番です。

• イベントID
• イベント名
• 種別（セミナー／見学会／個別相談 など）
• 開催日・時間帯
• 会場（オンライン／オフライン／ハイブリッド）
• 定員・残席数
• 申込数・キャンセル数
• 公開ステータス（受付中／受付終了／非公開）

学校のオープンキャンパスや、学校向けシステム開発例 で扱う説明会システムなどは、 ほぼこのような構成で設計できます。

3. 申込フォームとの連携パターン

3-1. イベント詳細ページ → 共通申込フォーム

• イベント詳細ページの「申込」ボタンに、イベントIDを付けてフォームへ遷移
• フォーム側はイベントIDを hidden で保持し、そのまま申込レコードと紐づけ

この方式にしておくと、イベントが増えてもフォーム自体は 1 つで済み、 管理・改修のコストを抑えられます。

3-2. イベント一覧ページから複数回まとめ申込

BtoB セミナーや展示会で、「複数のセッションをまとめて申し込む」形式を取りたい場合は、 一覧画面で参加希望セッションにチェックを入れ、最後にフォームへ進む構成も有効です。

4. 参加者管理とステータス設計

参加者リストを一元管理するためには、申込単位で以下のようなステータスをもたせます。

• 仮受付（フォーム送信直後）
• 受付確定（枠の確保が完了）
• キャンセル（ユーザー都合）
• キャンセル（主催者都合）
• 出席・欠席（イベント終了後）

医療セミナーや葬祭事前相談会など、葬祭向けシステム開発例 のように 「出席／欠席をきちんと記録したい」業種では、出席管理の画面からこのステータスを一括で更新できるようにしておくと運用しやすくなります。

5. リマインドメール・フォローメールの自動化

複数イベントを回している現場では、リマインドメール・フォローメールを手作業で送るのは厳しくなります。 そこで、以下のような仕組みをシステム側に持たせます。

• 開催◯日前に、受付確定者にリマインドメールを自動送信
• オンラインイベントの場合、接続URLや資料URLも自動で挿入
• イベント終了後◯日後に、アンケートURL付きフォローメールを送信

インテンスでは、こうしたイベント運営フローをテンプレート化したうえで、 業種別（学校・ホテル・医療・BtoB など）の要件に合わせて微調整していく進め方をとることが多いです。

まとめ

複数イベントを一元管理するためのシステム構成は、 「イベントマスタ」「申込フォーム」「参加者管理」「メール配信」の4つをどう連携させるかで決まります。 ここをきちんと分解して設計しておくと、イベント数が増えても運営負荷をコントロールしやすくなります。