学校・大学・専門学校向けWebシステム開発（資料請求・イベント受付・Web出願）

入試広報・出願受付で生じやすい課題

1. 申込情報が分かれ、同じ受験生から重複して情報を受け取る

資料請求、学校見学、オープンキャンパス、個別相談が別々のフォームになっていると、受験生は氏名や連絡先を何度も入力することになります。学校側でも同一人物かどうかの確認が必要です。申込の目的は分けたまま、本人の同意を得た利用範囲に限って履歴を参照できる仕組みが求められます。

2. 募集要項とWebページの更新時期が異なり、旧年度の情報が残る

学科紹介、入試日程、出願資格、必要書類、学費などを個別に更新していると、ページやPDFの一部に旧年度の記載が残ることがあります。対象年度、公開期間、更新担当、確認者を記録し、正式な募集要項とWeb上の案内の関係が分かる管理方法が必要です。

3. イベントの申込と参加実績が同じ一覧では確認できない

申込フォームを送信しても、定員や希望プログラムの確認が終わるまでは参加枠が確定していない場合があります。当日の受付や欠席も別の状態です。申込受付、学校確認、予約確定、キャンセル、来場受付、参加完了を分けることで、人数集計と受験生への案内が正確になります。

4. Web出願の送信だけでは、出願受理を判断できない

入力内容の送信、検定料の決済、調査書などの必要書類の到着、出願資格の確認は、それぞれ完了時期が異なります。受験生には不足している手続を表示し、担当者には確認待ちの項目を表示する必要があります。出願受理や受験票発行は、学校側の確認を経た状態として管理します。

5. 合否発表後の手続状況を、受験生と学校側で共有できない

合格通知を閲覧したことと、入学意思の登録、書類提出、入学金などの支払い、学校側の確認完了は別の手続です。受験生が現在の状況と期限を確認でき、担当者が未完了者や確認待ちを把握できる画面がないと、個別連絡が増え、期限の認識違いも起こりやすくなります。

開発可能なWebシステム例

入試広報から入学手続までの機能例

• 資料請求・イベント・相談を受け付ける「入試広報フォーム」

  資料請求、学校見学、オープンキャンパス、個別相談について、申込の目的ごとに必要な項目だけを表示するフォームです。
  送信後は受付番号を発行し、申込受付、内容確認、資料発送、予約確定など、学校側の処理に応じた状況を管理します。
  受験生、保護者、高校教員による申込を区別し、送付先や連絡先、取得する同意も利用者に合わせて設定できます。
  同じ人の過去の申込を参照する場合は、利用目的と閲覧できる担当者を定め、必要以上の個人情報を表示しない設計にします。

• 定員・受付・参加実績を管理する「イベント予約システム」

  説明会、体験授業、模試、個別相談などについて、開催日、会場、学科、プログラム別に定員を設定できる予約システムです。
  申込受付と参加枠の確定を分け、満席、キャンセル待ち、変更、取消にも対応します。同行者や送迎バスの利用も必要な場合だけ受け付けます。
  当日は受付番号やQRコードで来場を記録し、予約済み、受付済み、参加済み、欠席を別々に集計できます。
  確定通知、開催前の案内、変更連絡は送信履歴と配信結果を残し、メールが届かなかった対象も担当者が確認できます。

• 学科・入試・進路情報を管理する「募集情報更新システム」

  学科・コースごとの学習内容、取得を目指せる資格、入試区分、日程、学費、奨学金、就職・進学実績を管理画面から更新できます。
  対象年度、公開開始日、公開終了日、作成者、確認者を記録し、公開前の下書きと現在公開中の情報を区別します。
  募集要項を正式な情報とする場合は、Webページに要点と参照先を示し、内容を変更した際には該当するページも確認できる運用にします。
  学科ページから、その学科に関係するイベント、個別相談、入試区分へ移動でき、受験生が比較に必要な情報を続けて確認できます。

• 入力・決済・書類確認を扱う「Web出願システム」

  志願者情報、入試区分、志望学科、出願資格、必要事項を入力し、確認後に出願データを提出するシステムです。
  入力途中の保存、提出後の訂正依頼、検定料の決済、必要書類の受付をそれぞれ管理し、未完了の項目を志願者画面に表示します。
  フォームの提出や決済だけで出願受理にはせず、学校側が内容、入金、書類、出願資格を確認した後に受理へ変更します。
  入試区分ごとに必要項目や期限が異なる場合は募集要項の条件を設定し、変更履歴と担当者の確認記録を残せます。

• 受験票・合否・入学手続を案内する「志願者マイページ」

  出願の進行状況、学校からの連絡、受験票、試験会場、合否結果、入学手続の期限を本人が確認するための画面です。
  受験票は出願受理後、合否結果は指定した公開期間に限って表示し、重要な情報の閲覧には本人確認を行います。
  入学意思の登録、必要書類の提出、入学金などの支払い、学校側の確認を別々に表示し、どの手続が残っているかを明確にします。
  閲覧日時は記録できますが、画面を開いたことだけを意思確認や手続完了とは扱わず、必要な操作と学校側の確認を経て状態を更新します。

• 申込・出願状況を確認する「入試業務ダッシュボード」

  資料請求、イベント、個別相談、Web出願、入学手続の件数と確認待ちを、担当業務ごとに表示する管理画面です。
  書類不足、入金待ち、訂正依頼中、受験票未発行、手続期限間近など、対応が必要な対象を条件で検索できます。
  入試広報、入試事務、学科担当、経理などの役割に応じて閲覧・更新範囲を設定し、誰がいつ状態を変更したかを記録します。
  既存の入試管理や決済サービスと連携する場合は、同期する項目、更新方向、反映時期、連携失敗時の確認方法を事前に定めます。

学校・教育機関向けの詳しいWebシステム例

具体的な利用場面

追加できる機能

導入する業務範囲と既存サービスの機能に応じて、次のような追加開発も可能です。

• 資料請求、イベント予約、参加実績、出願状況を高校別・地域別に確認する集計画面
• 興味のある分野、学びたい内容、取得を目指す資格から学科情報を案内する検索機能
• オンライン説明会やオンデマンド動画の申込、視聴権限、公開期間を管理する機能
• 在校生・卒業生インタビュー、作品、資格、就職・進学実績を学科別に掲載する機能
• 学費、奨学金、通学、一人暮らし、保護者同伴などを対象別に探せるFAQ
• イベント参加者と出願者の推移を、入試区分や学科別に確認するレポート
• 高校教員向けの学校説明会依頼、資料一括請求、出願関係書類の連絡窓口
• キャンパス別の交通案内、送迎バス予約、集合場所の変更通知
• 留学生向けの多言語案内、出願資格確認、必要書類、在留資格手続の案内
• 入試管理、決済、メール配信、学籍管理とのデータ連携と連携結果の確認画面