PDF資料とWebページの役割分担ガイド

技術資料・カタログ・マニュアル・事例集などをPDFで提供している企業は多くあります。 一方で、「どこまでをWebページ側に書き、どこから先をPDFに任せるか」が曖昧なままだと、更新のたびに混乱が起きがちです。

1. PDFとWebページの「得意なこと」を整理する

まずは、両者の性質をざっくり整理しておきます。

PDFの得意なこと

• 印刷前提でレイアウトされた情報（図表・段組み）
• オフラインでの閲覧（営業が持ち歩く／顧客が保存する）
• 改訂版を版数管理しやすい（版数・改訂日を明示できる）

Webページの得意なこと

• 検索性（キーワード検索・カテゴリ・タグなど）
• モバイルでの閲覧・レスポンシブ対応
• 他ページからの導線（関連製品・関連記事へのリンク）

この性質を踏まえると、「詳細な表・図を多用する部分はPDF」「検索・比較・導線が重要な部分はWeb」という切り分けが見えてきます。

2. 製品カタログにおける役割分担パターン

製造業やBtoB商材では、製品カタログPDFとWebページが並存していることが多いです。 製品カタログの更新運用を効率化する管理画面の作り方 とセットで考えると、次のようなパターンが現実的です。

• Webページ：製品の概要・特徴・代表的な仕様・用途例
• PDFカタログ：詳細な仕様表・寸法図・配線図・注意事項

Webページ側では、「どんな課題を持つ人に向いている製品か」「他の製品との違いは何か」といった検討の出発点を提供し、 詳細な検証・設計に必要な情報はPDFへ委ねる構成です。

3. 事例・ホワイトペーパーにおける役割分担

事例やホワイトペーパーの場合も、WebとPDFの役割は分けて考えられます。

• Webページ：要約・導入前の課題・導入効果のハイライト
• PDF：導入背景の詳細・数値データ・インタビュー全文

Web側には「どのようなタイプの企業に、どんな効果があったか」を短くまとめ、PDFはダウンロードしてじっくり読んでもらう位置付けにします。 コンサル向けシステム開発例 のように、提案型ビジネスではこのパターンがよく機能します。

4. 技術資料・マニュアルの公開範囲の分け方

技術資料やマニュアルは、一般公開と限定公開を分ける必要が出てくるケースが多くあります。

• Webページ：公開範囲が広い「概要版」のマニュアル・注意事項
• PDF：ログイン後にダウンロードできる詳細版マニュアル・設計資料

このとき、Webページ側には「どんな内容の詳細資料がPDFに含まれているか」を箇条書きで示しておくと、ユーザーがダウンロード前にイメージしやすくなります。

5. 更新運用を見据えた「1情報1マスタ」設計

PDFとWebの両方に同じ情報を書いてしまうと、「片方だけ改訂されている」「どれが最新版か分からない」といった問題が起こります。 可能な限り、次のような方針で「情報の持ち主」を決めておきます。

• 数値仕様や寸法などは、データベース（製品マスタ）を唯一の正とし、WebとPDFはそこから参照・出力する
• 導入事例の概要文はWeb側を正とし、PDFはそこから再利用する
• 改訂履歴・版数はPDF側に集約し、Webには最新版の要約だけ載せる

インテンスが関わる案件でも、まず「どのシステムがこの情報のマスタなのか」を決めるところから始めることで、長期運用時の混乱を抑えやすくなっています。

まとめ

PDF資料とWebページの役割分担は、「印刷・オフラインで使われる情報」と「検索・比較・導線が重要な情報」を切り分けるところから始まります。 製品カタログ・事例・技術資料それぞれで、どこまでをWebに、どこから先をPDFに任せるかを決め、マスタ情報の置き場所を明確にしておくことで、運用負荷とユーザー体験の両方をバランス良く保つことができます。