製品カタログの更新運用を効率化する管理画面の作り方

製品カタログをWeb上で公開している企業の多くが、「更新が追いつかない」「更新作業を特定の担当者しかできない」という課題を抱えています。 これは、製品マスタやカテゴリ構造が複雑であることに加えて、管理画面の設計が現場の運用に合っていないことが原因になっているケースも少なくありません。

1. 製品マスタの「1製品1レコード」を徹底する

まず前提として、製品情報は「1製品＝1レコード」の構造を徹底しておくことが重要です。 エクセルからの移行などで「色違い・サイズ違い」が別行として混在していると、更新がすぐに破綻します。

• 型番ごとに1レコードを持つ（例：ABC-100、ABC-200 など）
• 色・サイズ・オプションは、可能なら別テーブルとして紐付ける
• 販売終了フラグ・後継品との関係もマスタ側で管理する

このような構造にしておくと、製品スペック検索の項目設計テンプレート などの検索機能とも連動しやすくなります。

2. 管理画面の一覧は「現場がよく見る切り口」で構成する

製品管理画面の一覧は、システム都合ではなく、「現場が探しやすい切り口」で構成します。

• 製品カテゴリ・シリーズ別の一覧タブ
• 販売ステータス（販売中・販売終了・発売予定）による絞り込み
• 最近更新した製品の一覧（更新日時の降順）

例えば、卸売・商社（BtoB企業）向け のような業種では、「仕入先」「ブランド」などの切り口も重要になります。 管理画面側にも、こうした現場の分類を反映させておくと、更新作業のハードルが下がります。

3. 編集画面は「タブ分割」で負荷を下げる

1製品あたりの情報量が多い場合は、編集画面をタブで分割し、ステップごとに入力できるようにします。

• 基本情報タブ：製品名・型番・シリーズ・販売ステータス
• 仕様タブ：主要スペック・数値条件・認証区分
• コンテンツタブ：画像・説明文・関連PDF
• 関連情報タブ：関連製品・後継品・代替品

このように分割しておくと、「画像だけ差し替えたい」「販売終了フラグだけ変えたい」といった軽微な更新も、担当者がストレスなく行えます。

4. 更新フローと権限のパターンを決める

製品カタログの更新では、情報の正確性が求められるため、複数人でのチェックフローを前提とした権限設計が必要です。

• 編集担当：ドラフトの登録・編集はできるが、公開はできない
• 承認者：ドラフトを確認し、本番反映を行う
• 管理者：削除・一括更新・エクスポートなどの権限を持つ

「ドラフト／公開」の2段階ステータスを設けておくと、Web上の表示を崩さずに修正作業を進めることができます。

5. PDF・画像ファイルの更新を楽にする仕組み

製品カタログでは、PDFや画像の差し替え頻度も高くなります。 そこで、管理画面側に次のような仕組みを用意しておくと、運用が楽になります。

• ファイル名はシステム側で自動採番し、担当者はファイルを選ぶだけにする
• 古いPDFは自動的に「旧版」としてアーカイブし、必要に応じてダウンロードできるようにする
• 画像の推奨サイズ・容量を画面上に明記し、アップロード時に自動リサイズする

こうした作りにしておくと、「担当者によって命名ルールがバラバラ」「どのPDFが最新か分からない」といった混乱を抑えられます。

まとめ

製品カタログの更新運用を効率化するには、データベース構造だけでなく、管理画面の設計が大きな鍵になります。 現場の担当者が日常的に使う切り口で一覧を構成し、編集画面はタブ分割、権限と承認フローもシンプルに整えておくことで、「特定の人にしか触れないカタログ」から「チームで継続的に更新できるカタログ」へと変えていくことができます。