コンサルティング会社向けWebシステム活用アイデア

検討時に確認したい主な場面

1. セミナーの参加記録を、その後の案内に利用する場面

申込者、実際の参加者、欠席者を区別し、同一人物や同一企業の過去履歴を確認できるようにするには、イベントごとに共通の項目と照合方法が必要です。ただし、参加した事実だけで関心度や相談意向が確定するわけではありません。案内の対象を選ぶ条件や、メール配信への同意も含めて運用を決めます。

2. 案件の進行状態と契約上の期限を確認する場面

スポット案件、継続顧問、年間プロジェクトでは、契約後の工程や完了条件が同じとは限りません。案件種別ごとに必要な状態、担当者、承認者、期日を定め、更新案内を出した段階と、双方の合意や契約手続きが完了した段階を分けて管理する必要があります。

3. 過去の資料や成果物を別の案件で参照する場面

レポートや分析資料を案件名、業界、テーマなどで検索できても、別案件で再利用できるとは限りません。機密情報の有無、著作権、利用範囲、クライアントとの契約条件を登録し、社内参照のみ、加工して利用可能、外部提示可能といった区分を設けるか検討します。

制作可能なWebシステムの組み合わせ例

以下は個別に制作できる機能の例です。現在の企業サイトや業務システムを確認し、新たにWeb側で受け持つ範囲を選びます。複数の機能を連携する場合は、顧客、案件、契約、成果物のうち、どのシステムを主な登録先とするかも決めます。

代表的なWebシステム例

• 参加履歴と関心テーマを残せる「セミナー・ウェビナー申込管理」

  セミナー、ウェビナー、講演会ごとに申込フォームを用意し、申込者情報、所属企業、選択したテーマ、出欠などを記録します。申込、参加、欠席、キャンセルを分け、同一人物や同一企業の履歴をどの方法で照合するかも決めます。
  参加履歴は、その後の案内先を検討するための情報として利用できます。ただし、参加回数だけで相談意向を判断せず、アンケート回答や個別相談の希望など、連絡対象を選ぶ条件を設定します。
  申込完了、開催前、終了後に送るメールは、文面、送信時期、配信停止の扱いを定めます。外部のメール配信サービスを使う場合は、Web側から渡すデータと配信結果の保存先を確認します。
  CRMに顧客情報がある場合は、申込者を新規登録する条件、既存顧客との照合方法、重複した登録への対応も設計の対象です。

• 案件と顧問契約を一覧で確認できる「案件・契約の進行管理」

  顧問契約、スポット案件、年間プロジェクトに共通する顧客名、責任者、担当者、契約期間などと、案件種別ごとに異なる管理項目を分けて登録します。
  「提案中」「契約手続き中」「実施中」「納品待ち」「完了」などの状態は、名称だけでなく、どの処理を終えたら次へ進めるかまで定めます。契約更新についても、案内前、条件確認中、合意済み、締結済みなどを必要に応じて区別します。
  レポート提出日、定例会議、更新確認日などには、期日、担当者、確認者を登録します。一覧や通知は確認のきっかけになりますが、作業完了は担当者または確認者が記録する運用にします。
  CRM・SFAを利用中の場合は、案件情報をどちらで更新するか、一方向連携か双方で更新するかを決め、同じ項目が別々に変更される状態を避けます。

• レポート・議事録・タスクをまとめる「プロジェクトポータルサイト」

  案件ごとにクライアント用のログインページを設け、レポート、議事録、共有資料、確認事項などを掲載します。案件単位、部門単位、利用者単位のどこまで閲覧権限を分けるかは、資料の機密性に応じて設定します。
  ファイルを登録する際は、作成中、確認依頼中、承認済み、正式納品などの状態を分けます。ポータルに登録されたことだけを、クライアントへの正式な納品や検収の完了とはみなしません。
  次回会議の議題や双方の確認事項を共有する場合は、誰が更新できるか、回答期限を設けるか、変更をメールでも通知するかを決めます。
  認証方法、利用終了後のアカウント停止、ファイルの保存期間、ダウンロードの可否についても、案件開始前に決めておく必要があります。

• 得意分野から探せる「専門家・パートナープロフィール検索」

  社内コンサルタントや外部パートナーについて、専門分野、業界経験、対応テーマ、保有資格、対応可能時期などを登録し、条件を指定して検索できるようにします。
  検索結果は候補者を選ぶための情報として使い、実際の担当決定は、本人の承諾、稼働状況、利益相反、契約条件などを確認して行います。対応可能時期も、予定と確定を分けて表示できます。
  経歴や実績を提案書に利用する場合は、掲載を認める範囲と情報の更新責任者を定めます。資格は本人申告と確認済みを区別する運用も検討します。
  過去の案件履歴と関連付ける場合は、案件名やクライアント名の閲覧範囲に注意し、プロフィールを閲覧できる人が機密情報まで見られないよう権限を設定します。

• 資料を見つけやすくする「ナレッジ・レポートライブラリ」

  ホワイトペーパー、調査レポート、コラム記事などに、テーマ、業界、発行日、公開範囲を登録し、カテゴリやキーワードで検索できるページを制作します。公開前の原稿と公開済みの資料は別の状態として管理します。
  誰でも閲覧できる資料、利用者登録後に提供する資料、有料資料、社内限定資料などを分ける場合は、ログイン、決済、閲覧期限のうち必要な機能を選びます。
  ダウンロードフォームを設ける場合は、取得する個人情報、利用目的、案内メールへの同意を明示します。ダウンロードした事実だけを、営業連絡への同意や具体的な相談意向とは扱いません。
  社内資料については、機密区分、再利用の可否、関連案件、承認済みの版を登録し、検索できても閲覧権限がなければ内容を開けない設計にします。

• 相談内容と初回面談をまとめる「相談受付フォーム＋日程調整」

  相談テーマ、希望時期、検討状況など、初回面談の前に確認したい項目をフォームに設けます。入力項目を増やすほど回答の負担も大きくなるため、受付時に必須とする情報と、面談で確認する情報を分けます。
  受付後は、内容を確認した担当者が対応先を決めます。日程調整機能を組み込む場合も、相談者が選んだ候補日時と、担当者が確定した面談日時は別の状態として表示します。
  相談記録を案件管理へ引き継ぐ際は、受付、確認中、面談調整中、案件登録済み、対応終了などの区分を設けます。フォーム送信だけで自動的に商談や案件が成立した扱いにはしません。
  初期段階では日程調整だけを対象にし、その後、相談受付や案件管理との連携を追加する方法も選べます。

• 更新・請求・納品の締切を管理する「期日・書類管理（契約／請求／納品）」

  顧問契約の更新、NDAの締結、請求書発行、検収、報告書提出などを案件に関連付け、期日、担当者、確認者、完了条件を登録します。契約内容によって基準日が異なる場合は、案件ごとに日付を確認して設定します。
  期限が近い項目の一覧表示や通知は、確認を始めるための補助機能です。通知済みと作業完了を分け、締結済みの契約書や検収結果など、完了を確認できる情報を必要に応じて記録します。
  契約書や報告書のひな形を掲載する場合は、版番号、利用対象、承認者を明記し、過去の様式を誤って使わないようにします。
  会計ソフトや電子契約サービスを利用している場合は、正式な処理を既存サービスで行い、Web側では期限と確認状況だけを扱うなど、役割を分けることもできます。

活用シーンの具体例

将来的な拡張オプション（例）

最初に導入した機能の利用状況を確認したうえで、必要に応じて次のような機能を追加できます。外部サービスと連携する項目は、連携先の仕様や契約プランも確認します。

• メール配信システムやMAツールと連携し、購読状況、配信停止、送信結果を申込履歴とあわせて確認する機能
• 案件区分、売上見込額、見込時期を登録し、集計の対象期間と計上基準を指定して確認する機能
• プロジェクトポータルにコメントや修正依頼を登録し、対応中・回答済み・確認完了を区別する機能
• 専門家やパートナーの予定と確定済みの担当案件を分けて表示し、候補者を検討する機能
• ライブラリの閲覧数やダウンロード数を、集計期間と対象利用者を指定して確認する機能
• 契約更新日や定例会議をOutlook／Googleカレンダーに登録し、日時変更や削除も連動させる機能
• 案件完了時のアンケートを回収し、回答の閲覧範囲や次回提案への利用可否を記録する機能
• セミナー申込、相談受付、案件登録を、同一人物・同一企業の照合条件に基づいて関連付ける機能
• クライアントの契約内容や閲覧権限に応じて、関連資料や次回セミナーを表示する機能
• 部門別・テーマ別の案件数を、対象とする状態や集計日を指定して月次で確認する機能