卸売・商社・輸出向けWebシステム活用アイデア

検討時に確認したい主な項目

1. 商品を探す条件と、代替品を案内する際の判断基準

型番だけでなく、用途、寸法、容量、材質、規格などから探す場合は、検索に使う項目を商品マスタに持たせる必要があります。代替品・後継品についても、メーカー資料、社内で確認した対応関係、注意事項など、何を根拠として表示するかを決めておきます。

2. 在庫・納期・価格のデータ元と更新時点

在庫数、引当可能数、入荷予定、標準価格、得意先別価格では、それぞれ参照するシステムや更新頻度が異なることがあります。リアルタイム連携が必要か、定時更新でよいか、画面に最終更新時刻を表示するかなど、回答に使える情報の範囲を確認します。

3. 得意先別情報の閲覧権限と変更履歴

掛率、特別単価、与信、案件ごとの条件などは、社内でも閲覧者を限定する場合があります。得意先本人に表示する項目、営業担当者だけが参照する項目、承認後に反映する項目を分け、変更者と変更日時を記録するかどうかも検討します。

4. メーカー・仕入先から受け取る情報の管理方法

価格改定、新商品、販売終了、キャンペーンなどの資料には、発行日、適用開始日、対象商品、版番号などの情報が必要です。メールや共有フォルダを引き続き使う場合も、Web上に掲載する資料の選定者と更新担当を決め、現行版と過去版を区別します。

5. Webシステムと販売管理・在庫管理・ECの担当範囲

Web側を検索・照会・受付の画面として使い、受注確定、在庫引当、請求は既存システムで行う構成も考えられます。二重登録を避けるため、どの時点で既存システムへ登録するか、連携できない項目を誰が入力するか、更新に失敗した場合にどう確認するかを決めます。

6. 輸出先・品目ごとの条件と、更新・判断の担当者

輸出先や品目によって、必要な許可、証明、表示、梱包、輸送条件は異なり、変更される場合があります。確認した公的情報や取引先資料の出典、適用日、確認者を記録し、システムの表示だけで輸出可否を自動確定しない構成にします。正式な判断や申請は、事業者の責任者、通関・物流事業者、所管機関等の手続きとして残します。

Webシステムの構成例

現在の企業サイト、BtoB EC、販売管理・在庫管理システムを確認したうえで、必要な機能を次のような画面に分けて構成します。

主な画面・機能の例

• 分野・メーカー・仕様条件から探せる「商品カタログ・在庫検索」

  取扱商品を、分野、メーカー、型番、用途、容量、サイズ、定格、材質など、実際の問い合わせで使う条件から検索できる画面です。
  在庫や納期を表示する場合は、データ元、更新間隔、表示対象の倉庫、「在庫あり」「取り寄せ」「販売終了」などの判定方法を確認します。情報がリアルタイムではない場合は、最終更新時刻や要確認の表示も必要です。
  代替品・後継品は、対応関係と選定時の注意事項を登録し、元の商品から参照できる形にします。

• 見積・注文・出荷・帳票を確認する「得意先向けマイページ」

  得意先ごとにアカウントを発行し、見積履歴、注文履歴、出荷状況、納品書PDFなど、取引先本人に公開する情報を表示します。
  掛率や特別単価を掲載する場合は、価格の取得元、適用期間、得意先内の閲覧者、営業担当者の確認手順を含めて設計します。担当者ごとに見せる範囲が異なる場合は、アカウント単位の権限設定も必要です。
  過去の注文から再注文する機能を追加する際は、現在の価格、在庫、販売可否を再確認してから受け付ける流れを検討します。

• 複数の受付経路を記録する「見積・注文受付画面」

  Webフォームからの依頼に加え、電話、FAX、メールで受けた内容を社内担当者が登録し、受付番号を付けて一覧で確認するための画面です。
  得意先、受付日時、商品、数量、希望納期、受付経路、担当者、対応状況など、検索や引き継ぎに必要な項目を選びます。見積中、メーカー確認中、受注確定などの状態は、実際の業務に合わせて定義します。
  販売管理システムへ登録する時点と担当者を明確にし、Web側には受付から引き継ぎまでを残すなど、同じ情報を重複して管理しない構成を検討します。

• 資料と連絡事項を掲載する「メーカー・仕入先向けポータル」

  メーカーや仕入先との間で共有する、商品資料、価格改定、キャンペーン、販売実績などを掲載するログイン制の画面です。
  資料名だけでなく、対象商品、発行元、版番号、適用開始日、公開終了日を登録し、現在参照する資料を区別できるようにします。必要に応じて、掲載対象の仕入先や社内担当者を分け、閲覧・ダウンロード履歴も記録します。
  売上実績や販売見込みを扱う場合は、公開範囲、集計単位、確定値と速報値の区別など、共有するデータの条件を個別に決めます。

• 商品説明会・セミナーの「申込受付・参加者管理・資料配布」

  開催日時、会場、対象者、定員、申込期限を掲載し、得意先や社内担当者からの参加申込を受け付けます。
  申込時に業種、関心のある商品分野、参加方法などを選択してもらい、受付完了、開催前の案内、変更・中止連絡に使用できます。参加者情報を営業活動に利用する場合は、利用目的と閲覧できる担当者も確認します。
  開催後は、参加者に限定して資料や動画を案内するなど、公開期間と対象者を指定した配布ページを設けることもできます。

• 商品・見積対応を検索する「社内向けFAQ・対応事例」

  得意先から受ける質問、メーカーの回答、商品選定時の注意点、見積前の確認事項などを、社内で検索するための画面です。
  商品カテゴリ、メーカー、用途、対象製品などの分類を付け、回答の出典、登録者、確認日も記録します。仕様や取扱条件が変わる内容については、見直し期限や公開停止の扱いを決めておきます。
  商品詳細や案件受付画面から関連するFAQを開けるようにすれば、問い合わせ内容を確認しながら過去の回答を参照できます。

• 海外商談から梱包・書類までつなぐ「輸出案件・品目台帳」

  海外顧客、輸出先、言語・通貨、貿易条件、商品・個体、梱包、輸送、必要書類、確認待ちを案件単位で関連付ける画面です。
  一般的なインボイスやパッキングリストに加え、品目固有の証明・検査・ロット・保管場所など、現在の販売管理や貿易管理に不足する項目だけを追加できます。
  国・地域別の条件は、確認した情報源、適用日、確認者を残し、正式な輸出可否や申請結果は人・所管機関等が判断する構成にします。

利用場面の例

販売後の機器台帳・修理受付・部品手配を管理する例

業務用コーヒーマシンや焙煎機を扱う販売店・輸入代理店では、販売後にも機器の特定、保証の確認、修理の取次ぎ、部品の適合・納期照会、訪問調整などが発生します。機器1台ごとの履歴と修理案件を関連付け、受付・技術者・部品担当で待ち理由を共有する構成にできます。

• 使用店舗、機器所有者、請求先と、型式・製造番号・設置条件を管理する機器台帳
• 部品の適合、他案件への確保、発注・一部入荷、次回の確認予定を並べる部品手配画面
• 訪問・代替機、作業後の確認、顧客への修理条件・進捗案内

業務用コーヒーマシン・焙煎機の修理受付・機器台帳・部品手配管理の8つの画面例を見る

日本産品の海外商談・品目台帳・輸出準備を管理する例

海外販売では、顧客との商談だけでなく、品目固有の識別情報、所有・保管場所、証明・検査、梱包、航空便・船便、輸出書類の確認が必要になる場合があります。一般的な貿易管理を残し、品目特有の情報と確認待ちだけをWebで補う構成も検討できます。

• 海外問い合わせ、言語・通貨、見積条件、回答期限をまとめる輸出案件一覧
• 品目・個体・ロット、写真、所有者、生産者、保管場所、証明資料を関連付ける台帳
• 輸出先別の確認事項、情報源、適用日、更新担当者を残す確認表
• 梱包明細、輸送予定、インボイス等の下書き、正式手続きの結果を分ける書類管理
• 日本酒・焼酎の商品、製品ロット・詰口ロット、分析書類、輸出先別ラベル版、ケース・重量の照合
• 伝統工芸品・工芸品の商品写真、作り手・素材・技法、商品説明版、検品、個装・外装箱の照合

錦鯉輸出の個体台帳・検査・梱包・衛生証明書準備を管理する8つの画面例を見る

盆栽・植木輸出の個体台帳・生産園地・防除記録・植物検疫準備を管理する8つの画面例を見る

抹茶・日本茶輸出の原料ロット・残留農薬確認・規格書・輸出書類を管理する8つの画面例を見る

真珠・パール輸出の現品台帳・検品・鑑別書・出荷を管理する8つの画面例を見る

日本酒・焼酎輸出の製品ロット・分析書類・ラベル・出荷を管理する8つの画面例を見る

伝統工芸品輸出の商品台帳・作り手情報・検品・梱包を管理する8つの画面例を見る

追加機能として検討できる内容

商品、在庫、価格、取引履歴、輸出先・品目別条件などのデータ元と更新方法が確認できた後は、利用状況に応じて次のような機能を追加できます。

• 同時に注文された商品の実績をもとに、関連商品を表示する機能
• 在庫回転率、保有期間、滞留在庫を商品・倉庫別に確認する画面
• マイページで受け付けた注文を販売管理システムへ登録するAPI連携
• 案件ごとに図面、見積書、仕様書などの関連ファイルを記録する機能
• セミナーの参加履歴を得意先・商品カテゴリ別に集計する機能
• メーカー別・得意先別の売上実績を集計し、確認用PDFを作成する機能
• 得意先ごとに、在庫引当状況や入荷予定の公開範囲を設定する機能
• 商品詳細から、社内FAQやメーカーの注意事項を参照する機能
• 案件の状態や期限に応じて、担当者・得意先へ案内メールを送る機能
• 既存システムの変更時に接続先を切り替えられるよう、画面とデータ連携を分けた構成
• 多言語・多通貨の海外顧客向け商品・個体ページと、公開前の社内確認
• インボイス、パッキングリスト等の確認用下書きと、差し戻し・再作成履歴
• 品目固有の証明・検査・梱包情報を、既存の貿易管理へ受け渡す機能

既存の得意先を対象としたログイン制のオンライン受発注サイトについては、「卸売・商社向け 取引先専用BtoB受発注Webシステム活用イメージ」のページで、商品・価格・注文履歴などの構成例をご紹介しています。