料金改定の設計｜適用日・見積保持・過去案件の整合を崩さない運用ルール

料金改定は、年に1回でも必ず起きます。
そして料金改定は「テーブルの上書き」で済ませると、過去見積が変わる、請求がズレる、説明ができない、という事故になります。
本記事では、料金改定を“運用で揉めない形”に落とし込むために、適用日・見積保持・例外承認・通知・証跡の設計を整理します。

1. 原則：料金は「有効期間」で管理する（上書きはしない）

料金テーブルは、値の更新ではなく「いつから有効か（適用日）」を持って管理します。
管理画面での更新運用は 料金テーブル管理 の考え方に揃え、改定前後が並存できる設計にします。

• 有効開始日：2026/04/01 から新料金
• 有効終了日：旧料金は 2026/03/31 まで
• 適用条件：プラン、数量、距離、拠点、時間帯など

2. 見積保持：見積は「作成時点の価格」を固定するのが基本

見積は、後から価格が変わると対外説明が破綻します。基本は、見積作成時点の価格（単価・料率・条件）を見積データに保持します。
入力ステップを分ける見積フォーム（UX設計）の場合も、確定ボタンを押した時点で「固定」する設計に寄せると事故が減ります。

3. 進行中案件の扱い：3つに分けると揉めにくい

料金改定で揉めるのは、改定日を跨ぐ案件です。次の3区分でルール化します。

• 新規：改定日以降に新しく作る見積・申込は新料金
• 進行中：改定日前に作った見積だが、未確定（再計算するか据え置くか）
• 契約済：発注/契約/確定済は原則据え置き（例外は承認）

この「確定」の定義は、競合と確定タイミング（確定設計）と一致させる必要があります。ここがズレると、改定の境界が曖昧になります。

4. 例外（特別単価・据え置き）は承認フローで守る

BtoBでは特別単価や据え置きが必ず出ます。ここは口約束にすると事故るので、承認フローに落とします。
承認の設計は 承認フロー の考え方で、理由・期限・適用範囲（この案件だけ/この顧客だけ/この期間だけ）を記録します。

証跡は 監査ログ と整合させ、誰がいつ承認したかが説明できる状態にします。

5. 通知と説明：改定は“知らせ方”でトラブルが減る

料金改定は、社内外に通知が必要なことがあります。通知テンプレは 通知テンプレ管理 の考え方で、次を固定すると混乱が減ります。

• 改定日（いつから）
• 対象範囲（どのプラン/条件が）
• 進行中案件の扱い（見積保持/再見積の要否）
• 問い合わせ先（担当・窓口）

業種別に改定設計が効く場面（例）

物流（運賃・附帯作業・燃料サーチャージ）

改定頻度が高く、条件も複雑化しやすいです。見積フォームの条件回収は 物流見積の条件整理 と整合させ、適用日と見積保持をセットで設計すると、改定時の混乱が減ります。

卸売・商社（単価・ロット・分納）

特別単価や据え置きが混ざりやすい領域です。業務像は 卸売・商社向け を前提に、例外承認の履歴を残すと、担当交代時のトラブルが減ります。インテンスでも、この手の“例外の蓄積”は承認ログで守る方が結果的に強いです。

まとめ

料金改定は、上書きではなく有効期間で管理し、見積は作成時点の価格を保持するのが基本です。
進行中案件の扱い（新規/進行中/契約済）を区分し、例外は承認フローと監査ログで守る。通知は改定日と適用範囲を固定して迷子を作らない。
この設計があるだけで、改定のたびに発生する「いつの料金？」「なぜ変わった？」が大幅に減ります。