プラン変更・回数券・物販の説明を揃える｜スポーツ・フィットネス（スタジオ／運動スクール運営）

予約や決済が別システムでも、現場で困るのは「説明が揃わない」ことです。
回数券の残数、プラン変更の履歴、物販の購入履歴が散ると、会員対応が都度確認になり、担当によって案内が揺れがちです。

1. 会員画面に「契約まわり」を1ブロックで置く

探しに行く導線は弱いので、会員トップに契約情報をまとめる方が現場が速いです。

• 現在のプラン：月会費／回数券／チケットなど
• 残数・有効期限：回数券がある場合だけ
• 次回請求・更新：必要な場合だけ（表示は簡潔に）

2. 変更履歴は「いつ・何が・なぜ」だけ残す

履歴を細かく書かせると止まります。最低限これだけ残ると、説明が揃います。

• 変更日
• 変更内容（プランA→B、チケット追加など）
• 理由（任意の短文）

“履歴は短文で残す” 発想は、対応履歴の書き方 と相性が良いです。

3. 例外（休会・返金・振替）は「ルールと同意」をセットにする

揉めるのは例外です。例外はルールだけでなく「同意の証跡」があると運用が落ち着きます。

• 休会の条件（期間・料金・再開の扱い）
• 返金/繰越の条件
• 振替の条件（期限・回数）

設計の考え方は キャンセル・返金ポリシー と 同意取得 が土台になります。

4. 物販は「購入履歴＋提案メモ」を分ける

物販が絡むと、現場では「前に何を買ったか」がすぐ必要になります。購入履歴と提案メモを分けると整理しやすいです。

• 購入履歴：商品名／購入日／数量
• 提案メモ：次回提案（任意・短文）

5. 案内文はテンプレ化して、説明の揺れを減らす

プラン変更や休会の案内は、担当によって表現が揺れると不信感につながります。
よくある案内はテンプレ化して、必要な差し込みだけ変える方が安全です。

• 休会の案内
• プラン変更の案内
• 返金・繰越の案内

テンプレの管理は 通知テンプレート管理 が参考になります。

まとめ

契約まわりが散ると、会員対応が都度確認になり、説明が揺れます。
会員トップに契約ブロックを置き、変更履歴は「いつ・何が・なぜ」だけ。例外はルールと同意をセットにし、物販は購入履歴と提案メモを分ける。案内文はテンプレ化する。
この形にすると、少人数でも対応が揃いやすくなります。