家族葬は少人数の印象がありますが、葬儀会館の入口が詰まる瞬間は意外と早いです。通夜の開始前に参列者が重なり、芳名録への記帳が遅れ、会葬礼状と返礼品の手渡しが後ろに溜まる。そこへ弔電の到着確認や供花の札名の最終確認が入ると、施行担当が「今どれを優先するか」を現場で決め続けることになります。
受付名寄せの混乱は、同姓同名よりも「呼び方の違い」から始まります。喪主が把握している名称と、喪家の中で使われている呼称が異なることもあります。ここで無理に一発で決めに行くと、確認のために列が止まります。
現実的には、受付名寄せに「候補」や「要確認」を置けると、参列者の流れを止めずに済みます。芳名録は後で整合できるので、入口では“通す”ことを優先した方が結果的に丁寧です。
会場レイアウトの完成形を最初に決めようとすると、人数の揺れで何度もやり直しになります。通夜と告別式で座席配置は変えられますが、入口から受付、記帳、会葬礼状、返礼品までの動線は変えにくいです。
日程調整が詰まっている段階でも、入口の流れだけは作れます。施行担当が「ここは変わらない」と言える部分を持つと、喪主や喪家への説明も短くなります。
弔電は読み上げ可否の確認が必要になり、供花は札名や並びの確認が発生します。受付で同時に処理すると、芳名録や会葬礼状とぶつかります。受け取ったら、まず「到着した」事実だけを残し、喪主確認が必要なものはまとめて確認する。こうして順番を固定すると、告別式前の慌ただしさを抑えられます。
当日の判断が多いほど、誰かの頭の中にしか答えがない状態になります。そこで、参列者の概数や宗派確認の状況、僧侶手配の見込みなどを事前に受け取っておくと、受付の運びが軽くなります。たとえば葬儀プラン・会場・人数・宗派を整理する「事前ヒアリングフォーム」制作のように、通夜・告別式の前提を短い入力で揃えておくと、会場レイアウトの迷いが減ります。
また、当日の受付名寄せを「弔電・供花・芳名録・返礼品」まで一続きで扱えると、列が詰まりにくくなります。現場の手戻りを抑える観点では、供花・弔電・参列・芳名録・返礼をまとめて扱う「受付と名寄せ」制作の考え方が合います。株式会社インテンスでも、入口の滞留を減らす要件は最初に丁寧に確認します。