会場レイアウトは、一度決めても家族葬では動くことがあります。参列者が増えた、供花の量が想定より多かった、弔電の扱いが変わった。あるいは宗派確認が確定し、僧侶手配の都合で通夜・告別式の進行が変わった。こうした変更が重なると、葬儀会館の現場では「誰が最新を知っているか」が曖昧になり、施行担当の判断負担が増えます。
会場レイアウト変更で怖いのは、レイアウト自体より“連絡漏れ”です。受付名寄せの位置、芳名録の記帳場所、会葬礼状と返礼品の受け渡しの順番。ここが共有できていないと、通夜の入口で詰まりが起きます。
会場レイアウトの変更を図だけで共有すると、読み取りに時間がかかります。まずは短文で「受付の位置を右へ」「芳名録は入口の手前」「返礼品は出口側で手渡し」など、変わった点だけを列挙ではなく文章で残します。これがあるだけで、現場が同じ方向を向きやすくなります。
共有先を広げすぎると、かえって抜けが出ます。最初に共有したいのは、受付名寄せに関わる人です。次に、会葬礼状と返礼品を担当する人。最後に、通夜・告別式の場内運営に関わる人です。参列者の動きと直結する順番で共有すると、混乱が減ります。
会場レイアウトの変更が頻発するのは、前提が揺れている時です。日程調整が動き、宗派確認が確定せず、僧侶手配が後ろ倒しになる。火葬許可の段取りが見えず、参列者の到着が読めない。こうした揺れがあると、供花の配置や弔電の扱いも後から変わり、結果としてレイアウト変更が増えます。
だから、レイアウトだけを頑張るのではなく、前提を短く集める入口があると安定します。
前提を早めに受け取るなら、葬儀プラン・会場・人数・宗派を整理する「事前ヒアリングフォーム」制作のように、通夜・告別式の情報を短く集める形が向きます。「葬儀会館・家族葬ホール」の入口で要点が揃っていると、レイアウト変更そのものが減ります。
また、受付名寄せから芳名録、返礼品までを一体で扱えると、変更点の連絡も一本化できます。運用の単位を揃えるなら、供花・弔電・参列・芳名録・返礼をまとめて扱う「受付と名寄せ」制作の考え方が合います。株式会社インテンスでも、会場レイアウトは“動線と共有”まで含めて設計します。