見学予約や個別相談の管理を、まずは GoogleスプレッドシートやExcel から始めるケースは少なくありません。 専用システムを導入する前の「第1ステップ」として、スプレッドシートで台帳を整えておくと、後からシステム化する際にも設計がブレにくくなります。
このページでは、医療・介護・学校・ホテルなどの見学予約を想定しながら、スプレッドシートでの台帳設計例と、 運用ルールの決め方を整理します。
まず、どの業種でも共通して使いやすい「基礎カラム」を整理します。
ここまではどの業種でもほぼ共通で、エクスポートした CSV をシステム側でインポートする場合も扱いやすい構成です。
学校向けには、学校向けシステム開発例 で整理しているような、 イベント管理・申込フォームとのつながりも意識すると、台帳設計の粒度が決めやすくなります。
介護・医療では、見学後の相談内容がそのまま契約フローにつながるため、最低限のアセスメント情報を台帳側に残しておくと、後続の引き継ぎが楽になります。
ホテル向けでは、ホテル向けシステム開発例 のように、 レイアウト情報や備品情報と紐づける前提で台帳設計をしておくと、システム化した際の移行がスムーズです。
スプレッドシート運用でありがちなのが、「色だけで意味を持たせてしまい、担当者によって解釈が違う」という状態です。 先に ステータスの種類と色の対応表 を決めておくと混乱を防げます。
ステータス名は別カラムで管理し、色はあくまで「視認性を上げるための付加情報」として扱うと、後からシステムに移行しやすくなります。
多拠点・多店舗で運営している場合、「どの拠点の予約か」「誰が対応するか」を台帳上でも明確にする必要があります。
インテンスがシステム化を行う際には、こうした「コード化された項目」を前提に、 拠点別ダッシュボードや担当者別の ToDo リストに展開していくケースが多くあります。
スプレッドシート運用は便利ですが、見学件数が増えてくると、どこかで Web システムへの移行を検討することになります。 そのときに困らないよう、次の点を意識しておくとスムーズです。
こうして整理しておけば、葬祭向けシステム開発例 のような予約管理システムに移行する際も、 既存のスプレッドシートデータを比較的スムーズに取り込めます。