弁護士・税理士・社労士・司法書士などの士業事務所では、 初回相談の受付方法がその後の案件化率・顧客満足度に大きく影響します。 電話・メール・Webフォームが混在していると、相談内容の聞き取り漏れやダブルブッキング、 対応履歴の属人化が発生しがちです。 本記事では、士業事務所の相談予約フォームと案件管理のつなぎ方 を整理します。
士業の相談予約フォームでは、一般的な問い合わせフォームより少し踏み込んだ情報が必要になります。 代表的な項目は次の通りです。
これらをフォームの最初に整理しておくと、どの専門家が対応すべきか・必要な準備資料は何か を 事前にイメージしやすくなります。
士業事務所では、「初回◯分無料」「顧問先は無料、それ以外は有料」といったポリシーを設けているケースが多くあります。 これをフォーム設計に落とし込む際のポイントは次の通りです。
料金シミュレーションや概算見積もりを事前に提示したい場合は、 料金シミュレーターの入力ステップ設計（UXパターン） の考え方を応用し、「業種・規模・相談内容」からおおよその料金帯を示す仕組みも検討できます。
相談者に「自由記述で書いてください」と丸投げすると、情報が不足したり、逆に長文になりすぎて整理が難しくなることがあります。 そのため、フォーム上で書き方のガイド を示すと効果的です。
これは「問い合わせフォームの心理的抵抗を下げる文章術」とも共通し、 問い合わせフォームの心理的抵抗を下げる文章術 のような観点で、相談者が安心して書ける説明文を添えることが重要です。
フォームに入力された情報は、そのまま案件管理（事件管理）システムの「案件カード」の初期情報になります。 そのため、次のような情報構造を意識しておくと後が楽になります。
インテンスが携わる案件では、相談受付フォーム → 相談管理ダッシュボード → 案件管理 を 1本の流れにする構成を取ることが多く、 士業事務所向けWebシステム活用アイデア で、相談受付・案件管理・顧客管理を組み合わせた構成例として整理しています。
顧問先や既存顧客からの相談は、「毎回同じ情報を入力してもらう」のではなく、 顧客IDやメールアドレスだけで本人確認できる簡易フォームを用意する方法もあります。
こうすることで、事務所側は「どの契約・どの案件に紐づく相談か」をすばやく特定でき、 相談者側も毎回の入力負荷を減らすことができます。
士業事務所の相談予約フォームは、「相談しやすい入口」であると同時に、 案件管理のスタート地点でもあります。 相談種別・緊急度・顧問契約の有無・相談内容の概要といった情報を、 相談者の負担になりすぎない範囲で整理してもらい、 そのまま案件管理システムの初期情報として活用できるようにすることが理想です。
まずは現状の相談受付フローと案件管理の流れを見直し、 どの情報が手入力で二度書きされているか、どの段階で情報の取りこぼしが起きているかを洗い出したうえで、 自事務所に合った相談予約フォームと案件管理のつなぎ方を検討していくことをおすすめします。