士業（弁護士・税理士・司法書士）向けWebシステム活用アイデア

こんな事務所様に向いています

次のような状況の士業事務所様を主な対象としています。

よくある課題

1. 顧問先とのやり取りがメール・電話に偏り「履歴」が残りにくい

顧問先からの相談・確認依頼がメールと電話中心の場合、「誰が・いつ・何を回答したか」の履歴が個人メールボックスやメモに散らばり、担当引き継ぎ時や不在時フォローがしづらくなります。

2. セミナー・勉強会の運営が毎回ゼロベース

毎回申込フォームを作り直し、参加者リストもExcelで管理していると、過去の参加履歴や企業単位での参加状況が見えづらく、「どのテーマにどの企業が関心が高いか」を蓄積しづらい状況になりがちです。

3. 契約更新・料金改定の案内が属人的

顧問契約の更新時期を担当者任せにしていると、更新案内の抜け漏れやタイミングのバラつきが発生しやすくなります。料金改定時も、誰にどこまで案内済みかが一覧で把握しづらいという声をよく伺います。

制作可能なWebシステムの組み合わせ例

既存の事務所サイトやニュースページを活かしつつ、次のような仕組みを組み合わせることで、顧問先とのやり取りやセミナー運営の「入り口部分」を整えていきます。

代表的なWebシステム例

• 顧問先ごとの相談履歴とタスクを整理する「簡易顧問先ポータル」

  顧問先単位で相談内容・回答状況・関連書類のリンクなどをまとめて確認できる、事務所専用の簡易ポータルを用意します。
  通常の問い合わせフォームと違い、「顧問先名」「案件分類」「緊急度」などを事前に選択してもらうことで、担当者が優先度をつけて対応しやすくなります。
  顧問先側からは、過去の相談内容や回答を振り返りやすくなり、「同じ質問を何度もする」ことを減らす効果も期待できます。
  顧問先ポータル内の情報は、既存の基幹システムやグループウェアと直接連携しない“外側のレイヤー”として構築することも可能です。

• セミナー・勉強会の「申込フォーム＋資料ダウンロードページ」

  税制改正セミナーや労務トラブル対策講座など、定期的に開催するセミナーの申込窓口を共通化し、テーマ別の資料ダウンロードページとセットで運用します。
  申込時に「顧問先／非顧問先」「職種」「関心テーマ」などを選択してもらうことで、後日のフォローや営業アプローチの材料として活用しやすくなります。
  開催後は、同じページでアーカイブ資料や動画リンクを案内することで、「どこから資料を取ればいいか」を顧問先にとって分かりやすく整理できます。
  顧問先別の参加履歴を簡易的に確認できるようにしておくと、「どの企業にどのテーマを追加提案すべきか」の判断材料にもなります。

• 顧問契約の更新意思確認や料金改定案内の「オンライン回答フォーム」

  顧問契約の更新や料金改定の際に、案内メールから遷移できる簡易フォームを用意し、「継続」「内容見直しの相談希望」「終了希望」などの選択肢とコメント欄を設けます。
  紙の通知書だけでは見えづらい「先方の率直な意向」や「今後期待している支援内容」を、回答として受け取れる点が大きなメリットです。
  回答内容は案件一覧のような画面で確認できるため、どの顧問先にいつまでにフォローすべきかを、所内で共有しやすくなります。
  料金改定時も、「改定内容に同意」「個別相談希望」などの選択肢を用意しておくことで、電話やメールの行き違いを減らす狙いがあります。

• 相続・会社設立・事業承継などの「テーマ別一次ヒアリングフォーム」

  相続・遺言・成年後見・会社設立・株主構成見直し・事業承継など、よくある相談テーマごとに一次ヒアリング項目を整理したフォームを用意します。
  相談前に最低限押さえておきたい情報をWeb上で入力してもらうことで、初回面談を「現状整理」ではなく「具体的な提案」に時間を割きやすくなります。
  テーマごとに注意事項や準備してもらいたい書類リストも併記しておくと、打ち合わせ当日の抜け漏れも減らせます。
  入力内容は事務所側でCSVダウンロードし、既存の案件管理シートやソフトに転記して使う運用も可能です。

• 請求書や契約書控えを共有する「顧問先向けマイページ」

  顧問先が、自社分の請求書PDF・契約書控え・合意書などを、必要なときにダウンロードできる簡易マイページを用意します。
  これにより、「過去◯月分の請求書をまとめて送ってほしい」といった依頼に都度対応する負荷を減らしつつ、顧問先側の利便性も高められます。
  マイページのログイン情報は、既存システムとは切り離して運用し、Web側ではあくまで「閲覧用の共有レイヤー」として位置付けることも可能です。
  将来的に、ここにセミナー資料やお知らせも集約していくことで、「事務所からの案内はこのページを見れば分かる」という状態を目指せます。

活用シーンの具体例

将来的な拡張オプション（例）

まずは顧問先との窓口やセミナー運営まわりをWebで整理し、将来的には次のような拡張も検討できます。

• 顧問先ごとに「直近の相談テーマ」をタグとして蓄積し、傾向分析できる簡易ダッシュボード
• セミナー参加履歴にもとづいて、関連テーマのウェビナーや資料を自動レコメンドする仕組み
• 契約更新時期が近い顧問先を自動抽出し、担当者にリマインドメールを送る機能
• 相続・事業承継などテーマ別のFAQページと、一次ヒアリングフォームをセットにしたランディングページ
• 顧問先マイページ内で、ニュースレターや法改正情報を「読了／未読」で簡易管理する機能
• セミナー申込〜アンケート結果をCSV出力し、事務所内のマーケティング分析に活用する仕組み
• パートナー専門家・提携士業への取次内容をWeb上で管理し、紹介元・紹介先を可視化する機能
• Webフォームからの相談内容を、案件管理用のExcelフォーマットに自動変換してダウンロードする機能
• 顧問先の業種・規模・所在地に応じて、表示するセミナー案内や事例紹介を出し分ける仕組み
• 所内の若手向けに、Web上の事例集やテンプレート文面を共有する「ナレッジ共有ページ」