士業事務所の相談予約・事件管理・期日管理をまとめるWebシステム活用アイデア
弁護士・弁理士・税理士・司法書士・行政書士・社会保険労務士などの士業事務所様向けに、「資料の回収」「顧問先とのやり取り」「税制改正セミナーの運営」「契約更新のご案内」「書類共有」などを、既存サイトを活かしながら整えていくためのWeb活用アイデアをまとめました。 会計ソフトやクラウド会計そのものを作り替えるのではなく、対外的な入口（受付・案内・提出・共有）を整える内容です。
対象：弁護士法人・税理士法人・司法書士法人・行政書士法人／専門家ネットワーク運営
月次・決算・申告、年末調整など、期限がある業務ほど「資料が集まるまでの待ち」や「連絡の行き違い」が負担になりやすいものです。ここでは、メール・電話・紙・Excelに分散しやすい連絡や提出を、相談受付フォームや面談予約（オンライン相談含む）も含めて、Webの窓口にまとめて見通しを良くする想定で構成しています。既存の会計ソフトや業務システムを直接いじらず、事件管理（案件管理）や期日管理、資料回収の状況が追える範囲をWeb側で一本化するところに絞っています。
こんな事務所様に向いています
次のような状況の税理士法人・会計事務所様を主な対象としています。
- 月次・決算の資料回収がメール添付や紙中心で、未提出の把握や督促が担当者ごとの運用になっている。
- 顧問先からの質問が電話・メール・チャットに分かれ、過去のやり取りや結論の所在を追うのに時間がかかる。
- 申告・年末調整・償却資産などの期限前後に連絡が集中し、同じ案内や同じ確認が繰り返されている。
- 税制改正や補助金などの情報提供をしているが、セミナー申込や資料配布が毎回バラバラで、反応の振り返りがしづらい。
- 申告書控え・決算報告書・請求書の再送依頼が多く、探して送る作業が地味に積み上がっている。
- 拠点や担当者が増え、顧問先への案内文面や提出手順を事務所として統一しておきたい。
よくある課題
1. 資料の回収状況が見えず、期限前にバタつく
月次や決算の資料は、顧問先ごとに提出方法やタイミングが違いがちです。 メール添付・紙・チャットに散ると、「未提出がどれか」「どこまでそろったか」を確認するだけで手間がかかります。 期限が近い時期ほど、確認と督促が増えてしまいます。
2. 顧問先とのやり取りが分散し、経緯や結論が追いにくい
質問や依頼が電話とメール中心の場合、「誰が・いつ・何を案内したか」が個人の受信箱に残りがちです。 担当変更や不在時の引き継ぎで、過去の経緯を探す時間が増えてしまいます。
3. 税制改正・年末調整などの案内が都度対応になり、反応が残らない
セミナーやニュースレターで情報提供しても、申込や資料配布が都度対応だと、反応の記録が残りにくくなります。 「どの層が何に関心があるか」を振り返りづらく、次の案内や提案に活かしにくい状態になりがちです。
4. 郵送や個別メールが増え、配布作業と管理が手間になっている
年末調整の案内や手順、税制改正の資料、月次のレポートなどを紙で送ったり、 個別メールで配布していると、作業負荷が積み上がります。 「最新版はどれか」「この関与先には送ったか」を後から確認しづらく、 再送依頼への対応も増えがちです。
制作可能なWebシステムの組み合わせ例
既存の事務所サイトやお知らせページを活かしつつ、次のような仕組みを組み合わせることで、 「資料提出・相談受付・案内配布」といった入口を一本化していきます。
代表的なWebシステム例
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年末調整の書類一式や手順書、税制改正の解説資料、補助金・助成金の案内、月次決算速報などを、 関与先がログインして閲覧・ダウンロードできる「配布専用のスペース」として用意します。
紙の郵送をやめて、メールは「案内だけ」にし、PDFはWeb側で配布する形で受け止められます。
全関与先向けの一斉配信と、関与先ごとの個別配信（特定顧問先だけに資料を出す）を分けて運用できるようにし、 「どの資料を、いつ公開したか」を事務所側で追える形にします。
月次決算速報も同じ場所に置いておけば、毎月の送付作業を減らしつつ、 関与先側も「いつもの場所」で確認できる状態を作れます。 -
顧問先ごとに「今月（今期）必要な資料」を一覧で見せ、アップロードや提出状況を確認できる簡易ポータルです。
例：通帳・請求書・領収書・給与資料・売上データなどを、提出先を迷わない形に整理します。
事務所側は、未提出・確認中・受領済みなどを一覧で把握できるため、督促や確認の優先順位を付けやすくなります。
会計ソフトと直結せず、提出と状況管理をWeb側で受け止める運用も可能です。 -
顧問先からの相談を、税務／会計／給与／補助金／法人成りなどの分類とあわせて受け付けるフォームです。
「顧問先名」「急ぎ度」「関連資料の添付」などを共有して受け取れるため、やり取りの行き違いが減りやすくなります。
回答や対応状況を簡易一覧で共有できるようにしておくと、所内でのフォローや引き継ぎが楽になります。 -
税制改正、インボイス、電子帳簿保存法、年末調整など、毎年・定期的に案内が必要なテーマ向けの運用を共通化します。
申込時に「顧問先／非顧問先」「業種」「関心テーマ」などを選んでもらうと、開催後の案内や次回企画に活かしやすくなります。
開催後は同じページで資料・アーカイブ案内を出せるため、「どこから見ればいいか」を顧問先にとって分かりやすく整理できます。 -
年末調整・申告・償却資産などの期限前に、案内ページと簡易回答フォームを用意します。
「提出予定日」「不足資料」「確認したい事項」をフォームで受け取れるようにすると、電話やメールの往復が減りやすくなります。
回答内容を一覧で確認できるため、どの顧問先を優先してフォローすべきかを所内で共有しやすくなります。 -
顧問先が、自社分の申告書控え・決算報告書・請求書PDFなどを必要なときにダウンロードできる簡易マイページです。
「過去分をまとめて送ってほしい」といった依頼への都度対応を減らしつつ、顧問先側の利便性も上げられます。
まずは共有の窓口として運用し、将来的にニュースレターやセミナー資料の置き場として広げることもできます。 -
商標出願・特許出願の前段で必要になりやすい情報を、フォームで先に受け取る仕組みです。
例：対象（商品名／サービス名／技術概要）、使用状況、希望区分、公開予定の有無、急ぎ度、想定スケジュールなど。
参考資料（仕様書・カタログ・図面・スクショ等）を添付できるようにしておくと、初回面談が短くなりやすくなります。
受付後の自動返信で「次に確認したい事項」「面談候補日」「概算費用の考え方」も案内できるため、問い合わせ側の不安も減らせます。 -
顧問先の担当者が迷いやすい労務手続き（入社／退職／産育休／傷病／扶養／住所変更など）を、選択式で受け付けます。
申請に必要な情報（対象者、発生日、雇用区分、勤務形態、賃金の変更有無など）を先に入力してもらい、関連資料も添付できるようにします。
手続き種別ごとに「事前に用意してほしい書類・確認事項」をチェック形式で表示すると、やり取りの往復が減りやすくなります。
事務所側は受付内容を一覧で見られるため、優先順位付けや担当割り振りがしやすくなります。
業務別（部門別）／シーン別の画面構成例
部門や用途別の「ダッシュボード画面イメージ」を紹介したページです。
活用シーンの具体例
年末調整や制度対応の配布を、郵送からログイン型の配布に切り替える
関与先向けの情報共有スペースに、年末調整の手順書・記入例・提出期限・チェックリストをまとめて置き、 メールは「公開しました」の案内だけにします。個別の追加資料も同じ場所に出せるため、 郵送や添付の手間、配布漏れを減らしやすくなります。
月次決算・試算表を、メール添付ではなく「確認用ページ」で共有する
月次決算や試算表を、毎回メール添付で送るのではなく、関与先ごとのログインページに掲載します。 関与先は必要なタイミングで内容を確認でき、事務所側は「送った・見た・まだ」の状況を把握しやすくなります。 修正が出た場合も、差し替えた最新版を同じ場所に置けるため、 古いPDFが手元に残って混乱するケースを減らせます。
税制改正・補助金情報を、関与先の属性別に出し分ける
税制改正や補助金・助成金の情報を、全関与先に一律で案内するのではなく、 法人・個人、業種、規模などに応じて表示内容を出し分けます。 関与先は「自分に関係ある情報だけ」を確認でき、事務所側も 案内メールの送り分けや個別説明の負担を減らせます。 閲覧状況をもとに、個別フォローや追加提案につなげることもできます。
資料回収の「未提出・不足」を一覧で把握できるようにする
資料提出ポータルサイトと一覧画面を用意すると、顧問先ごとの提出状況が一目で分かります。督促や確認を「どこから手を付けるべきか」判断しやすくなり、期限前のバタつきを抑えやすくなります。
相談の入口を統一し、経緯と結論を所内で追えるようにする
相談受付フォームに分類と添付（資料）を付けて送ってもらうことで、弁護士なら利益相反チェックの入り口にしたり、委任契約の同意や本人確認の提出を先に進めたりと、後工程の手戻りも減らせます。やり取りの抜けや行き違いが減りやすくなります。担当変更や不在時も、過去の経緯を追いやすくなります。
税制改正などの案内を「ページ運用」で回し、反応を残す
申込と資料配布を同じ導線に載せることで、反応の傾向が残ります。顧問先への追加提案や、次回テーマの選定にも使いやすくなります。
将来的な拡張オプション（例）
まずは資料提出・相談受付・案内配布などの入口を整え、必要に応じて次のような拡張も検討できます。
- 顧問先ごとの提出状況（未提出・不足・確認待ち）を集計し、繁忙期の山を見える化する簡易ダッシュボード
- 年末調整・申告などの期限が近い顧問先だけを抽出し、担当者へ通知するリマインド機能
- 税制改正セミナーの参加履歴を顧問先単位で残し、次回案内や個別相談につなげるための管理画面
- 創業・法人成り・相続・事業承継など、テーマ別の事前ヒアリングと必要書類リストをセットにした導線
- 顧問先マイページ内で、ニュースレターや制度対応の「確認済み」管理を簡易的に行う仕組み
- フォームの入力内容を、事務所内のExcelフォーマットに合わせて整形してダウンロードする機能
- 提携先（社労士・司法書士など）への取次依頼をフォーム化し、紹介状況を追える一覧
- 顧問先の業種・規模に応じて、案内ページ（制度対応・セミナー）を出し分ける仕組み
- 所内向けに、案内文面・チェックリスト・よくある回答例を共有するナレッジページ
- セミナー申込〜アンケート結果をCSV出力し、企画やフォローの振り返りに使う仕組み
導入までの流れ（例）
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現在の事務所サイト、資料回収の方法、顧問先対応の流れを伺い、Web側でまとめたいポイントを洗い出します。
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「まずは資料提出の窓口だけ」「相談受付とセット」など、優先順位と導入範囲を決めたうえで、画面構成案・フォーム項目案をこちらで整理します。
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用語・項目名・注意書き（提出ルールや取扱い）をすり合わせ、事務所の運用に合わせて整えます。
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実装後、テスト環境で操作感と通知内容をご確認いただき、必要に応じて微調整します。
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本番反映後、所内向けの簡易手順（どの場面でどのページを使うか）を用意し、運用開始となります。
税理士法人・会計事務所のWeb活用について相談したい方へ
「資料の回収をもう少し見える化したい」「期限前の案内を整えたい」といった段階でも構いません。
既存サイトの状況に合わせて、無理のない範囲から進め方をご提案します。
