規格認証（UL/CE/RoHS等）の証跡管理ポータル設計｜提出物・改定履歴・担当分担

規格認証の実務が重くなる理由は、規格そのものより、証跡が散らばることにあります。
提出物がメールに埋もれる／最新版が分からない／どのRevで通したか曖昧──この状態だと、監査や再認証で必ず詰まります。
ここでは、認証対応を「止めない」ための証跡管理ポータルの設計ポイントを整理します。

1. まず整理する：規格ごとの“提出物セット”という考え方

規格対応は、個別ファイルを追いかけると破綻します。
そこで、規格ごとに「提出物セット（パッケージ）」を定義し、セット単位で管理します。

• 規格（UL/CE/RoHS/医療/食品接触など）
• 対象製品（品番・型式／図番・Rev）
• 提出物（レポート、図面、BOM、材料証明、宣言書、校正証明など）
• 提出先（認証機関、顧客、代理店）
• 提出日／期限／担当

2. 画面構成のおすすめ：3つの台帳で回す

2-1. 製品×規格の台帳（全体の背骨）

• 製品（品番・型式）
• 対象市場（国内／EU／北米など）
• 適用規格（版・条項の要点）
• ステータス（準備中／提出中／承認済／更新要）

2-2. 提出パッケージ台帳（提出単位で追える）

• パッケージID（SUB-YYYYMM-XXX）
• 提出先／期限／担当
• 含まれる成果物一覧（チェックリスト化）

2-3. 成果物（証跡）台帳（ファイルの“意味”を持たせる）

• 成果物ID／種別（試験レポート、宣言書、材料証明など）
• 対象Rev（どのRevの証跡か）
• 有効期限（必要な場合）
• 公開範囲（社内／顧客／代理店／認証機関）

※ “成果物台帳”があると、試験結果の整理と同じく「探せる」状態になります。

3. 改定履歴の落とし穴：規格改定と製品改版を混ぜない

現場で混ざりやすいのが、規格側の改定（版）と、製品側の改版（Rev）です。
両者を分けて持つだけで、再認証時の混乱が激減します。

• 規格の版：規格文書がいつ改定されたか
• 製品のRev：図番・設計・BOMがいつ変わったか
• 提出パッケージ：「どの規格版 × どの製品Rev」で通したか

4. 社内の担当分担：品質保証・規格認証・設計・購買が交差する

認証対応は、単一チームでは完結しません。典型的には次の役割が交差します。

• 規格認証：提出要件の取りまとめ、認証機関窓口
• 品質保証：証跡の妥当性、逸脱・特採の扱い
• 設計：図面・BOM・仕様の確定、変更管理
• 購買：材料証明、サプライヤ提出物（CoC等）

この構図だと、権限とログが重要になります。誰がいつ更新したかを残す考え方は 権限・ログ設計 の延長です。

5. 外部共有を想定する：代理店・販売店・認証機関への見せ方

証跡は、外部に見せる前提があると設計が変わります。
“同じページ”で出し分けるより、公開用ビュー（読み取り専用）を作る方が運用が安定します。

• 外部公開ビュー：必要最小限（最新版の宣言書、認証書、適用範囲）
• 社内詳細：試験ログ、未確定資料、差し戻し履歴、内部メモ

外部配布の入口が必要なら、代理店向けの情報整理という文脈で 製造業向けシステム開発例 の「専用情報ページ」系の考え方と相性が良いです。

まとめ

規格認証の証跡管理は、ファイル保管ではなく「提出物セット」「成果物の意味付け」「規格版と製品Revの分離」が要点です。
ポータルで一元化し、担当分担・ログ・外部公開ビューまで整えると、監査や再認証の“急な呼び出し”に耐えられる運用になります。