運送・物流の現場では、予定どおりに運ぶだけで終わらない便があります。
再配、待機、時間指定の変更、手荷役、検品、仕分け、横持ち、当日キャンセルなど、通常運賃とは別に扱いたい作業が発生します。
こうした例外を現場メモや電話連絡だけで処理すると、請求時に根拠を確認する作業が増えます。
運行実績と請求をつなぐには、通常の運行記録と例外明細を分け、時刻・理由・添付・承認状態を残せる設計にしておくことが重要です。
通常運賃の便に、再配や待機料を直接上書きしてしまうと、後で何が起きたのか確認しにくくなります。
基本となる運行実績はそのまま残し、追加で発生した作業や料金は例外明細として分けます。
便ID、到着、受付、接車、荷役開始、完了などを記録します。
待機、再配、付帯作業、横持ち、当日キャンセルを分けて登録します。
時刻、理由、写真、受領書、受付メモ、メールなどを紐づけます。
管理者承認、荷主確認、自動承認などの状態を持たせます。
例外料金を扱う前に、通常の運行実績が残っている必要があります。
便の受付番号、到着時刻、受付時刻、荷役開始、完了状態などがないと、待機や再配の理由を説明しづらくなります。
荷待ちや待機料を扱う場合は、時刻の区切りが特に重要です。
関連する考え方は、荷待ち・待機時間を“区切り”で記録する設計でも整理しています。
例外の種類を細かく増やしすぎると、現場入力が負担になります。
最初は、請求に影響しやすい代表的な項目だけを用意します。
| 例外 | 記録する内容 | 請求時に確認したいこと |
|---|---|---|
| 待機料 | 待機開始、待機終了、待機理由、現場名 | 何分待機したか、荷主都合か現場都合か。 |
| 再配 | 再配理由、再配日時、持ち戻り有無、連絡履歴 | 受取不可、住所不備、時間変更などの理由。 |
| 付帯作業 | 手荷役、検品、仕分け、ラベル貼り、積み替えなど | 通常作業に含まれるか、追加請求対象か。 |
| 時間指定変更 | 指定時間、実着時間、変更理由、依頼者 | 荷主都合か、現場都合か、運送側の遅延か。 |
| キャンセル | キャンセル時刻、理由、車両手配済みか | 当日キャンセル料の対象になるか。 |
例外料金を請求に反映するなら、最低限、時刻・理由・添付の3点を残しておきたいところです。
すべてを必須にすると現場入力が重くなるため、例外種別ごとに必要な項目を分けます。
配車変更が原因で再配になった場合は、変更履歴も重要です。
関連する考え方は、配車変更の履歴を残す設計が参考になります。
現場側のスマホ入力では、すべての項目を最初から見せると入力しづらくなります。
まず例外種別を選び、その種別に必要な項目だけを表示します。
到着 13:20 / 受付 13:28 / 荷役完了 14:52
受付後、接車まで38分待機。理由：バース空き待ち。
待機明細を確認ラベル貼り作業あり。現場担当者から依頼。
管理者確認待ち。請求反映前に金額確認が必要です。
例外理由を細かくしすぎると選びにくくなります。
一方で、自由記述だけでは集計や請求確認に使いにくくなります。
最初は、大分類を選択式にし、必要な時だけ補足を入力する形が扱いやすいです。
この分類があると、後から荷主別、現場別、理由別に確認できます。
例外料金は、現場が入力した時点で請求確定にしない方が安全です。
管理者確認、荷主確認、自動承認、請求対象外など、状態を分けておきます。
| 承認方法 | 流れ | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 管理者承認 | 現場入力後、管理者が確認して請求対象にする。 | 例外が多く、金額判断が必要な運用。 |
| 荷主確認 | 荷主ポータルでOK/NGを確認してから請求へ反映。 | 荷主側の事前確認が必要な契約。 |
| 自動承認 | 待機30分超など、条件を満たすものだけ自動で承認。 | 契約条件が明確で、判定しやすい項目。 |
| 請求対象外 | 記録だけ残し、請求明細には反映しない。 | 社内分析や再発防止のために残したい例外。 |
請求前の管理画面では、運行実績を全件並べるだけでは判断に時間がかかります。
未承認の例外、証跡が足りない明細、金額確認が必要な便を先に表示します。
請求書や請求明細では、通常運賃と例外料金を分けて表示します。
同じ行に混ぜてしまうと、荷主側が何の追加料金か確認しづらくなります。
例外明細には、理由と根拠を紐づけておくと、請求確認時の説明が短く済みます。
例外料金は、単独の入力欄だけでは十分に判断できません。
配車変更の履歴、荷待ちの区切り、庫内で発生した例外作業とつながることで、請求時に説明しやすくなります。
関連する設計として、配車変更の履歴を残す設計、荷待ち・待機時間を“区切り”で記録する設計、庫内スマホ入力で“例外の箱”を用意する設計が参考になります。
運行実績と請求をつなぐには、現場入力、例外登録、証跡確認、承認、請求反映までを一つの流れとして扱います。
途中で何を確認すべきかが分かるようにしておくと、月末の請求処理が短くなります。
到着、受付、荷役開始、完了、状態を記録します。
待機、再配、付帯作業などを通常実績とは分けて登録します。
時刻、理由、添付、連絡履歴を確認します。
管理者または荷主確認により、請求対象か判断します。
通常運賃と例外料金を分けて、請求明細へ反映します。
運行実績と請求をつなぐには、通常実績と例外明細を分けて管理することが出発点です。
再配、待機料、付帯作業、キャンセルなどを例外として登録し、時刻、理由、添付、承認状態を持たせると、請求時の確認が短くなります。
運行実績はそのまま残し、追加料金に関わるものは例外明細として扱います。
時刻、理由、添付、連絡履歴を紐づけ、請求時に説明できるようにします。
現場入力をそのまま請求確定にせず、管理者確認や荷主確認を挟めるようにします。
株式会社インテンスで設計する場合も、例外料金を単なるメモ欄として扱うのではなく、運行実績、配車変更、荷待ち記録、庫内作業、請求明細まで含めて考えます。 現場の入力を増やしすぎず、請求時に必要な根拠を確認できる構成にすることが大切です。