領収書・請求書をあとで探せる形で集める｜電帳法対応の証憑回収ポータル

電帳法対応は、最終的には「探せること」が求められます。
ところが現場では、領収書や請求書が集まるまでの段階で止まりがちです。
ポータルで証憑回収を行うときのポイントを、運用目線でまとめます。

1. 提出フォームは「写真でOK」を前提にする

スマホ撮影で提出できると、提出率が上がります。いきなり細かい項目を要求せず、最低限の入力で受け取れる形にします。

• 取引区分（売上／仕入／経費など）は選択式にする
• 日付は「領収書の日付」だけでスタートする
• 金額は任意にして、必要な案件だけ後追い入力にする

2. 差し戻し理由は「選択＋一言」にする

差し戻しが長文になると、顧問先が読む気をなくします。理由は選択肢を用意し、必要なら一言だけ足す形が回ります。

• よくある理由：金額が読めない／宛名がない／日付がない／対象外など
• 差し戻し後：再提出が来たら同じスレッドに積む（履歴が追える）
• 再提出の期限：必要なときだけ付ける（全部に期限を付けない）

3. 検索タグは「後から直せる」前提で作る

タグ設計を最初から完璧にしようとすると進みません。まずは後から修正できるようにして、運用しながら揃えていくのが現実的です。

• 検索軸：取引先名／勘定科目／プロジェクト名／月次（期間）
• 入力の分担：顧問先が入れる項目と、事務所側で付ける項目を分ける
• 自動補助：取引先候補を出す、前回値を引き継ぐ など

4. 顧問先に渡す「保存の約束」を短くする

ルールが長いほど守られません。ポータル側で自動的に残るものは自動にし、顧問先が覚えるルールは最小にします。

• ファイル名ルールは必須にしない（システム側で付ける）
• 提出先は一か所にする（メールやチャットへ分岐させない）
• やってほしいことは3行程度にまとめる

まとめ

電帳法対応の証憑回収は、入力項目を増やすほど詰まりやすくなります。
まずは「撮って出す」「差し戻しが短い」「あとで探せる」の順で作ると回りやすいです。