顧問先からの税務相談や依頼を、メールではなくチケットで受けるときの設計ポイントをまとめます。優先度、期限、資料添付、返信履歴の残し方まで。
顧問先からの相談が増えると、メールやチャットのスレッドが増え、過去の経緯が追えなくなりがちです。
チケット化すると、「何が終わっていないか」「誰が見ているか」が見えます。
税務相談をチケットで受けるときの考え方をまとめます。
すべてを同じ窓口で受けると混線します。最低限、次の3区分に分けるだけで運用が落ち着きます。
緊急かどうかの判断は人によって差が出ます。まずは「期限があるか」で決め、期限がないものは通常扱いにします。
チケットの強みは、やり取りと資料が同じ場所にあることです。資料がメールに散らばると、チケットにした意味が薄れます。
返信が長文になるほど、読み手が減ります。よくある回答はテンプレ化し、必要なときだけ追記します。
税務相談のチケット化は、窓口の見える化と履歴の保全が狙いです。
区分、期限、資料の置き場を先に決めると、運用が崩れにくくなります。