OB会・感謝祭の案内と出欠管理｜イベント情報と写真共有をまとめる仕組み

イベントは、案内と出欠管理だけで手間がかかりがちです。
一度仕組みにしてしまえば、毎年の運用が軽くなります。
OB会・感謝祭の運用をまとめる設計を紹介します。

1. イベントページに必要なのは「概要・場所・出欠・問い合わせ」

情報を増やしすぎると運用が止まります。必要な情報だけに絞ります。

• 概要：日時、場所、集合、参加費（必要なら）
• 出欠：参加／不参加／保留
• 問い合わせ：フォームまたは電話を一本化

2. 出欠は「家族人数」だけ追加で聞く

細かい情報を聞くほど返事が減ります。必要なら人数だけ、あとは当日に回します。

• 入力：参加人数、子ども人数（任意）
• 締切：固定日を表示する
• リマインド：未回答だけに送る

3. 写真共有は公開範囲を決める

写真はうれしい反面、公開範囲が曖昧だとトラブルになります。OBだけ閲覧、参加者だけ閲覧など、線引きを先に決めます。

• 閲覧範囲：OB全体／参加者のみ／個別共有
• 削除依頼：窓口を用意する
• 保管期間：一定期間で非公開にする運用もあり

まとめ

イベント運用は、出欠と当日連絡がスムーズだと回ります。
案内をテンプレ化し、出欠を短く、写真の公開範囲を決めると安心です。