ホテルの宴会場や会議室の利用申込は、電話・FAX・メールが今も根強く残っています。 一方で、企業研修・セミナー・懇親会など、利用目的は多様化しており、 「条件が足りず、何度もメール往復する」 という課題もよく聞かれます。
本記事では、宴会場・会議室の利用申込を Web フォームで受け付ける際に、 どのような項目構成にすると営業が見積りしやすく、かつ利用者にも分かりやすいかを整理します。 ホテル業向けの問い合わせ・予約フォームを手掛けてきたインテンスの観点も交えています。
まずは、利用目的 と イベント種別 を最初に切り分けることで、 その後の質問項目を最適化しやすくなります。
この区分によって、必要なレイアウトや料理条件が大きく変わるため、 最初に選択させておくことが、その後の分岐ロジックをシンプルに保つコツです。 ホテル向けのシステム活用全体像は、 ホテル向けWebシステム活用アイデア でも整理しています。
宴会場・会議室は、準備時間・撤収時間 を含めた枠取りが重要です。 フォームでは、単に「開始時刻」「終了時刻」を聞くだけでは不十分な場合が多くあります。
これらを入力させたうえで、 予約カレンダー側では「会場占有時間帯」として一体で扱うようにすると、ダブルブッキングを防ぎやすくなります。 時間枠設計の考え方は、 時間枠設計の実務ガイド（業種別サンプル） でも扱っている考え方と同じです。
レイアウトによって収容人数が変わるため、「人数だけ」聞いても適切な提案が難しい場面が多々あります。 フォーム上では、次のような組み合わせで情報を取得します。
この情報をもとに、営業側で「別案レイアウト」を提案することも多く、 レイアウトごとの定員早見表を Web 上に用意しておくと、利用者にもイメージしてもらいやすくなります。 レイアウト・サムネイルの見せ方は、 製品一覧画面のレイアウトとサムネイル表示の工夫 で扱っている「カード型表示」の考え方と近いものになります。
宴会利用では、料理条件が見積りの大きな要素になります。 ただ、初回の問い合わせ段階では、詳細メニューまで決まっていないことも多いのが実情です。
「Web に載っている ◯◯プランをベースに相談したい」といった選択肢を用意しておくと、 営業側と利用者のイメージを揃えやすくなります。
プロジェクタ・スクリーン・マイク・同時通訳機材など、 機材オプションは種類が多く、フォームに全てを並べると逆に分かりづらくなります。
オプション選択の考え方は、 絞り込み条件の作り方（項目整理・カテゴリー設計） で触れている「よく使われる条件を前面に出す」と同じで、 フォームでは「頻度」と「分かりやすさ」を優先して項目を整理します。
ホテルの宴会場・会議室の利用申込フォームは、 日程・時間帯・レイアウト・料理条件・機材などの要素が複雑に絡むため、 単純な「お問い合わせフォーム」の延長では運用が破綻しがちです。
利用目的とイベント種別を最初に分け、時間枠・レイアウト・料理条件・機材を 「営業が見積りしやすい単位」で整理して入力してもらうことで、 メール往復やヒアリングの手間を減らしつつ、利用者のイメージに近い提案がしやすくなります。