安全書類・入場者管理をWeb化するときの項目設計（元請・サブコン向け）

安全書類と入場者管理は、現場の「今日は入れるか」を左右します。
紙やExcel、メール添付が混ざっていると、期限切れの発覚が遅い／最新がどれか分からない／差し戻し理由が埋もれるが起きやすい。
i-Construction 2.0 の流れでも「現場の情報を止めずに回す」要素として、ここは避けて通れません。

1. まず分ける：安全情報は「会社」「人」「現場」で粒度が違う

最初にやるべきは、書類を“提出物”で一括りにしないことです。粒度が混ざると運用が崩れます。

• 会社単位：会社としての提出書類（加入状況、各種誓約、体制表など）
• 人単位：作業員の資格・特別教育・健診など
• 現場単位：新規入場、作業内容、KY、搬入・車両、当日の入退場

この3層を分けるだけで、現場追加時の二重入力が減り、入力率が上がります。

2. 会社マスタに入れるべき最低限（“確認作業”が迷子にならない項目）

• 会社名／事業所／担当者（電話・メール）
• 協力会社区分（一次／二次／スポット等）
• 提出書類リスト（書類種別／有効期限／ファイル添付）
• 確認ステータス（未確認／確認中／承認／差し戻し）
• 差し戻し理由（選択式＋補足）

3. 作業員マスタの最低限（識別・資格期限・現場紐づけ）

個人情報は扱い方が重要です。必要最小限に絞りつつ、現場が止まらない項目を優先します。

• 氏名／フリガナ／生年月日（同姓同名対策）
• 所属会社／現場での役割（作業員、職長、誘導員など）
• 資格・教育（種別／取得日／期限／証憑添付）
• 入場履歴（どの現場に、いつ入ったか）

権限・閲覧範囲・操作ログは後付けが大変です。考え方は 権限・ログ設計 と同じで、「誰が見てよいか」を先に決めます。

4. 現場運用の一本道：申請→不足チェック→承認→当日入場

現場は分岐が増えるほど止まります。おすすめは「一本道」です。

• 入場申請（会社・作業員・作業内容・入場日）
• 不足チェック（会社書類／個人資格／現場書類）
• 承認（承認／差し戻し）
• 当日入場（入場済／入退場時刻、場合によりゲート受付）

5. アラートは“現場に関係する期限”だけ強く出す

全部通知すると誰も見なくなります。通知は次の2段階が現実的です。

• 協力会社：自社の期限が近い書類だけ（例：30日以内）
• 元請・サブコン：当該現場に入場予定の会社・作業員に関係する期限だけ

まとめ

安全書類・入場者管理は、会社／人／現場の粒度を分け、申請〜当日までを一本道にするのが土台です。
その上で、期限アラートは“現場に関係するもの”に絞ると運用が続きます。
株式会社インテンスで作る場合も、最初は「協力会社＋入場申請＋承認」を固めてから、是正（チケット化）や図面配布（既読管理）へ広げる順が安全です。