協力会社ポータル設計：提出物を“先に揃える”導線

協力会社への提出依頼が増えるほど、現場は「追いかけ」と「差戻し」に時間を取られます。
提出物が揃っていないのに当日を迎えると、受付や入場が詰まり、工程まで巻き込みます。

ここでは、協力会社ポータルを前提に、提出物を“先に揃える”ための導線と設計ポイントを整理します。
安全書類・入場者管理の全体像は 安全書類・入場者管理をWeb化するときの項目設計 を土台にするとズレにくいです。

1. ポータルの目的は「提出してもらう」ではなく「揃う状態にする」

ポータルを作っても、アップロード画面を置いただけでは揃いません。
揃わない原因は、たいてい次のどれかです。

• 何を出すか不明：必要書類の一覧が現場ごとに違う／分かれている
• 期限が見えない：期限切れに気づかず提出して差戻しになる
• 差戻し理由が曖昧：どこを直せばよいか分からず往復が増える

「揃う状態」を作るには、提出単位の設計（セット化）と、差戻し・期限・版管理をまとめて扱う必要があります。

2. 提出は“セット”で定義し、進捗が一目で分かるようにする

安全書類や入場関連は、単体の書類が揃っても意味が薄いことがあります。
現場が使う単位で、セットを定義してしまう方が運用に乗ります。

• 例：新規入場セット：名簿、教育記録、資格証、保険関係、誓約書
• 例：車両搬入セット：車検証、任意保険、点検記録、運転者資格
• 例：高所作業セット：特別教育、フルハーネス、作業計画、点検

3. “提出の流れ”は、入力より先に「確認」を置く

提出画面にいきなり行かせると、足りないままアップロードされます。
先に「今必要な提出物は何か」を見せて、足りないものを埋めさせる導線にすると揃う確率が上がります。

• 現場（案件・工区）を選ぶ
• 必要セット一覧が出る（未完だけ目立つ）
• 不足書類をアップロード（差分だけ）
• 提出→承認→最新版へ反映

外部相手とのやり取りが止まらない形にする観点は、共同相手とのポータル設計の考え方が近いです。

4. 権限は「会社」「現場」「書類種別」で切る（見せすぎない）

協力会社ポータルは、見せすぎるほどトラブルになりやすいです。
現実的には、次の3軸で切ると破綻しにくいです。

• 会社：自社の提出物しか見えない
• 現場：参加している現場だけ見える
• 書類種別：管理者だけが見えるカテゴリ（例：内部評価）を分ける

ロール分割の考え方は 権限設計の分割 が土台になります。
また、誰がいつ何を出したかの証跡は 監査ログ設計 と相性が良いです。

5. 差戻しは“短い往復”にする（理由は選択式＋補足）

差戻しが長引く原因は、理由が曖昧で、次の行動が決まらないことです。
差戻し理由は選択式にして、必要な補足だけ書ける形が運用に乗ります。

• 期限切れ／添付不足／署名漏れ／書式違い／版違い など
• 再提出期限（いつまでに直すか）
• 差戻し対象（全体か、一部か）

この仕組みがあると、現場側の追いかけが減り、協力会社側も「何を直すか」が明確になります。

まとめ

協力会社ポータルは、アップロード場所を作るより先に「揃う状態」を設計するのが肝です。
提出はセット化し、未完が一目で分かる一覧から不足を埋める導線にし、版・期限・差戻しを短い往復で回す。
インテンスで組む場合も、権限とログを最初に押さえることで、外部相手の運用が安定しやすくなります。