共同研究・委託評価のやり取りを止めないポータル設計｜NDA・成果物・版管理の基本

共同研究や委託評価は、社内プロジェクトよりも“前提が揃いにくい”のが厄介です。
契約（NDA/SOW）や公開範囲の制約があり、相手の組織も違い、連絡手段もバラバラ。
メールだけで回すと、成果物が迷子になり、版ズレが起き、合意事項の抜けが増えます。
ここでは、共同研究のやり取りを止めないためのポータル設計を、最低限の骨格から整理します。

1. ポータルで扱う“4つの箱”を決める

共同研究で必要な情報は多いようで、実は4つの箱に分けると整理しやすいです。

• 契約・前提：NDA、SOW、公開範囲、成果物定義、知財の扱い
• タスク・進捗：誰が何をいつまでに（レビュー待ちも含む）
• 成果物：レポート、データ、図面、議事録、提出パッケージ
• やり取り：質問、差し戻し、意思決定（合意履歴）

2. 入口でズレを防ぐ：相手に渡す“依頼フォーム（仕様票）”

委託評価をスムーズにするには、依頼の時点で仕様が揃っていることが重要です。
見積依頼フォームの設計と同様に、「後から聞き直す回数」を減らすのがコツです。

• 評価目的（何を判断したいか）
• 対象（品番・型式、図番Rev、ロット）
• 条件（温度、負荷、治具、手順、測定機）
• 判定基準（PASSの定義、許容差）
• 成果物（提出形式、粒度、提出期日）
• 公開範囲（社外共有可否、マスキング要否）

3. 版管理の基本：ファイル名で戦わない

共同研究で一番起きる事故は「最新版がどれか分からない」です。
Dropbox/Google Driveでも起きます。原因は、ファイル名に頼ること。
そこで、成果物には次の3点を必ず持たせます。

• 成果物ID：同じ成果物の系譜を追えるID
• 版（Version）：v1/v2 など、更新回数
• 対象Rev：どの製品Revに対する成果物か

「対象Rev」を持つ設計は、DVP&Rの紐づけとも同じ発想です。

4. レビューと差し戻しを止めない：コメントの“置き場”を統一する

メールでコメントが飛ぶと、結局「どの版に対する指摘か」が分からなくなります。
そこで、コメントは成果物に紐づけます（成果物ID＋版に対してコメント）。

• コメント：指摘内容（箇条書き）
• 区分：要確認／修正要／対応済
• 担当：誰が返すか
• 期限：いつまでに返すか

※ この“差し戻し管理”は、問い合わせ管理のステータス設計と似ています。運用ルールの考え方は ステータス運用が参考になります。

5. 外部ユーザーを入れるときの落とし穴：公開範囲と監査ログ

共同研究ポータルは、外部ユーザーを入れた瞬間に要求レベルが上がります。
最低限、次は必要です。

• 権限：閲覧のみ／アップロード可／コメント可／管理者
• 公開範囲：社内だけ／相手企業だけ／特定メンバーだけ
• 監査ログ：誰がいつ見たか／落としたか／更新したか

権限・ログ設計の観点は、一般の業務システムでも同じなので、権限・ログのセキュリティ観点の延長で組み立てると迷いが減ります。

6. まとめて“相談の入口”に繋げる：見せ方の工夫

共同研究や委託評価の運用は、企業によって事情が違います。
ただ、構造を整えたポータルがあると、「今どこで詰まっているか」が説明しやすくなります。
インテンスでも、現場の運用を崩さずに“止まらない形”にするには、まずは最小の箱（契約・タスク・成果物・やり取り）から始める設計をよく採ります。

製造業の文脈での活用イメージは 製造業向けシステム開発例 とも相性が良いです。

まとめ

共同研究・委託評価は「成果物の迷子」と「版ズレ」で止まります。契約・タスク・成果物・やり取りの4箱に分け、成果物ID＋版＋対象Revで管理し、コメントは成果物に紐づける。これだけでも回り方が大きく変わります。
外部ユーザーを入れるなら、権限・公開範囲・監査ログまでをセットで設計するのが安全です。