連絡履歴を会員単位で残す｜スポーツ・フィットネス（スタジオ／運動スクール運営）でLINEが散らばる問題

予約や決済がSaaSで整っていても、現場の連絡はメッセージに寄りがちです。
欠席・振替・遅刻、宿題の質問、体調の共有。これが散ると、経緯の確認が増えます。

1. 履歴は「会員単位」で1本にする

連絡が散ると、担当が変わった時に必ず詰まります。
履歴の置き場は、会員ページの中に “1本のタイムライン” として置くのが分かりやすいです。

• 日付／チャネル（電話・メッセージ・店頭）
• 要件タグ（欠席／振替／質問／体調／支払い など）
• 内容（短文）＋必要なら添付

2. 長文を禁止しない代わりに「要点」を別枠にする

現場は短文で書けないこともあります。
ただ、長文が増えると検索が効かなくなるので、次の2枠に分けると回りやすいです。

• タイムライン：短文の履歴（時系列）
• 要点メモ：いま重要なこと（1〜3行）

“履歴” と “要点” の分離は、対応履歴の書き方 の考え方に近いです。

3. 要件タグは少なく始める

タグを増やしすぎると、結局選ばれなくなります。
まずは、現場で頻度の高いものだけに絞るのがおすすめです。

• 欠席／振替
• 質問（宿題・フォーム）
• 体調（配慮）
• 事務（支払い・連絡先・各種案内）

※タグ設計は最初から完璧にせず、月1回見直すくらいが現実的です。

4. 放置しがちな要件だけ “期限” を持たせる

全履歴に期限を持たせると運用が重くなります。
放置が事故になりやすいものだけ、期限と担当を持たせる設計が向いています。

• 振替の確定連絡（いつまでに返すか）
• 体調相談への返信（いつまでに確認するか）
• 支払い・事務連絡（期限があるもの）

期限超過の扱いは アラートとエスカレーション、通知は 通知・リマインド を土台にすると組み立てやすいです。

5. 閲覧範囲はロールで切る

連絡履歴は、内容によっては全スタッフが見る必要はありません。
最低限、ロールで見える範囲を切っておく方が安全です。

• トレーナー：指導に必要な範囲（体調・宿題関連の要点）
• 受付：欠席・振替・事務連絡の範囲
• 管理者：全体（監査・事故対応）

権限の切り方は 権限設計 の考え方が参考になります。

まとめ

連絡が散ると、確認の往復と引継ぎコストが増えます。
会員単位のタイムラインに寄せ、要点メモを別枠にし、タグは少なく、期限は放置が事故になる要件だけに付ける。ロールで閲覧範囲を切る。
この形にすると、現場の連絡が整理され、担当交代でも経緯を追いやすくなります。