美容クリニックのカウンセリング予約フォームと事前問診の作り方

美容クリニックでは、カウンセリングの質がそのまま施術満足度や成約率につながります。 一方、予約時点での情報が少ないと、「当日ヒアリングに時間がかかる」「希望と予算が合わない」といったギャップも生まれがちです。 本記事では、カウンセリング予約フォームと事前問診フォームをどう設計するか を整理します。

1. カウンセリング予約フォームの基本構成

カウンセリング予約フォームでは、次のような項目を押さえておくと、当日の対応がスムーズになります。

• 希望メニュー（シミ・しわ・たるみ・ニキビ・医療脱毛・二重・輪郭・痩身 など）
• 来院目的（情報収集／具体的な施術検討／他院での施術後の相談 など）
• 希望するカウンセリング方法（カウンセラーのみ／ドクター面談希望 など）
• 希望日時（第1〜第3希望）と曜日・時間帯の傾向

時間枠の設計は、 見学・相談予約フォームの希望日入力パターン比較 で整理しているパターンをベースに、「初回カウンセリングは◯分枠」「再診は◯分枠」といった区別を行うと分かりやすくなります。

2. 事前問診フォームで聞くべき内容

事前問診では、医療情報を扱うため、「カウンセリングの質」「安全性」「個人情報保護」 のバランスが重要です。

• 年齢・性別・既往歴・服薬中の薬・アレルギーの有無
• これまでの美容医療・エステの経験（内容・時期）
• 気になっている部位と悩みの程度（5段階評価など）
• ダウンタイム許容度（ほとんど取れない／数日なら可／長期休暇中のみ など）
• ご予算の目安・希望する頻度（単発／コース／メンテナンス など）

これらをすべて必須にすると負担が大きくなるため、 問い合わせフォームの必須・任意項目の基準設計 の考え方を応用し、「医療安全上必要な項目」「カウンセリング準備のために欲しい項目」を切り分けるとよいでしょう。

3. 写真アップロードとプライバシー配慮

顔や身体の写真を事前に送ってもらうことで、当日のカウンセリングがスムーズになるケースも多くあります。 ただし、プライバシー性が高いため、次のような配慮が必要です。

• アップロードは任意とし、「モニター希望の方」「オンライン相談希望の方」のみに求める
• 顔が特定されない範囲の撮影方法を説明する（目元のみ・口元のみなど）
• 利用目的（カウンセリング準備のみ／症例モニターとしては別途同意が必要）を明記

写真アップロードのUI自体は、 サンキューページのメッセージ例とNGパターン集 で触れている「送信後の安心感」とセットで考えると、ユーザー側の心理的ハードルを下げやすくなります。

4. カウンセラー／ドクターのアサインロジック

事前問診の内容は、そのまま「誰がカウンセリングに入るべきか」の判断材料になります。

• 施術メニューごとに担当ドクター・カウンセラーを紐付ける
• ダウンタイム許容度や予算から、「軽めの施術で検討」「外科的施術候補あり」などを事前に判定
• 他院修正・トラブル相談などは、経験豊富なドクターのみをアサインする

こうしたアサインロジックは、 担当者割当ロジックの作り方（自動・手動・混在） で紹介している考え方を応用し、「自動判定＋最終的にはスタッフが微調整」という構成にしておくと運用しやすくなります。

5. 美容クリニック全体のWebシステムの中での位置づけ

カウンセリング予約・事前問診フォームは、来院後のカルテ・施術履歴・写真管理・リコールメールなどと組み合わせて設計する必要があります。

こうした全体像については、 歯科・皮膚科・美容クリニック向けWebシステム活用アイデア で、問診フォーム・予約・症例紹介ページを含めた構成例として整理しています。 インテンスでも、既存の電子カルテや予約システムと連携しつつ、 「Web側はできるだけ患者さんの負担を減らし、現場のオペレーションにうまく流し込む」構成を取ることが多くなっています。

まとめ

美容クリニックのカウンセリング予約フォームと事前問診は、 「来院前の期待値調整」と「安全性の確保」の両方の役割を担います。 希望メニュー・悩みの種類・ダウンタイム許容度・予算感といった情報を、 負担になりすぎない範囲で整理してもらい、 その内容をもとにカウンセラー・ドクターを適切にアサインすることで、 当日のカウンセリングの質を高めることができます。

まずは、現場スタッフが「事前に分かっていると助かる」と感じている情報を洗い出し、 それをフォームとカルテの両方にどう反映するかを検討するところから、 自院に合ったカウンセリング予約・事前問診の仕組み作りを始めてみてください。