動物病院の予約枠設計|再診・ワクチン・緊急(トリアージ)を混ぜて破綻させない

動物病院は、診療科が固定された医科よりも「来院理由の幅」が広く、さらに急患(嘔吐・呼吸苦・けいれん等)が割り込みやすい環境です。 予約導線を雑に作ると、再診・予防(ワクチン/フィラリア等)・初診・処置・急患が同じ枠に流れ込み、待合が破綻します。 ここでは、予約枠の切り方と、問診・トリアージ導線を現場運用に寄せて整理します。

この記事の対象読者
・動物病院の予約運用を安定させたい院長・受付担当者
・Web予約は導入したが、待ち時間が減らないと感じている方
・急患の割り込みで、通常予約が崩れる問題を減らしたい方

1. 予約メニューは「診療内容」ではなく「所要時間の型」で分ける

メニューを細かくすると入力は増えますが、現場の目的は「時間が読める型」で枠を確保することです。 次のように、所要時間の型で分類すると運用が回ります。

枠の粒度を決める考え方は 時間枠設計の実務ガイド の「揺れ吸収力で粒度を決める」が基礎になります。

2. 事前問診:飼い主の入力負担と、現場の判断材料を両立する

問診は長くしすぎると離脱します。一方で、急患判定に必要な情報は落とせません。 「選択+補足」中心にして、次の軸だけ固定します。

医療・クリニックの事前問診の考え方は、動物病院にも近いです。 事前問診フォーム設計(トリアージに繋げる) の「禁忌・緊急判定を先に固める」発想が転用できます。

3. トリアージ導線:緊急度が高い場合は「予約」ではなく「連絡」へ誘導する

急患は枠に入れようとすると破綻します。 フォーム側で“危険信号”を拾ったら、予約完了ではなく「電話(または専用導線)」へ誘導する方が安全です。

ここで大事なのは、強い文言で不安を煽らないことです。 表示文言の作法は エラーメッセージ設計 の考え方で「理由+次にすべき行動」を短く示すと、クレームになりにくいです。

4. 予約の後工程:当日連絡先と来院時の注意を自動返信で返す

動物病院は、当日のキャンセル・遅刻・到着連絡が起きやすいです。 自動返信で「当日連絡先」「来院時の持ち物」「受付手順」を固定すると、電話が減ります。

自動返信に入れるべき要素は 確認メールに入れておくべき情報 を基準にすると抜けが減ります。

5. 全体像(業種別)への接続

業種別の全体像(予約・問診・受付・カルテ周辺の整理)を俯瞰するなら、 動物病院向けシステム開発例 を入口にして、どこまでシステム化するか線引きすると進めやすいです。

まとめ

動物病院の予約は、診療内容の羅列ではなく「所要時間の型」で枠を切るのが実務的です。 問診は短く、緊急は予約ではなく連絡へ分岐し、自動返信で当日の手順を固定する。 この設計で、待合の破綻と電話対応の増加を抑えやすくなります。

本記事は、Webシステム開発・スマホ自動変換「movo」・業務システム構築・フォームUX改善・EC支援を提供する 株式会社インテンスが、実際の開発プロジェクトで蓄積した知見をもとにまとめています。 株式会社インテンス(公式サイト)