学校の資料請求は、BtoCに近い温度感（軽い情報収集）で流入します。 入力を増やすと離脱しますが、最低限の情報が取れないと「入試」「広報」「事務（学費・奨学金・寮など）」が混線し、返信が遅れます。 ここでは、志望度を落とさずに運用が回る項目設計と、返信・ステータス運用への繋ぎ方を整理します。
資料請求で最初に必要なのは、濃い属性ではなく、担当部署を決める分岐です。 例えば次の2つだけで、対応のスピードが上がります。
問い合わせ種別の切り方そのものは、業界問わず共通です。 問い合わせ種別プルダウンの設計パターン の「部署・目的・緊急度の切り方」を、学校向けに置き換えるとブレません。
紙資料の郵送を前提にすると住所が必要ですが、入力が重くなります。 最近は「PDF資料＋後日郵送」や「まずはデジタル資料」が現実的です。 フォームでは次のように段階を分けると離脱が減ります。
必須・任意の基準は 必須・任意項目の基準設計 で「次工程に必須か」「後追いで取れるか」で判断すると、設計が破綻しません。
資料請求はゴールではなく、次は説明会・見学・オープンキャンパスです。 自動返信に「次の一歩」を入れないと、取りっぱなしになります。
自動返信に入れるべき情報の抜け漏れは 確認メールに入れておくべき情報チェック を基準にしつつ、学校の場合は「説明会/見学の予約先」もセットで返すと効果が出ます。
学校は繁忙期（出願期、説明会シーズン）に問い合わせが偏ります。 ステータスは細かくしすぎず、まずは返信の遅れが見える形にします。
ステータス設計の「増やしすぎると破綻する」論点は ステータス管理の運用ルール の考え方がそのまま当てはまります。
学校の場合、資料請求だけでなく「説明会申込」「見学予約」「問い合わせ管理（入試・広報・事務）」が連動します。 全体像の整理としては 学校向けシステム開発例 を入口にして、どこまでを仕組み化するか線引きすると進めやすいです。
学校の資料請求フォームは、入力を重くしない一方で「学年」「関心領域」で担当分岐を作るのが要点です。 住所は段階化し、自動返信で次の一歩（説明会・見学）を提示し、ステータスは最小セットで返信遅れを可視化する。 この設計で、志望度を落とさず、運用が回る資料請求導線になります。