引渡し後に困らない：竣工図書と設備台帳のまとめ方

引渡し後に「必要な資料が見つからない」「どれが最新版か分からない」は、かなりの確率で起きます。
原因は、資料が多いことではなく、揃える単位と更新ルールが決まっていないことです。

ここでは、竣工図書（引渡し資料）と設備台帳を、あとから探せる形にまとめるための実務ポイントを整理します。
改訂を扱う前提は 図面改訂・仕様変更を「配布＋既読」で管理 の考え方が土台になります。

1. 竣工図書は「束ね方」を先に決める

竣工図書を「フォルダに全部入れる」運用だと、引渡し直後は何とか見えても、半年後に迷子になります。
まずは束ね方（分類）を固定します。

• 図面：竣工図、系統図、配線図、配管図、配置図 など
• 仕様・計算：仕様書、計算書、検討資料
• 検査・試験：検査記録、試験成績、写真
• 取扱・保証：取扱説明書、保証書、保守要領
• 機器一覧：設備台帳（型式、設置場所、メーカー、保守周期）

2. “最新版”はファイル名ではなく、改訂履歴で決める

竣工図書で揉めるのは「最新版がどれか」です。
ファイル名に頼ると破綻するので、改訂履歴で決めます。

• 改訂番号（Rev）または発行日
• 改訂理由（何が変わったか）
• 配布先（誰に渡したか）
• 既読/受領（確認したか）

この“配布＋既読”の考え方は 図面改訂の運用 がそのまま当てはまります。

3. 設備台帳は「場所」「機器」「保守」の3軸が揃うと強い

設備台帳がただの一覧になっていると、結局は使われません。
実務で役に立つのは、次の3軸で探せる状態です。

• 場所：棟/階/室/エリア（図面の呼び方と揃える）
• 機器：機器種別、メーカー、型式、製番、能力
• 保守：点検周期、部品、保証期限、故障履歴

台帳の“軸”を決めるときは、マスタ運用の考え方が効きます（マスタ運用）。

4. ファイルの登録は「重さ」と「権限」を先に決める

竣工図書は、PDFもあればCADもあり、容量が大きくなりがちです。
後から揉めないように、最初にルールを切っておきます。

• 容量：1ファイル上限、分割ルール、圧縮可否
• 拡張子：許可する形式（PDF/DWG/JPG等）
• 権限：閲覧だけ／編集可／管理者のみ（社外共有の範囲）
• 保存期限：削除不可の扱い、アーカイブ方針

この辺りの整理は ファイルアップロード設計 と相性が良いです。

5. 証跡（誰が・いつ・何を）を残して、引渡し後の説明責任に備える

引渡し後は「渡した/渡してない」「聞いてない」が起きます。
資料の公開・差替え・受領の証跡があると、話が早いです。

• 公開（登録）した人と時刻
• 差替え（改訂）した理由
• 受領（既読）した相手

監査ログの基本は 監査ログ設計 を土台にすると組み立てやすいです。

6. “消えない前提”を作る（バックアップと復旧）

資料が揃っていても、消えたら終わりです。
バックアップは後付けになりがちなので、最初に「戻せる前提」を置きます。

• バックアップ頻度（毎日/週次）
• 復旧の対象（ファイルだけ/台帳データも）
• 誤操作復旧（削除・上書き対策）

考え方は バックアップと復旧設計

まとめ

竣工図書と設備台帳を“引渡し後に使える形”にするには、束ね方（分類）と最新版の決め方（改訂履歴）を先に固定するのが要点です。
設備台帳は「場所・機器・保守」の3軸を揃え、ファイルは容量・権限・証跡・バックアップまで含めて運用の形に落とします。
インテンスで組む場合も、改訂と台帳の軸が揃うだけで、半年後の探しやすさが変わります。