マスタ運用の設計ガイド｜商品・料金・拠点・担当者の責任分界と更新ルール

マスタ運用が弱いシステムは、どれだけUIが良くても長期運用で崩れます。
「商品名が部署によって違う」「料金がいつの間にか変わっていた」「拠点が増えたのに検索条件に出ない」——こうした不満の原因は、ほぼマスタ運用にあります。
本記事では、商品・料金・拠点・担当者などのマスタを、責任分界・承認・履歴・公開範囲の観点で“運用が回る形”に落とす設計ポイントを整理します。

1. まず決める：マスタの「正（マスター）」はどこか

マスタ運用の破綻は「正が複数ある」ことから始まります。
例えば商品マスタが、EC側・基幹側・Excel・担当者メモに散らばると、更新のたびに食い違いが増えます。

• 単一正：正は1つ。そこから他へ配布する（連携）
• 準正：一部属性は他システムが正（例：価格は基幹、説明文はWeb）
• 権威：誰が承認するか（勝手に変わらない仕組み）

連携が絡む場合は、CSV/EDI/API連携の設計と同じく「差分更新の責任者」を明確にするのが先です。

2. 更新ルール：承認・反映タイミング・履歴の3点をセットにする

更新ルールが曖昧だと、マスタは“触った者勝ち”になり、現場が信用しなくなります。

2-1. 承認（誰が直して良いか）

• 入力者（編集）と承認者（確定）を分ける
• 料金・割引など重要項目は承認必須に寄せる
• 例外は「例外承認」で扱う（権限設計の考え方）

2-2. 反映タイミング（いつ効くか）

• 即時反映（検索結果にすぐ出る）
• 予約反映（◯日◯時から適用、料金改定など）
• 段階反映（Webは先、基幹は後、などの整合手順）

2-3. 履歴（いつ誰が変えたか）

マスタは「履歴がないと信用されない」ので、監査ログと同様に、変更前→変更後＋理由を残すのが安全です。

3. 公開範囲：社外／社内で“同じマスタ”を見せ分ける

BtoB では、同じ商品でも「社外向け」と「社内向け」の情報が混在します。
ここをページやExcelで分けると運用が崩れるので、マスタ側に公開範囲を持つのが有効です。

• 社外公開：型番、基本仕様、資料DL、注意喚起
• 社内限定：原価、仕切り、代替品判断メモ、クレーム履歴

この考え方は製造業や卸売で特に効きます。業務像のイメージを先に作るなら、製造業向けWebシステム活用アイデアや卸売・商社（BtoB企業）向けWebシステム活用アイデアのように“情報の出し分けが前提”の業種別ページから入ると自然です。

4. 検索・見積・予約の品質はマスタで決まる

マスタ運用は単独ではなく、各機能と強く結びつきます。

• 製品カタログ検索：カテゴリ・絞り込み条件はマスタの構造そのもの（カテゴリ構造）
• 見積フォーム：料金・オプションの選択肢がマスタの整備状態に依存（料金計算ロジック）
• 予約：拠点/担当/設備のマスタが弱いと予約枠が破綻（時間枠設計）

特に製品検索を作る場合は、「検索UIだけ整える」のではなく、絞り込み条件設計とセットで、マスタの正規化（項目の意味を揃える）を先にやるのが近道です。

5. “増え続けるマスタ”への備え：廃止・統合・表記ゆれ

運用が回ると必ず増え続けます。増え続ける前提で、次の仕組みを入れておくと破綻しにくいです。

• 廃止：削除ではなく「廃止フラグ＋代替候補」を持つ
• 統合：重複が見つかったら“統合イベント”を残す（履歴で追える）
• 表記ゆれ：同義語（別名）を持ち、検索で吸収する（型番/略称/旧名称）

型番・品番の表記ゆれを吸収したい場合は、サジェスト設計の考え方が、そのままマスタ運用にも効きます。

まとめ

マスタ運用は、責任分界（正はどこか）・更新ルール（承認/反映/履歴）・公開範囲（社外/社内）の3点をセットで決めると、長期運用で崩れにくくなります。
検索・見積・予約など、表に見える機能の品質はマスタの品質に依存します。マスタを“運用できる形”で設計しておくことが、結局は最短ルートです。